กำหนดการโฟลว์เอกสารสำหรับนโยบายการบัญชี: ตัวอย่าง ระเบียบว่าด้วยนโยบายการบัญชี

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การไหลของเอกสารขององค์กรคือระบบประสาทส่วนกลาง กฎระเบียบทางกฎหมายของกิจกรรมผู้ประกอบการมีการเพิ่มขึ้นและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงแต่การจัดระเบียบที่ถูกต้องของการเคลื่อนย้ายรูปแบบเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้นที่มีความสำคัญ ปัญหาของการสนับสนุนทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการทำงานขององค์กรได้กลายเป็นเรื่องเร่งด่วน ในหลาย ๆ ด้านของการไหลของเอกสาร มันคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ที่กลายเป็นข้อบังคับ

เอกสารหลักไม่ได้ถูกเขียนขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรเสมอไป ไม่ว่าเอกสารจะเป็นอย่างไร เอกสารนั้นจะมีคุณสมบัติ เวลาที่มีอยู่ และการเคลื่อนไหวเฉพาะผ่านแผนกและพนักงาน ขนาดขององค์กรรูปแบบทางกฎหมายขอบเขตของความสามารถและพื้นที่ของการดำเนินงานไม่สำคัญ แต่กำหนดการเวิร์กโฟลว์สำหรับนโยบายการบัญชีที่องค์กรควรออกแบบก่อนที่จะเริ่มด้วยซ้ำ

นโยบายการบัญชีเป็นองค์ประกอบบังคับของเวิร์กโฟลว์

กฎระเบียบเกี่ยวกับนโยบายการบัญชีมีผลบังคับใช้ตั้งแต่สมัยสหภาพโซเวียต ตั้งแต่ปี 1983! การบัญชีไม่เคยเป็นหัวใจของธุรกิจ แต่มันเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจมาโดยตลอด

ความรับผิดชอบในการพัฒนานโยบายการบัญชีมักจะตกอยู่กับหัวหน้าฝ่ายบัญชี และได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร เอกสารหลักต้องผ่านขั้นตอนต่อไปนี้:

1. สร้างหรือรับ
2. การยอมรับและการประมวลผล
3. โอนไปยังที่เก็บถาวร

การดำเนินการใดๆ กับเอกสารหลักมีลักษณะดังนี้:

• แหล่งที่มาหรือผู้ส่งเอกสาร;
• ผู้รับหรือนักแสดง;
• วันที่ยอมรับการดำเนินการ
• เวลาดำเนินการ
• ปลายทางของผลการดำเนินการ

เอกสารหลักใดๆ ก็ตามที่มีเนื้อหาสำคัญ และในกระบวนการเคลื่อนย้าย เอกสารนั้นจะมีตัวบ่งชี้สถานะที่ช่วยให้คุณตรวจสอบการปฏิบัติตามนโยบายการบัญชีที่ได้รับอนุมัติจากองค์กรได้

โดยปกติ กำหนดการเวิร์กโฟลว์จะถูกร่างขึ้นสำหรับนโยบายการบัญชีในการบัญชี แต่สามารถใช้ได้และจำเป็นสำหรับทุกแผนกขององค์กรภายในความสามารถ

ข้อกำหนดทางกฎหมายบังคับ

เอกสารหลักฐานค่าใช้จ่ายที่จำเป็น และเช่นเคย นี่คือการมีอยู่จริงของเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งร่างขึ้นตามกฎหมายปัจจุบันและท้องถิ่นกฎเกณฑ์ขององค์กร เวลาก็สำคัญ

รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียต้องการการยืนยันธุรกรรมทั้งหมด นี่เป็นหนึ่งในเงื่อนไขหลักในการบัญชีต้นทุนเมื่อคำนวณภาษีเงินได้ อย่างไรก็ตาม การเคลื่อนย้ายเอกสารไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของกิจกรรมการผลิตเสมอไป อาจต้องชำระเงิน และวัสดุอาจล่าช้าในการจัดส่ง สินค้าถูกจัดส่ง แต่ผู้บริโภคไม่ชำระเงิน เป็นผลให้เอกสารหลักบางฉบับล่าช้าในแง่ของกำหนดเวลาที่เกี่ยวข้องกับผู้อื่น

สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันก็เพียงพอแล้ว แต่กำหนดการเวิร์กโฟลว์สำหรับนโยบายการบัญชีเป็นตัวอย่างของโฟลว์เอกสารในอุดมคติ อนุญาตให้เบี่ยงเบนจากแผนได้ แต่ควรย่อให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และตารางเวลาควรให้สำหรับความรับผิดชอบของนักแสดงแต่ละคน

ตัวระบุสถานะเอกสาร

เป็นการยากที่จะหาองค์กรที่ไม่ใช้โปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ถึงแม้ในองค์กรที่ไม่มีคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว การสร้างหรือการรับเอกสารหลักก็มาพร้อมกับการสร้าง "ตัวบ่งชี้" ของสถานะ

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีแผนกจำนวนมากและสาขาที่ห่างไกล การติดตามสถานะของเอกสารทั้งหมดเป็นกระบวนการผลิตที่บังคับและแยกจากกัน ในที่นี้ กำหนดการเวิร์กโฟลว์สำหรับนโยบายการบัญชีคือตัวอย่าง และสถานะจริงเป็นพื้นฐานสำหรับการปรับกำหนดการให้เหมาะสม การชี้แจงกำหนดเวลา และการลงโทษผู้ฝ่าฝืนและระบุวิธีแก้ไขปัญหาการผลิตที่เกิดขึ้น

โปรดทราบว่าหลายกิจกรรมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อเวลา:

• ให้คืนภาษี;
• จ่ายภาษี;
• ยื่นคำประกาศทางอิเล็กทรอนิกส์
• การกระทำที่มีผลผูกพันทางกฎหมายอื่นๆ

หากการละเมิดวงจรการผลิตภายในสามารถถูกปรับระดับได้ ความสัมพันธ์กับหน่วยงานของรัฐเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้และเต็มไปด้วยการคว่ำบาตรหรือความสูญเสียอย่างร้ายแรง

ตารางโฟลว์เอกสารสำหรับนโยบายการบัญชี: เนื้อหาตัวอย่าง

รูปแบบเอกสารอธิบายไม่จำเป็น ตามปกติจะได้รับการพัฒนาโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชีซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กรและเป็นตาราง เราขอนำเสนอตัวอย่างแผนภูมิดังกล่าวให้คุณทราบ

แต่ละเอกสารมีชื่อ และแถวของตารางทั้งหมดจะมีหมายเลข ต้องการอย่างน้อยสองคอลัมน์:

• การสร้างหรือรับเอกสาร;
• กำลังตรวจสอบและประมวลผลเอกสาร

คอลัมน์แรกมีสองตำแหน่ง:

• รับผิดชอบ (พนักงาน แผนก);
• วันที่ดำเนินการ

คอลัมน์ที่สอง - สามถึงสี่ตำแหน่ง:

• รับผิดชอบในการตรวจสอบ (ดำเนินการ);
• วันที่ดำเนินการ
• ระยะเวลาในการโอนไปยังองค์กรหลัก;
• แบบลงทะเบียนผลการประหารชีวิต

องค์กรไม่จำกัดการใช้คำในหัวตารางตามกำหนดการการไหลของเอกสารสำหรับนโยบายการบัญชี ตัวอย่างด้านล่างแสดงหนึ่งในตัวเลือก

สิ่งสำคัญคือตรรกะของตารางต้องสะท้อนให้เห็นอย่างแม่นยำ: เอกสารใด ลักษณะที่ปรากฏ โดยใครและที่ส่งไป โดยใครและเมื่อใดที่ดำเนินการ และผลลัพธ์จะถูกส่งไปที่ใด นอกจากนี้ ยังสามารถจัดเตรียมการส่งมอบหลักที่ใช้แล้วไปยังที่เก็บถาวรตามจริงได้ โดยปกติ กำหนดการเวิร์กโฟลว์สำหรับนโยบายการบัญชีของสถาบันรัฐบาลจะมาพร้อมกับข้อบังคับสำหรับการทำงานกับเอกสารเก็บถาวร สำหรับหน่วยงานของรัฐ กฎหมายนี้บัญญัติไว้

ที่เก็บเอกสารและระยะเวลาเก็บรักษา

เอกสารสำคัญ (แม้กระทั่งสำหรับองค์กรขนาดกลาง) เข้าถึงขนาดที่น่าประทับใจได้อย่างรวดเร็ว แนวทางปฏิบัติที่ดีในการปฏิบัติตามกำหนดการเวิร์กโฟลว์ตัวอย่างสำหรับนโยบายการบัญชีพร้อมคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดเก็บถาวรและการทำงานกับเอกสารที่เก็บถาวรสำหรับการทำซ้ำตามสาขา

กฎหมายกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาที่แตกต่างกันสำหรับเอกสารต่างๆ นโยบายการบัญชีของสำนักงานใหญ่ไม่จำเป็นต้องเหมือนกับนโยบายของสำนักงานสาขา ขอบเขตความสามารถของแผนกต่าง ๆ ขององค์กรอาจแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง แต่ขอแนะนำให้สร้างตรรกะของการสร้างกำหนดการ การระบุเอกสารที่ชัดเจน ขั้นตอนของข้อความ กฎสำหรับตัวบ่งชี้การติดตามและระเบียบในการเก็บถาวรในวิธีเดียว

การรวมนโยบายการบัญชีและงานจดหมายเหตุโดยเฉพาะ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรและข้อมูลการจราจร

ธุรกิจใดๆ ไม่ได้ถูกควบคุมโดยหน่วยงานของรัฐเท่านั้น แต่ยังควบคุมโดยผู้บริหารและผู้ก่อตั้งเองด้วย ทางเลือกสุดท้ายมักจะไม่ค่อยเข้าใจความแตกต่างและการกระทำตามอัลกอริธึมที่เข้มงวดเพียงขั้นตอนเดียว

คุณสมบัติของนโยบายการบัญชีในภาคเอกชน

หลายองค์กรไม่ได้จำกัดตัวเองให้อยู่ในบรรทัดฐานที่กำหนดโดยกฎหมาย แต่พัฒนากรอบการกำกับดูแลของตนเอง คุณมักจะพบกำหนดการเวิร์กโฟลว์สำหรับนโยบายการบัญชีของ LLC สหกรณ์การผลิต ห้างหุ้นส่วน กองทุนและนิติบุคคลประเภทอื่น ๆ ในรูปแบบของแนวคิดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจและการก่อสร้างในทางปฏิบัติในรูปแบบของคุณเอง องค์กร

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างภาครัฐและธุรกิจส่วนตัวคือโอกาสทางการเงินที่กว้างขึ้น ซึ่งทำให้สามารถวางโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรบนระบบที่มีราคาแพงซึ่งเป็นที่นิยมได้ ตัวอย่างเช่น ตามโซลูชัน Oracle Primavera Instantis Oracle มีแนวคิดราคาแพงมากมาย แต่ไม่ใช่ทุกองค์กรที่จะซื้อและมีอุปกรณ์เพียงพอที่จะดำเนินการ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

คุณลักษณะเฉพาะที่ส่งผลต่อการนำนโยบายการบัญชีไปใช้คือความพร้อมใช้งานของซอฟต์แวร์คุณภาพสูง ราคาแพง ซับซ้อน และเป็นที่ต้องการ ธุรกิจขนาดใหญ่จำนวนมากกำลังได้รับโซลูชันใหม่ๆ ที่ช่วยให้สามารถประมวลผลข้อมูลจำนวนมหาศาลแบบกระจายได้

อย่างไรก็ตาม แนวทางที่รุนแรงนี้แตกต่างไปจากสถานการณ์ในวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม คุณไม่สามารถพูดถึงองค์กรของรัฐด้วยซ้ำ จนถึงทุกวันนี้ Excel และผลิตภัณฑ์เอนกประสงค์ที่คล้ายคลึงกันและการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ครองทุกที่

สถานการณ์นี้ (การอยู่ร่วมกันของระบบข้อมูลที่จริงจังและโปรแกรมที่เป็นกรรมสิทธิ์หลายอย่าง) บ่งชี้ว่าซอฟต์แวร์ในพื้นที่นี้ต้องการการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

จากที่กล่าวมาข้างต้น ดูเหมือนว่าเหมาะสมเมื่อพัฒนานโยบายการบัญชีสำหรับองค์กรที่จะไม่เน้นที่ซอฟต์แวร์ที่ใช้ แต่อยู่ที่ช่วงเวลาของกฎระเบียบและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายของกำหนดการเวิร์กโฟลว์ด้วยกฎหมายปัจจุบันและ ความต้องการที่แท้จริงสำหรับองค์กรเฉพาะ