การวางแผนโครงการคือ ขั้นตอนและคุณสมบัติของกระบวนการ การพัฒนาและการจัดทำแผน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ระหว่างการวางแผน การตัดสินใจเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณจะทำเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรในระยะยาว นอกจากนี้ ในระหว่างการทำงานดังกล่าว ยังสามารถกำหนดเส้นทางที่เหมาะสมได้อย่างแม่นยำ การวางแผนโครงการคือการจัดทำโครงร่างอย่างละเอียดถี่ถ้วนตามการพัฒนาขององค์กรที่จะดำเนินการ วิธีนี้ช่วยให้คุณคิดรายละเอียดทั้งหมด เลือกวิธีแก้ปัญหาและบรรลุเป้าหมาย วิธีการดำเนินการดังกล่าวจะถูกกล่าวถึงในภายหลัง

นัดเวลา

การวางแผนโครงการเป็นกระบวนการที่สำคัญในการจัดการธุรกิจ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ซึ่งเป็นเหตุว่าทำไมทุกวันนี้บริษัทแทบทุกแห่งจึงทำงานนี้ ต้องใช้เวลาและทรัพยากรบ้าง แต่ก็คุ้มค่า

จากคุณภาพของการวางแผนไปจนถึงการจัดการโครงการขึ้นอยู่กับการดำเนินการต่อไป ในระหว่างขั้นตอนดังกล่าว จะมีการเริ่มดำเนินการ ในระหว่างนั้นกฎบัตร การลงทะเบียนของผู้เข้าร่วมได้รับการอนุมัติ และเลือกทิศทางเชิงกลยุทธ์สำหรับการพัฒนาต่อไป

ขั้นแรก ลำดับของการดำเนินการหลักจะเสร็จสิ้น หลังจากอนุมัติ รายละเอียดก็ออกมาเรียบร้อย

เมื่อร่างแนวคิดของโครงการในอนาคตและขั้นตอนหลักของความคืบหน้าแล้ว ฝ่ายบริหารจะสามารถแก้ไขได้ทุกขั้นตอน เลือกวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

การวางแผนโครงการเป็นกระบวนการที่สำคัญในการจัดการ ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบในภายหลังและแก้ไขการเคลื่อนไหวบนเส้นทางของการพัฒนาได้ทันท่วงที ตัวชี้วัดจริงจะถูกเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดที่วางแผนไว้ ซึ่งเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับระดับของการดำเนินงานตามแผน ในระหว่างการตรวจสอบ จะมีการคำนึงถึงการอัปเดตข้อมูลจากแหล่งภายนอกและภายในอย่างต่อเนื่อง เงื่อนไขที่กำหนดไว้ในแผน เงื่อนไข และตัวชี้วัดอาจเปลี่ยนแปลงได้ เนื่องจากจะต้องสอดคล้องกับสถานการณ์จริง

การวางแผนส่งผลโดยตรงต่อกระบวนการจัดการโครงการทั้งหมด ดังนั้นจึงดำเนินการโดยทุกองค์กร เป็นไปไม่ได้ที่จะจัดการสิ่งใด ๆ หากไม่มีลำดับการกระทำที่ชัดเจน ขั้นตอนเหล่านี้เป็นงานซึ่งนำไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมาย หากมีบางอย่างผิดปกติตามที่วางแผนไว้ ผู้จัดการจะระบุสาเหตุของปรากฏการณ์ดังกล่าว และตัดสินใจเกี่ยวกับการกระทำที่ถูกต้องในสถานการณ์นั้นๆ

กระบวนการวางแผนคือระยะเริ่มต้นของวงจรชีวิตโครงการ มันเป็นไปไม่ได้หากไม่มีมันบรรลุผลตามที่ต้องการ

งานวางแผน

การวางแผนเป้าหมายของโครงการเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบงานที่นำไปสู่ความสำเร็จ เช่นเดียวกับขั้นตอน งานที่นำเสนอช่วยให้คุณสามารถกำหนดได้แม้กระทั่งก่อนเริ่มงานว่าประเภทของกิจกรรมที่เลือกสามารถสร้างผลกำไรได้หรือไม่ นักลงทุนแต่ละคนพยายามที่จะลงทุนกองทุนของเขาในโครงการที่ทำกำไรและทำกำไรได้มากที่สุด เป็นไปได้ที่จะร่างโครงร่างพารามิเตอร์หลักและผลลัพธ์ของกิจกรรมในอนาคต เพื่อเลือกวิธีที่เพียงพอและเป็นจริงเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ระหว่างการวางแผน

เพื่อให้เกิดประสิทธิผล องค์กรจะต้องจัดการกับความท้าทายต่างๆ หากในระหว่างการคำนวณปรากฎว่าผลของกิจกรรมดังกล่าวเป็นลบ (บริษัทจะขาดทุน) ซึ่งไม่สูงพอ ก็จำเป็นต้องระบุสาเหตุของปรากฏการณ์นี้ การปรับเปลี่ยนบางอย่างทำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการได้ การแก้ไขสามารถทำได้ในแต่ละขั้นตอนของการดำเนินงาน สามารถเป็นดังนี้:

• รายละเอียด ชี้แจงวัตถุประสงค์ (หรือเป้าหมาย) ของการออกแบบ กำหนดผลลัพธ์ที่ต้องการของงาน
• การกำหนดขอบเขตและองค์ประกอบของงานในอนาคต
• ประมาณการเวลาของแต่ละด่าน
• คำนวณต้นทุนงบประมาณของโครงการ
• สร้างกำหนดการและคำนวณงบประมาณสำหรับแต่ละเฟส
• กำหนดความต้องการทรัพยากรแล้ว การคำนวณจะทำสำหรับแต่ละเฟสของโครงการและกิจกรรมขององค์กรในทิศทางนี้โดยรวม
• กำลังอยู่ระหว่างแผนการขนส่ง
• กำลังดำเนินการประเมินความเสี่ยง กำลังสร้างวิธีการสำหรับการตอบสนองที่ถูกต้องในกรณีที่เกิดสถานการณ์อันตราย
• นักลงทุนจะอธิบายรายละเอียดของงาน
• รายละเอียดตกลงกับผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการ
• ความรับผิดชอบในการดำเนินงานและปฏิบัติตามภารกิจที่ได้รับมอบหมายมีการกระจายระหว่างผู้บริหารและผู้จัดการ
• มีการระบุการโต้ตอบตามแผนและขั้นตอนการวางแผนการจัดการ

การบริหารโครงการและการวางแผนโครงการมีความเกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด เฉพาะการปฏิบัติตามภารกิจที่กำหนดไว้ภายในระยะเวลาที่ตกลงกันและเต็มจำนวนเท่านั้นที่สามารถรับประกันความสำเร็จของเป้าหมาย ทำกำไรจากกิจกรรมของบริษัท

กระบวนการหลัก

ในกระบวนการวางแผนโครงการ มีการดำเนินการบังคับและทางเลือกจำนวนหนึ่ง โดยไม่คำนึงถึงกิจกรรมขององค์กร พวกเขาจะถูกนำไปใช้ในการสร้างวิสัยทัศน์เชิงกลยุทธ์โดยรวม กระบวนการบังคับรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• คำอธิบายและเอกสารเพิ่มเติมของงานที่วางแผนไว้ทั้งหมด เนื้อหาโครงการ
• คำจำกัดความของขั้นตอนหลักของโครงการ รายละเอียดที่ตามมา
• กำลังเตรียมการประมาณการ คำนวณต้นทุนรวมของทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำโครงการให้เสร็จสิ้น
• จัดทำแผนปฏิบัติการทีละขั้นตอน ซึ่งการดำเนินการดังกล่าวจะนำไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายของคุณ
• อธิบายลำดับงาน
• การขึ้นต่อกันของลักษณะทางเทคนิค เช่นเดียวกับข้อจำกัดในการทำงาน
• การคำนวณเวลาที่ใช้สำหรับเสร็จสิ้นการทำงานแต่ละขั้นตอน กำหนดต้นทุนแรงงานและทรัพยากรอื่นๆ ที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนของวงจรการผลิต
• การกำหนดประเภท ชุดทรัพยากร และปริมาณ
• ระบุเวลาจริงของงาน หากทรัพยากรมีจำกัด
• สร้างงบประมาณและเชื่อมโยงค่าใช้จ่ายโดยประมาณสำหรับงานแต่ละประเภท
• สร้างแผนเสร็จสิ้น
• รวบรวมผลงานวิจัยอื่นๆ ระหว่างการออกแบบ เลย์เอาต์ของค่าที่วางแผนไว้ในเอกสารฉบับเดียว

ระหว่างการวางแผนและพัฒนาโครงการ การกระทำเหล่านี้ถือเป็นข้อบังคับ

ขั้นตอนเสริม

ระหว่างการวางแผนการดำเนินโครงการ อาจไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการบางอย่าง เฉพาะเมื่อมีความจำเป็นสำหรับพวกเขา ผู้จัดการจะรวมพวกเขาไว้ในรายการทั่วไป กระบวนการสนับสนุนเหล่านี้รวมถึงต่อไปนี้:

• การวางแผนมาตรฐานคุณภาพ กำหนดช่วงสูงสุดที่อนุญาต วิธีการบรรลุคุณสมบัติผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปในระดับที่ต้องการก็มีการกล่าวถึงเช่นกัน
• การวางแผนในด้านองค์กร ซึ่งหมายถึงการกระจายความสามารถตามหน้าที่ ความรับผิดชอบ และการอยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้เข้าร่วมโครงการทุกคน
• การคัดเลือกบุคลากรที่มีวุฒิภาวะเหมาะสม ประสบการณ์ทำงาน ซึ่งกิจกรรมต่างๆ จะทำให้โครงการดำเนินการได้โดยเร็วที่สุด ในบางกรณีจำเป็นต้องมีการประสานงานกันเป็นทีม
• สร้างการสื่อสารเพื่อความปลอดภัยของสมาชิกโครงการที่มีข้อมูลที่คุณต้องการ
• การระบุประเภทของความเสี่ยงโครงการ การประเมินและเอกสารประกอบ ซึ่งช่วยให้คุณระบุและขจัดความไม่แน่นอนได้แม้ในขั้นตอนการวางแผน เพื่อประเมินระดับของผลกระทบที่เป็นไปได้ต่อโครงการ ในขั้นตอนนี้ ทั้งสถานการณ์ที่ดีและไม่เอื้ออำนวยสำหรับการพัฒนาสถานการณ์ระหว่างการดำเนินการตามกลยุทธ์ที่เลือก
• การวางแผนขั้นตอนการขนส่ง. มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าจะซื้อวัตถุดิบ วัสดุและทรัพยากรที่จำเป็นอื่นๆ จากองค์กรภายนอก ในปริมาณเท่าใด และด้วยความถี่ในการส่งมอบด้วย

อาจต้องมีกิจกรรมอื่นๆ ในระหว่างการวางแผนกระบวนการโครงการ ขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่องค์กรแสวงหาในการทำงาน

ขั้นตอนการวางแผน

การวางแผนโครงการมี 4 ขั้นตอนหลัก พวกเขาได้รับการเสนอโดยบริษัทที่ปรึกษา Booz Allen & Hamilton

รูปแบบการวางแผนมาตรฐานมีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1 การจัดเป้าหมาย

ตั้งเป้าไว้สองแบบ พวกเขาสามารถเป็นทางการหรือเป็นจริง ในกรณีแรกจะมีการเสนอหลักเกณฑ์เพื่อกำหนดประโยชน์ของโครงการ เป้าหมายที่เป็นทางการเกิดจากแรงจูงใจของผู้จัดการ เป้าหมายที่แท้จริงคือวิธีการบรรลุเป้าหมายที่เป็นทางการ

ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ปัญหา

ในขั้นตอนนี้ของการวางแผน สถานการณ์จริงขององค์กรจะถูกกำหนด ถัดไป จะมีการพยากรณ์เกี่ยวกับสถานะในอนาคต หลังจากนั้นมีการดำเนินการระบุปัญหาที่มีอยู่ซึ่งระบบวัตถุประสงค์ของเป้าหมายไม่เห็นด้วยกับผลการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ ซึ่งช่วยให้สามารถจัดโครงสร้างปัญหาได้ในที่สุด

ด่าน 3. ค้นหาทางเลือก

นี่คือวิธีแก้ปัญหาที่ไม่เกิดร่วมกัน

ขั้นตอนที่ 4 การประเมินทางเลือก

การยอมรับของแต่ละสถานการณ์ที่มีอยู่จะถูกกำหนด มีการประเมินประสิทธิภาพและระดับความเสี่ยงของการตัดสินใจแต่ละครั้ง หลังจากนั้นจะทำการตัดสินใจที่เหมาะสม ทางเลือกที่ดีที่สุดไม่ควรเป็นไปได้ในทางปฏิบัติเท่านั้น แต่ยังถูกกฎหมายด้วย ช่วยให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากที่สุด ในเวลาเดียวกัน ข้อจำกัดที่มีอยู่ด้านเวลา ทรัพยากร ฯลฯ จะถูกนำมาพิจารณาด้วย

เมื่อสร้างโครงการวางแผนสำหรับอาณาเขต อุตสาหกรรม หรือประเภทอื่นๆ อย่าลืมนำไปใช้ในอนาคตเพื่อเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่แท้จริงกับงานที่วางแผนไว้ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถจัดการความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายร่วมกัน ทำการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม

กำหนดการ

ควรสังเกตว่าการจัดตารางโครงการขึ้นอยู่กับรูปแบบที่แตกต่างกันเล็กน้อย ไฮไลท์ 5 สเตจหลัก:

1. กำหนดงานและเขียนเป็นรายการ ในบางกรณี ผู้จัดการทำผิดพลาดโดยไม่ได้ระบุกระบวนการทั้งหมดพร้อมกัน เพื่อแยกปรากฏการณ์นี้ ขอแนะนำให้ใช้วิธีการสลายตัวตามลำดับในการพิจารณางานที่จะเกิดขึ้น
2. สำหรับแต่ละตำแหน่งที่เลือก ลำดับและระยะเวลาจะถูกกำหนด มันขึ้นอยู่กับคุณสมบัติทางเทคโนโลยีของงานที่จะเกิดขึ้น ด้วยเหตุนี้จึงใช้เทคนิคการสลายตัวซึ่งเสริมด้วยการประเมินของผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดระยะเวลาตามแผนของการดำเนินการแต่ละอย่างได้อย่างแม่นยำ ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้เทคนิคการระดมความคิด ซึ่งช่วยให้คุณพิจารณาคุณสมบัติของเทคโนโลยีจากมุมมองต่างๆ ได้
3. กำหนดประเภทของทรัพยากรและความพร้อมใช้งานของทรัพยากร ไม่ว่าจะเป็นการเงิน วัสดุ แรงงาน ข้อมูล และอื่นๆ กำหนดการของงานที่ทำนั้นสัมพันธ์กับกำหนดการของการขนส่ง การเงิน ฯลฯ ทุกขั้นตอนต้องเชื่อมโยงถึงกัน เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องกัน เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดการหยุดชะงักในกระบวนการผลิต ในขณะเดียวกัน ทรัพยากรที่ขาดแคลนก็ต้องพิจารณาแยกจากกัน ส่วนใหญ่จะกำหนดระยะเวลาและลำดับของสเปกตรัมทั้งหมดของงานที่จะเกิดขึ้น
4. จำกัดจากภายนอก ซึ่งรวมถึงฤดูกาลของการผลิต ความสามารถในการผลิตของวัสดุอุปกรณ์ และปัจจัยภายนอกอื่นๆ
5. ระบบกำลังถูกสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองต่อความเสี่ยงที่เกิดขึ้นระหว่างการจัดการโครงการ การวางแผนโครงการเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ สำหรับภัยคุกคามที่น่าจะเป็นไปได้และอันตรายที่สุด กำลังพัฒนามาตรการตอบสนองที่เหมาะสม

หลักการวางแผน

ในการวางแผนโครงการธุรกิจ ผู้จัดการต้องปฏิบัติตามหลักการบางประการ หลักๆคือ:

• จุดมุ่งหมาย. การดำเนินการตามโครงการมุ่งสู่เป้าหมายสุดท้ายที่ชัดเจน โดยไม่กระทบกับงานไม่สำคัญ
• เป็นระบบ. การจัดการโครงการในอนาคตควรเป็นแบบองค์รวมและครอบคลุม ในขณะเดียวกันก็คำนึงถึงคุณสมบัติของการพัฒนาและการรวบรวม ในบางกรณี โครงการอาจถูกแบ่งออกเป็นระบบย่อย พวกเขาจะเกี่ยวข้องกันด้วย ในเวลาเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงในระบบหนึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในโครงสร้างอื่น การแบ่งโครงการออกเป็นหลายส่วนช่วยให้คุณสามารถติดตามการเชื่อมต่อภายในและการโต้ตอบขององค์ประกอบ เลือกโครงสร้างที่มีประสิทธิภาพสูงสุด การประเมินการดำเนินโครงการในกรณีนี้สามารถกำหนดได้ในแง่ของกระบวนการเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ
• ความซับซ้อน. ปรากฏการณ์ได้รับการพิจารณาจากมุมมองของการเชื่อมต่อและการพึ่งพาอาศัยกัน ด้วยเหตุนี้จึงใช้วิธีการและแนวทางการจัดการที่แตกต่างกัน
• ความปลอดภัย. ในระหว่างการวางแผนงานโครงการ คาดว่าจะมีกิจกรรมทั้งหมดที่มีบุคลากรพร้อมทรัพยากรที่จำเป็น
• ลำดับความสำคัญ. ความสนใจหลักในการพัฒนาโครงการคืองานหลักที่สำคัญที่สุด คำจำกัดความขึ้นอยู่กับแนวคิดโดยรวมของการพัฒนาในอนาคต
• ความมั่นคงทางเศรษฐกิจ. ระดับของการสูญเสียและการสูญเสียที่เกิดขึ้นโดยองค์กรในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามเหตุการณ์ที่ตั้งใจไว้จะถูกคำนวณ ความเสี่ยงไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้เลย แต่จะต้องได้รับการประเมินและตัดสินใจอย่างถูกต้องในทิศทางนี้

โครงสร้างโครงการ

โครงสร้างเป็นสิ่งจำเป็นในการวางแผนงานโครงการ ลำดับชั้นของงานเกี่ยวข้องกับการแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นส่วนๆ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูรายละเอียดคอมเพล็กซ์ในระดับต่างๆ ได้ เช่นวิธีการทำให้การจัดการกระบวนการง่ายขึ้น

โครงสร้างให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้:

• กำหนดขอบเขตงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายประเภทขั้นกลาง
• ควบคุมระดับความคืบหน้าของโครงการ ประเมินความเป็นไปได้ที่จะบรรลุเป้าหมายทั้งหมด
• การรายงานถูกสร้างขึ้นตามโครงสร้างที่เหมาะสม
• ตั้งเป้าหมายเพื่อวัดความคืบหน้าของโครงการ
• ความรับผิดชอบมีการกระจายอย่างเหมาะสมในหมู่นักแสดง
• สมาชิกในทีมทุกคนจะได้รับข้อมูลที่เข้าใจเกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการ

ผิดพลาดในการจัดโครงสร้าง

ผู้จัดการบางคนทำผิดพลาดระหว่างการจัดโครงสร้าง ซึ่งส่งผลเสียต่อการบรรลุเป้าหมาย รายการหลักมีดังต่อไปนี้:

• โดยทั่วไปขั้นตอนการจัดโครงสร้างจะข้ามไป ผู้จัดการตรงไปหาแนวทางแก้ไขปัญหาในช่วงเวลาปัจจุบัน
• ใช้เฉพาะหน่วยขององค์กร ไม่ใช้ผลิตภัณฑ์หรือทรัพยากรขั้นสุดท้าย
• โครงสร้างไม่ครอบคลุมทั้งโครงการ
• องค์ประกอบโครงสร้างซ้ำ
• ไม่มีการบูรณาการโครงสร้างตามข้อกำหนดเฉพาะของการจัดทำเอกสารโครงการและการรายงานทางการเงิน
• โครงสร้างมีรายละเอียดมากหรือน้อย
• ไม่สามารถประมวลผลแต่ละองค์ประกอบของโปรเจ็กต์บนคอมพิวเตอร์ได้
• ผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่จับต้องไม่ได้ (บริการ บริการ ฯลฯ) จะไม่นำมาพิจารณา

พื้นฐานสำหรับการจัดโครงสร้าง

การวางแผนโครงการเป็นงานที่รับผิดชอบ โครงสร้างจะต้องทำอย่างถูกต้อง ดำเนินการด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้:

• ระยะเวลาของวงจรชีวิตของโครงการที่กำลังสร้าง
• ลักษณะโครงสร้างของดิวิชั่น
• ส่วนประกอบของผลลัพธ์ที่จะได้รับหลังจากเสร็จสิ้นโครงการ
• กระบวนการ องค์ประกอบการทำงานของงานบริษัท
• ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ของวัตถุ