การกำหนดความต้องการบุคลากร: แนวคิด วิธีการวางแผน และแนวทางครอบคลุม

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดอย่างหนึ่งของบริษัทคือพนักงาน อย่างไรก็ตามมันค่อนข้างแพง ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดจำนวนพนักงานที่คุณสามารถบรรลุผลทางเศรษฐกิจสูงสุดด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด สำหรับสิ่งนี้จะใช้วิธีการและวิธีการพิเศษ การกำหนดความต้องการบุคลากรเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญของฝ่ายบริหาร วิธีการดำเนินการนี้จะกล่าวถึงในภายหลัง

ประเภทความต้องการแรงงาน

กระบวนการกำหนดความต้องการบุคลากรคือระบบของมาตรการที่ครอบคลุมในตัว หน้าที่ของมันคือเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะสำหรับกระบวนการผลิต นี่เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างซับซ้อนเนื่องจากจำเป็นต้องกำหนดไม่เพียง แต่จำนวนพนักงานที่จะดำเนินการตามความจำเป็นงาน แต่ยังเพื่อสร้างระบบการผลิตที่มีประสิทธิภาพสูงสุด. จึงคัดเลือกบุคลากรตามคุณสมบัติและประสบการณ์ มีการฝึกอบรมตามความจำเป็น

ในองค์กร การวางแผนต้องครอบคลุมหลายด้านของการพัฒนา ในกรณีนี้ กระบวนการวางแผนด้านทรัพยากรแรงงานจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

มีแนวทางและวิธีการที่แตกต่างกันในการกำหนดความต้องการพนักงาน ส่วนใหญ่มักจะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก:

• สัญญา. แนวทางนี้เรียกอีกอย่างว่ากลยุทธ์ เกี่ยวข้องกับอนาคตขององค์กร ความต้องการบุคลากรในกรณีนี้ถูกกำหนดตามหลักสูตรที่เลือกขององค์กร ในขณะเดียวกัน ในระยะยาว ไม่เพียงแต่จะคำนวณจำนวนทรัพยากรแรงงาน แต่ยังรวมถึงระดับคุณสมบัติของพนักงานด้วย
• สถานการณ์. การวางแผนดังกล่าวช่วยให้สามารถผลิตทรัพยากรที่จำเป็นได้ในระยะสั้น ด้วยวิธีนี้ จะให้ความสนใจกับการลาออกของพนักงาน เช่นเดียวกับตัวบ่งชี้จำนวนวันหยุด การลาป่วย การลาคลอดและการลางานระยะยาว การลดลง และอื่นๆ

ขั้นตอนการวางแผนดำเนินการอย่างต่อเนื่องในช่วงเวลาที่ต่างกัน ดังนั้น ขั้นตอนที่คล้ายกันอาจเป็น:

• ระยะสั้น - สูงสุด 12 เดือน
• กลางภาค - ตั้งแต่ 1 ปี ถึง 5 ปี
• ระยะยาว - มากกว่า 5 ปี

นอกจากนี้ ผู้จัดการที่มีประสบการณ์ยังกำหนดความต้องการเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณของพนักงานอีกด้วย ในในกรณีที่สอง คุณสามารถกำหนดจำนวนพนักงานที่แน่นอนของบริษัทได้ ในการประเมินคุณภาพ ความต้องการบุคลากรที่มีคุณสมบัติบางอย่างจะถูกกำหนด

ความต้องการเชิงปริมาณ

คำจำกัดความของความต้องการบุคลากรเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญ การวางแผนเป็นไปทั้งสองทาง เมื่อกำหนดตัวบ่งชี้เชิงปริมาณจะเลือกวิธีการซึ่งเป็นไปได้ที่จะคำนวณจำนวนพนักงานที่เหมาะสมที่สุดในรัฐ การกำหนดค่านี้ดำเนินการภายในกรอบเวลาที่กำหนด

การกำหนดความต้องการเชิงปริมาณสำหรับบุคลากรเกิดขึ้นด้วยความช่วยเหลือของตัวชี้วัดพื้นฐานหลายประการ:

• จำนวนพนักงานปกติ. นี่คือจำนวนพนักงานในรายการสำหรับวันที่ระบุ โดยคำนึงถึงจำนวนพนักงานที่ออกไปและมาถึงในวันที่ทำการวิเคราะห์
• เอกสารแนบ. จำนวนพนักงานที่อยู่ในสถานะของบริษัทและผู้ที่ต้องเข้ามาทำงานในวันนั้นเพื่อปฏิบัติหน้าที่ในหน้าที่การงาน หากเราพบความแตกต่างระหว่างจำนวนเฉลี่ยและจำนวนการเข้างาน เราได้รับตัวบ่งชี้การหยุดทำงานตลอดทั้งวันเนื่องจากการลาพักร้อน การเดินทางเพื่อธุรกิจ การเจ็บป่วยของพนักงาน
• จำนวนพนักงานโดยเฉลี่ย. ตัวบ่งชี้นี้ใช้เพื่อติดตามจำนวนพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง ใช้ในการคำนวณเงินเดือนเฉลี่ย ผลิตภาพแรงงาน อัตราการลาออก อัตราการลาออกของพนักงาน ฯลฯ หากต้องการหาจำนวนเฉลี่ยพนักงานสำหรับเดือนหรือช่วงเวลาอื่น นับพนักงานในแต่ละวัน หารด้วยจำนวนวัน ซึ่งรวมถึงวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ หากคุณต้องการกำหนดค่าเฉลี่ยสำหรับปี ให้สรุปจำนวนพนักงานโดยเฉลี่ยในแต่ละเดือน ผลลัพธ์หารด้วย 12.

เพื่อกำหนดตัวบ่งชี้ที่นำเสนอ การผลิตจะบันทึกบัญชีเงินเดือนและการเข้างาน ในขณะเดียวกันที่มาของข้อมูลก็คือคำสั่งจ้างและไล่ออกจากตำแหน่ง ให้ย้าย มาแทน ขาดงานชั่วคราวด้วยเหตุผลดีๆ เป็นต้น

ในการคำนวณจำนวนพนักงานในวันที่ระบุ จะใช้วิธีต่างๆ เพื่อกำหนดความต้องการพนักงาน:

1. วิธีความเข้มแรงงาน. ถือว่าใช้ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาในการทำงาน
2. วิธีการคำนวณ ใช้ข้อมูลอัตราค่าบริการ งาน จำนวน และความสามารถในการจัดการ
3. วิธีสุ่ม ให้คุณกำหนดลักษณะเชิงตัวเลขโดยใช้การวิเคราะห์สหสัมพันธ์หรือการถดถอย
4. วิธีการประมาณการของผู้เชี่ยวชาญ เกี่ยวข้องกับการคำนวณแบบง่ายหรือแบบขยาย (เดี่ยว หลายรายการ)

ตัวชี้วัดคุณภาพ

การกำหนดความต้องการเชิงคุณภาพสำหรับบุคลากรนั้นมีลักษณะที่ยากพอสมควร นักวิเคราะห์จะต้องกำหนดในการศึกษาดังกล่าว ไม่เพียงแต่จำนวนบุคลากร แต่ยังรวมถึงระดับความเป็นมืออาชีพ คุณสมบัติของคนงานที่องค์กรต้องการ

ความยากลำบากอยู่ที่ว่าขณะนี้ยังไม่มีระบบเดียวในการกำหนดคุณภาพงาน ศักยภาพของพนักงาน มีเพียงรายการคุณสมบัติพื้นฐานและคุณสมบัติที่กำหนดระดับคุณสมบัติ ทักษะของพนักงาน:

• เศรษฐกิจ. พวกเขากำหนดความซับซ้อนของงานที่พนักงานดำเนินการ คุณสมบัติของเขา สภาพการทำงาน ระยะเวลาของการบริการ และความเกี่ยวข้องในอุตสาหกรรม
• ส่วนตัว. การมีทักษะ วินัย ประสิทธิภาพ การปฏิบัติหน้าที่ด้วยความเอาใจใส่ ความคิดสร้างสรรค์ และความคิดสร้างสรรค์
• องค์กรและเทคนิค อุปกรณ์ทางเทคนิคของแรงงาน ความน่าดึงดูดใจ ระดับองค์กรของเทคโนโลยีการผลิต การหาเหตุผลเข้าข้างตนเอง
• สังคมวัฒนธรรม. กิจกรรมทางสังคม การรวมกลุ่ม การพัฒนาคุณธรรมและวัฒนธรรมทั่วไป

การพิจารณาความต้องการบุคลากรในองค์กรโดยพิจารณาจากข้อมูลเชิงคุณภาพนั้นมาจากข้อมูลต่อไปนี้:

• โครงสร้างองค์กร
• กองพนักงานตามระดับคุณวุฒิวิชาชีพ (ระบุไว้ในเอกสารการผลิตและเอกสารทางเทคนิค)
• ข้อกำหนดสำหรับงาน
• กำลังเจ้าหน้าที่ฝ่ายโครงสร้างของบริษัท
• ระเบียบกระบวนการขององค์กรและการจัดการ

สำหรับคุณสมบัติคุณภาพแต่ละอย่าง ความต้องการจำนวนบุคลากรจะถูกกำหนด จำนวนพนักงานทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่เหมาะสมขององค์กรนั้นพิจารณาจากการสรุปผลลัพธ์สำหรับแต่ละเกณฑ์ สำหรับสิ่งนี้ เอกสารองค์กรต่อไปนี้กำลังได้รับการพัฒนา:

• ระบบเป้าหมายบนพื้นฐานของโครงสร้างองค์กรของบริษัทที่ถูกสร้างขึ้น
• โครงสร้างองค์กรทั่วไปขององค์กรและหน่วยงาน
• กำลังคน
• รายละเอียดงาน. นอกจากนี้ยังใช้ในการคำนวณความเข้มแรงงานของหน้าที่ของหลักและเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร

ปัจจัยที่มีผลต่อความต้องการทรัพยากรแรงงาน

มีปัจจัยบางอย่างที่มีอิทธิพลต่อกระบวนการวางแผนกำลังคนและข้อกำหนดด้านบุคลากร

พวกเขาสามารถโดยตรงหรือโดยอ้อม, ภายในหรือภายนอก. ปัจจัยต่อไปนี้มีอิทธิพลมากที่สุด:

• ภาวะตลาดแรงงาน. ถูกกำหนดโดยคุณสมบัติหลายประการ เงื่อนไขรวมถึงสถานการณ์ทางประชากร การว่างงาน คุณภาพการศึกษา อุปทานและอุปสงค์ของแรงงานในภาคส่วนต่างๆ การมีส่วนร่วมของบริการจัดหางานในกระบวนการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญ
• นวัตกรรมทางเทคโนโลยี. ความก้าวหน้าอย่างแข็งขันในโลกสมัยใหม่นำไปสู่การลดความซับซ้อนของแรงงานมนุษย์เปลี่ยนเนื้อหา การดำเนินการนี้ต้องมีการฝึกอบรมผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการรับรองอย่างทันท่วงที
• การเปลี่ยนแปลงด้านกฎหมาย. ปัจจัยนี้คาดเดาได้ยาก หมายถึงกฎหมายในด้านการคุ้มครองแรงงานและการจ้างงาน
• แนวทางการรับสมัครผู้เข้าแข่งขัน องค์กรต้องติดตามและศึกษาวิธีการและแนวทางการทำงานกับบุคลากรอย่างต่อเนื่องคู่แข่ง จากข้อมูลนี้ นโยบายด้านบุคลากรขององค์กรเองกำลังได้รับการปรับ
• เป้าหมายของบริษัท. พวกเขาสามารถระยะสั้นหรือระยะยาวและปฏิบัติตามกลยุทธ์ทั่วไป
• ระดมทุน. แต่ละองค์กรมีความสามารถทางการเงินบางอย่าง ตามนี้ นโยบายบุคลากรขององค์กรก็ถูกเลือกเช่นกัน
• ศักยภาพบุคลากร ซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับความสำเร็จของการดำเนินการตามแผนการตลาด หากฝ่ายบุคคลในองค์กรสามารถพิจารณาเขตพัฒนา ความสามารถของบุคลากร ซึ่งจะทำให้คุณสามารถปิดตำแหน่งงานว่างที่เกิดขึ้นใหม่ได้ทันเวลา

ขั้นตอนการทำงาน

มีขั้นตอนพื้นฐานหลายประการในการกำหนดความต้องการพนักงาน ส่วนใหญ่มักมีกระบวนการขนาดใหญ่สามกระบวนการที่โดดเด่นในการทำงานที่คล้ายกัน

ในระยะแรก บริษัทวิเคราะห์ทรัพยากรของตนเอง นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อกำหนดว่าในอนาคตจะสามารถตอบสนองความต้องการดังกล่าวด้วยตนเองได้หรือไม่ ในกรณีนี้ ตัวชี้วัดที่สำคัญคือ กำไร ผลประกอบการของบริษัท เธอต้องมีทรัพยากรเพียงพอที่จะจ่ายให้กับพนักงานของเธอ

ต่อไป ในขั้นตอนที่สอง การวิเคราะห์ความต้องการบุคลากรในช่วงเวลาที่ผ่านมาจะดำเนินการ สรุปความเหมาะสมและประสิทธิภาพของการใช้ทรัพยากรแรงงาน นักวิเคราะห์ระบุจุดอ่อนในกระบวนการนี้ กำลังพัฒนาแผนระยะยาวที่ช่วยให้คุณกำจัดหรือลดผลกระทบด้านลบของปัจจัยยับยั้งได้อย่างสมบูรณ์

ขั้นที่ 3 เป็นที่ยอมรับการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินการเฉพาะด้านนโยบายบุคลากรในขณะนี้ โดยคำนึงถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร มีการตัดสินใจเกี่ยวกับการรักษาและการลดจำนวนพนักงานบางส่วน หลังจากการวิเคราะห์การกำหนดความต้องการบุคลากร สามารถตัดสินใจได้หลายประการ:

• ลดพนักงาน
• ดึงดูดบุคลากรจากภายนอก;
• การอบรมและฝึกอบรมบุคลากร

นอกจากนี้ยังสามารถดำเนินการตามรายการพร้อมกันได้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่พัฒนาขึ้นในองค์กร

วิธีการกำหนดความต้องการ

การกำหนดความต้องการขององค์กรสำหรับบุคลากรนั้นดำเนินการตามวิธีการบางอย่าง

มีเทคนิคยอดนิยมหลายประการ:

1. ถ่ายรูปวันทำงาน. นี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพแต่ใช้เวลานาน พนักงานมีความรับผิดชอบหลากหลาย เวลาจะถูกบันทึกในระหว่างการประหารชีวิต วิธีนี้ช่วยให้คุณระบุการกระทำที่ซ้ำซ้อนได้ ในบางกรณี การตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการทำงานของพนักงานคนใดคนหนึ่งในกระบวนการผลิตโดยรวมหรือตำแหน่งที่ว่างดังกล่าว อาจจำเป็นสำหรับงานจำนวนเล็กน้อยที่จะรวมหน่วยพนักงานสองหน่วยเป็นหนึ่งเดียว
2. คำนวณตามมาตรฐานการบริการ สำหรับพนักงานแต่ละคน ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพบางอย่างถูกกำหนดตามมาตรฐานและกฎเกณฑ์ที่แตกต่างกัน มีข้อมูลเกี่ยวกับอัตราการผลิตรายวัน ผู้จัดการสามารถคำนวณความต้องการพนักงานได้บนบางช่วง
3. การประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญ นี่เป็นวิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ถูกใช้โดยบริษัทต่างๆ ความคิดเห็นของผู้จัดการมีความเด็ดขาดในการกำหนดความต้องการบุคลากร แต่ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการจะต้องได้รับการฝึกฝนและเป็นมืออาชีพในระดับสูง สิ่งสำคัญคือต้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับการพัฒนาอุตสาหกรรมนี้ในอนาคต
4. การสกัดกั้น. จากข้อมูลปัจจุบัน เป็นการพยากรณ์ระยะยาว โดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้ นี่อาจเป็นราคาที่สูงขึ้น การดำเนินการตามแผนของรัฐในอุตสาหกรรมนี้ การพัฒนาในอนาคต ฯลฯ แนวทางนี้ใช้หากเงื่อนไขภายในและภายนอกขององค์กรมีเสถียรภาพ ในประเทศของเรา ใช้ได้กับการวางแผนระยะสั้นเท่านั้น
5. สร้างโมเดลคอมพิวเตอร์. หัวหน้าแผนกส่งข้อมูลโดยใช้คอมพิวเตอร์คาดการณ์ความต้องการขององค์กรในด้านกำลังแรงงานสำหรับมุมมองที่กำหนด นี่เป็นวิธีการที่ค่อนข้างใหม่ ดังนั้นจึงไม่มีเวลาที่จะได้รับการกระจายที่มีนัยสำคัญ ต้องใช้ต้นทุนทางการเงินที่สำคัญรวมถึงการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องในการทำงาน เทคนิคนี้เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่

สูตรการคำนวณ

การกำหนดความต้องการบุคลากรดำเนินการโดยใช้การคำนวณพิเศษ

ก่อนเลือกสูตร คุณต้องพิจารณาว่าบริษัทมีแนวโน้มที่จะดำเนินนโยบายด้านบุคลากรอย่างไร:

• เพิ่มขึ้นปริมาณการผลิตที่ต้องอาศัยบุคลากรเพิ่มเติม
• เพื่อลดปริมาณการผลิตซึ่งนำไปสู่การปล่อยทรัพยากรแรงงาน
• ปริมาณการผลิตไม่ได้วางแผนที่จะเปลี่ยนแปลง ความต้องการบุคลากรถูกกำหนดโดยการเคลื่อนไหวตามธรรมชาติของบุคลากรในกรณีที่ถูกเลิกจ้าง พระราชกฤษฎีกา อายุเกษียณ ฯลฯ

ดังนั้น ในแผนกวางแผนขององค์กร การคำนวณและเหตุผลของการเติบโตของการผลิตจึงเกิดขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต ปัจจัยทั้งหมดจะถูกนำมาพิจารณา ในการกำหนดจำนวนพนักงานที่วางแผนไว้ ใช้สูตร:

Chpsp=ChbpI + OI, โดยที่ Nspp คือจำนวนพนักงานที่วางแผนไว้โดยเฉลี่ยในช่วงเวลาการวางแผน Nbp คือจำนวนพนักงานในช่วง (ฐาน) ที่ผ่านมา I คือดัชนีการเปลี่ยนแปลงปริมาณการผลิตในอนาคต OI คือการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในจำนวนพนักงานใน ช่วงเวลาฐาน

จำนวนพนักงานโดยเฉลี่ย

การกำหนดความต้องการบุคลากรสามารถทำได้โดยใช้สูตรอื่น คุณสามารถกำหนดจำนวนพนักงานโดยเฉลี่ยได้ดังนี้:

Chss=ChyavKss, โดยที่ Nss คือจำนวนพนักงานโดยเฉลี่ย Nyav คือจำนวนพนักงานที่ต้องทำงานให้เสร็จในกะหนึ่งกะ Kss คือค่าสัมประสิทธิ์ของจำนวนพนักงานโดยเฉลี่ย

วิธีครอบคลุมความต้องการ

เมื่อกำหนดความต้องการทรัพยากรแรงงานแล้ว ให้ร่างวิธีครอบคลุม:

• ภายนอก. ในกรณีนี้ให้ความสนใจกับผู้สำเร็จการศึกษาจากสถาบันการศึกษาเฉพาะทางศูนย์ฝึกอบรมบุคลากรตลอดจนข้อเสนอบริษัทจัดหางานตลาดแรงงานเปิด
• ในประเทศ. พนักงานของ บริษัท ผ่านการอบรมขึ้นใหม่พัฒนาทักษะของพวกเขา เพื่อจุดประสงค์นี้ การพัฒนาวิชาชีพจะดำเนินการเพื่อโอกาสในการเติบโตในอาชีพ วิธีนี้ช่วยลดการหมุนเวียนพนักงาน

จำนวนเจ้าหน้าที่สนับสนุน

การกำหนดความต้องการบุคลากรเสริมนั้นดำเนินการตามสูตรง่ายๆ:

Chsvr=KrmRSKss, โดยที่ Nvvr คือจำนวนพนักงานสนับสนุนที่ระบุไว้ Krm คือจำนวนงานสำหรับพนักงานสายสนับสนุน RS คือจำนวนกะการทำงานในหนึ่งวัน