สัญลักษณ์ในใบบันทึกเวลา วิธีการกรอกใบบันทึกเวลา (ตัวอย่าง)

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

เวลาทำงานและการบัญชีเป็นองค์ประกอบที่สำคัญขององค์กร ช่วยให้คุณควบคุมกิจกรรมของบริษัทและวินัยพนักงาน เพื่อให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น แบบฟอร์มพิเศษจึงได้รับการพัฒนา - ใบบันทึกเวลา มีทั้งแบบกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์ และแต่ละสปีชีส์ก็มีความแตกต่างกันในการเติม

ใครกรอกใบบันทึกเวลา

แต่ละองค์กรจะแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการรักษาใบบันทึกเวลาโดยเน้นที่เฉพาะของกิจกรรมและจำนวนพนักงาน หากองค์กรมีขนาดเล็กและงานทั้งหมดเสร็จสิ้นในสำนักงาน เจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมือง นักบัญชี หรือผู้มีอำนาจอื่น ๆ จะกำหนดเวลาให้พนักงาน

ในกรณีที่องค์กรมีสิ่งอำนวยความสะดวกหลายแห่ง การทำใบบันทึกเวลาพนักงานโดยตรงในสถานที่ทำงานจะง่ายกว่ามาก ในกรณีนี้ ความรับผิดชอบนี้ตกอยู่กับหัวหน้าคนงานหรือหัวหน้าแยกย่อยตามคำสั่งหรือที่กำหนดไว้ในสัญญาจ้าง

อัลกอริธึมสำหรับการทำงานกับไทม์ชีท

ก่อนอื่น คุณต้องรู้ว่าทุกองค์กรต้องมีใบลงเวลาปกติ (ซึ่งก็คือในเวอร์ชันกระดาษ) แบบฟอร์มสามารถพิมพ์ด้วยตัวเองหรือสั่งซื้อจากโรงพิมพ์

แบบฟอร์มอนุมัติมีสองแบบ: T-12 และ T-13 ความแตกต่างของพวกเขาคืออันแรกไม่เพียงแต่คำนึงถึงชั่วโมงทำงานเท่านั้น แต่ยังมีคอลัมน์สำหรับคำนวณค่าจ้างรายเดือนด้วย พวกเขาจะกรอกตามรูปแบบเดียวกันคือทุกเดือนในวันแรกจะมีการเปิดใบบันทึกเวลาใหม่ จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในคอลัมน์:

• ชื่อบริษัท (ตามเอกสารประกอบ) หมายเลขซีเรียลและวันที่เสร็จสิ้น
• ช่วงเวลาที่เปิดแผ่นเวลา
• ตัวเลขลำดับของบุคลากรและข้อมูลส่วนตัวจากบัตรส่วนบุคคล

ข้อมูลที่เหลือจะถูกป้อนภายในหนึ่งเดือน และการกรอกในส่วนที่เกี่ยวข้องกับค่าจ้างยังคงอยู่กับพนักงานบัญชี

สัญลักษณ์ในใบบันทึกเวลา

เพื่อความรวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้นในการกรอกใบบันทึกเวลา ระบบสัญกรณ์ได้รับการพัฒนาและอนุมัติ สะท้อนถึงโหมดการทำงาน การพักผ่อน และความแตกต่างอื่นๆ มีการกำหนด 36 รายการ แต่บางครั้งตัวเลขนี้ก็ไม่เพียงพอที่จะแสดงข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงานได้อย่างถูกต้อง

สัญลักษณ์ในใบบันทึกเวลา

	ชื่อ	การกำหนดตัวอักษร	การกำหนดตัวเลข
1	กลางวันและเย็น	ฉัน	01
2	เวลาทำการกลางคืน	N	02
3	ทำงานวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์	RP	03
4	ล่วงเวลา	c	05
5	ทริปธุรกิจ	K	10
6	วันหยุดหลัก	จาก	14
7	ลาพิเศษ	หนึ่ง	15
8	วันหยุดเรียน	U	16
9	ชั่วโมงทำงานสั้นของนักเรียน	UV	17
10	ลาศึกษาเพิ่มเติมโดยไม่จ่าย	UD	18
11	ลาคลอด	r	19
12	ลาคลอด (จ่ายบางส่วน)	veh	20
13	ลาคลอด (ค้างชำระ)	oj	21
14	การลาที่ค้างชำระ	to	22
15	การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างด้วยเหตุผลทางกฎหมาย	OZ	24
16	ลาป่วย	B	25
17	ยังไม่ได้ชำระความพิการ	t	26
18	ชั่วโมงการทำงานลดลง	ch	27
19	หยุดทำงาน (ด้วยเหตุผลที่ไม่ใช่พนักงาน)	vp	28
20	ขาดงานด้วยเหตุผลทางกฎหมาย (พร้อมจ่าย)	g	29
21	ขาดเรียน	OL	31
22	ชั่วโมงไม่ได้ทำงาน (ถ้านายจ้างตั้งงานพาร์ทไทม์ไว้)	NS	32
23	วันหยุดสุดสัปดาห์	to	33
24	นัดหยุดงาน	ZB	34
25	ขาดด้วยเหตุผลไม่ชัดเจน	НН	35

ตารางแสดงสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อยที่สุดในใบบันทึกเวลา คำอธิบายโดยละเอียดและรายการทั้งหมดมักจะอยู่ที่หน้าแรกของแบบฟอร์ม ทำให้ง่ายต่อการนำทางสัญลักษณ์และกำหนดว่าควรใส่อะไรลงในเซลล์ในสถานการณ์ใด

กรอกแบบฟอร์มปกติ

การกรอกใบบันทึกเวลาเป็นงานที่ต้องใช้ความอุตสาหะมาก สามารถทำได้โดยใช้วิธีการ เช่น วิธีการเข้างานและขาดเรียนอย่างต่อเนื่อง

ในกรณีนี้ ข้อมูลจะถูกป้อนในแต่ละคอลัมน์ สัญลักษณ์แสดงถึงการมีพนักงานในที่ทำงานและการขาดงานซึ่งระบุเหตุผล นอกจากนี้ยังระบุจำนวนชั่วโมงใช้จ่ายในที่ทำงาน

ในไทม์ชีทจะมีลักษณะดังนี้: ในวันหยุดให้ใส่ตัวอักษร "B" ใต้ 0 ในวันทำงานตามลำดับ "I" และจำนวนชั่วโมงเป็นต้น 8. เช่นเดียวกับวันหยุดสุดสัปดาห์ มีเหตุผลหลายประการสำหรับการขาดงาน ตั้งแต่การเดินทางเพื่อธุรกิจไปจนถึงการขาดงานด้วยเหตุผลที่ไม่ชัดเจน

การคำนวณใบบันทึกเวลาในกรณีนี้จะง่ายขึ้นเล็กน้อย เนื่องจากตัวเลขและการกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ตรงหน้าคุณ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์การทำงานน้อย - ดังนั้นพวกเขาจะมีโอกาสน้อยที่จะสับสนและทำผิดพลาด

กรอกใบบันทึกเวลาอย่างชาญฉลาด

นอกจากนี้ยังมีวิธีการลงทะเบียนส่วนเบี่ยงเบน ใช้เมื่อวันทำงานมีระยะเวลาเท่ากันตลอดระยะเวลา ในกรณีนี้ จะระบุเฉพาะสถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐานเท่านั้น กล่าวคือ ขาดงาน ทำงานล่วงเวลา การเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ เมื่อใช้วิธีนี้จะใช้เวลาน้อยลงมาก และผลลัพธ์สุดท้ายก็เหมือนกันในทั้งสองกรณี

บนแผ่นงานดูเหมือนว่านี้: บรรทัดบนสุดมีข้อมูลเกี่ยวกับการขาดงานของพนักงานในที่ทำงาน - V, K, FROM, HH, PR, B และอื่น ๆ บรรทัดล่างสุดเว้นว่างไว้ แท้จริงแล้วในการคำนวณชั่วโมงทำงานขั้นสุดท้ายศูนย์ไม่สำคัญและด้วยระยะเวลาเท่ากันของวันทำการก็ยังคงเป็นเพียงการดำเนินการที่ง่ายที่สุดเท่านั้น: นับจำนวนเซลล์ว่างในบรรทัดบนสุด (นี่คือการเข้าร่วม) และ คูณด้วยจำนวนชั่วโมง

วิธีนี้สะดวกสำหรับผู้มีประสบการณ์เจ้าหน้าที่บุคคลากรและนักบัญชี นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานน้อย หากผู้บริหารของคุณไม่รู้เกี่ยวกับระบบติดตามเวลาที่ง่ายกว่า ก็ถึงเวลาแนะนำพวกเขาแล้ว

การจัดทำใบบันทึกเวลาบนคอมพิวเตอร์

นอกจากเวอร์ชั่นกระดาษแล้ว ยังมีแบบอิเล็กทรอนิกส์อีกหลายอย่าง ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ไทม์ชีทจะต้องทำซ้ำได้โดยไม่ล้มเหลว นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อไม่ให้ข้อมูลการทำงานของพนักงานสูญหายและได้รับการยืนยันความน่าเชื่อถือ (เนื่องจากไม่สามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้ทุกที่)

ตัวเลือกที่ประหยัดกว่าอย่างหนึ่งคือไทม์ชีทที่สร้างขึ้นในโปรแกรมสำนักงาน Excel เหมาะสำหรับจุดประสงค์นี้ สเปรดชีตช่วยให้คุณสร้างเอกสารประเภทและขนาดใดก็ได้ นอกจากนี้ ต้องขอบคุณความสามารถในการกำหนดสูตร การสรุปและการคำนวณข้อมูลระดับกลางจึงง่ายขึ้นมาก

การใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ

ในกรณีที่ทักษะสเปรดชีตไม่เพียงพอ พนักงานหรือผู้บริหารอาจเลือกโปรแกรมอื่นที่คล้ายคลึงกัน ใบบันทึกเวลาในกรณีนี้จะมีลักษณะคล้ายกับเวอร์ชันกระดาษ ซึ่งจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการประมวลผลเอกสาร

โปรดทราบด้วยว่าแต่ละโปรแกรมเกี่ยวข้องกับการใช้เวอร์ชันลิขสิทธิ์ ที่ซัพพลายเออร์ต่าง ๆ แน่นอนว่าพวกเขามีค่าใช้จ่ายของตัวเอง ตัวอย่างเช่น โปรแกรม Time Sheet จะทำให้ผู้ใช้เสียค่าใช้จ่ายตั้งแต่1,000 ถู ขึ้นไป - ขึ้นอยู่กับจำนวนบุคลากร

ข้อดีอีกอย่างของยูทิลิตี้ดังกล่าวคือคุณไม่จำเป็นต้องกรอกใบบันทึกเวลากระดาษ แบบฟอร์มที่มีเครื่องหมายทั้งหมดนั้นง่ายต่อการพิมพ์เมื่อใดก็ได้ ฟังก์ชั่นนี้แน่นอนในทุกโปรแกรมที่คล้ายกัน

เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร

ไทม์ชีทใช้ทำอะไร ? นี่เป็นพื้นฐานสำหรับการบัญชีเงินเดือนในจำนวนหนึ่งหรืออีกจำนวนหนึ่งรวมถึงหลักฐานหลักที่แสดงว่าพนักงานอยู่ในที่ทำงานและปฏิบัติหน้าที่ของเขา เอกสารนี้มีความสำคัญกับทุกองค์กรอย่างไม่ต้องสงสัย

แล้วแบบฟอร์มนี้เก็บไว้นานแค่ไหน? ใบบันทึกเวลาจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาหนึ่งปี สิ่งนี้จัดตั้งขึ้นโดยกฎหมายและต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานดังกล่าว

หากคุณทำใบบันทึกเวลาที่ปิดไปแล้วหายไม่ต้องตกใจ สามารถกู้คืนได้ตลอดเวลาโดยใช้เอกสารอื่น ด้วยเหตุนี้จึงใช้คำอธิบาย การลาป่วย ข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจ ตารางวันหยุด ฯลฯ ทุกสิ่งที่ยืนยันและอธิบายการขาดงานของบุคคลในที่ทำงานสามารถกู้คืนข้อมูลได้

ใครบ้างที่อาจต้องใช้บัตรรายงาน

เอกสารนี้มักใช้สำหรับเช็คต่างๆ ตัวอย่างเช่น บริการภาษีจะตรวจสอบสถานะในองค์กรและความถูกต้องของการกรอก

การไม่มีใบบันทึกเวลาแม้ในบริษัทที่เล็กที่สุดอาจเป็นสาเหตุของค่าปรับที่ค่อนข้างมาก เหมือนกันเกิดขึ้นเมื่อกรอกแบบฟอร์มผิดพลาด สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งการคำนวณและการใช้สัญลักษณ์ในทางที่ผิด

จำเป็นต้องมีใบบันทึกเวลา สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับทั้งบริษัทเอง (การบัญชี วินัยพนักงาน) และสำหรับองค์กรตรวจสอบ และที่สำคัญที่สุด - ใช้สัญลักษณ์ในใบบันทึกเวลาอย่างถูกต้อง จากนั้นคุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหามากมายกับพนักงานและหน่วยงานกำกับดูแล