เอกสารทางบัญชีคือ แนวคิด กฎการลงทะเบียน และการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี 402-FZ "ในการบัญชี" มาตรา 9 เอกสารทางบัญชีเบื้องต้น

2025 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2025-01-24 13:26

การดำเนินการเอกสารทางบัญชีอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับกระบวนการสร้างข้อมูลทางบัญชีและกำหนดภาระภาษี จึงต้องดูแลเอกสารเป็นพิเศษ

ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการบัญชี ตัวแทนของธุรกิจขนาดเล็กที่เก็บบันทึกอิสระควรทราบข้อกำหนดหลักสำหรับการสร้าง ออกแบบ เคลื่อนย้าย จัดเก็บเอกสาร

แนวคิดเอกสาร

การกำกับดูแลการบัญชีไม่เปิดเผยแนวคิดของเอกสาร ดังนั้นจึงควรใช้คำจำกัดความที่กำหนดโดย GOST R ISO 15489-1-2007

เอกสารทางบัญชีคือข้อมูลที่ระบุตัวบุคคลได้ซึ่งบันทึกไว้ในผู้ให้บริการวัสดุ สร้าง รับ และจัดเก็บโดยบุคคลหรือองค์กรเพื่อเป็นหลักฐานในการยืนยันกิจกรรมทางธุรกิจหรือทางกฎหมายภาระผูกพัน

เอกสารหลักคือเอกสารที่มีแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการและการดำเนินการ เป็นเอกสารทางบัญชีที่ใช้เป็นพื้นฐานในการลงรายการบัญชี

เอกสารทางบัญชีเบื้องต้นคือเอกสารที่ใช้ลงทะเบียนข้อเท็จจริงของกิจกรรมทางเศรษฐกิจ แนวคิดของกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในการบัญชี" นี้ถูกควบคุมโดยบทความ

ข้อกำหนดหลักที่เสนอในการรวบรวมคือต้องรวบรวมเมื่อมีการทำกิจกรรมทางเศรษฐกิจจริงหรือทันทีหลังจากเสร็จสิ้น (ถ้าเป็นไปได้)

เอกสารเบื้องต้น

เอกสารทางบัญชีหลักจะต้องจัดทำขึ้นในเวลาที่ทำธุรกรรมทางธุรกิจ และหากไม่สามารถทำได้ ให้ทันทีหลังจากเสร็จสิ้น

เอกสารหลักคือ:

1. ใบตราส่ง มีแบบ TORG-12.
2. RKO และ PKO
3. บัญชีอ้างอิง
4. รายงานค่าใช้จ่าย

เอกสารหลักประเภทต่างๆ

ไม่มีกฏระเบียบที่มีการจัดกลุ่มและการจัดประเภทของเอกสารทางบัญชี เอกสารทางบัญชีประเภทต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้ซึ่งเป็นเอกสารที่คำนึงถึง:

1. สถานที่รวบรวม: ภายนอกและภายใน
2. รูปแบบเอกสารที่ใช้บังคับ: ไม่เป็นเอกภาพ (สร้างตามรูปแบบที่องค์กรพัฒนาขึ้นเองอย่างอิสระ) รวมกันเป็นหนึ่งเดียว (สร้างตามแบบฟอร์มที่อยู่ในอัลบั้มแบบฟอร์มรวม).
3. ประเภทสื่ออิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ
4. ปริมาณข้อมูล: สรุปและหลัก
5. ประเภทหนี้สิน พื้นที่ทางบัญชี สินทรัพย์: การบัญชีสำหรับธุรกรรมเงินสด การบัญชีสำหรับเงินคงค้างและการจ่ายค่าจ้าง การบัญชีสำหรับสินค้าคงเหลือ การบัญชีสำหรับสินทรัพย์ถาวร ฯลฯ

แบบฟอร์มการบัญชีเบื้องต้น

การลงทะเบียนในการบัญชีของเอกสารทางบัญชีคือประการแรกคือการใช้แบบฟอร์มที่เป็นเอกภาพและพัฒนาอย่างอิสระ ไม่จำเป็นต้องใช้หลายแบบรวมกันตั้งแต่ปี 2013

แบบฟอร์มหลักทั้งหมดต้องได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าองค์กร สิ่งต่อไปนี้เป็นข้อบังคับในปัจจุบัน:

1. ตามบัญชีบริการขนส่งสินค้า (272-P ของรัฐบาล)
2. ตามบัญชีของแรงงาน การจ่ายเงิน (1-P ของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ)
3. การบัญชีสำหรับการทำธุรกรรมเงินสด (88-P ของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐ, 3210-U ของธนาคารแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย)

มีแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับคำสั่งจ่ายเงินด้วย ในกระบวนการออกแบบฟอร์มรวม จำเป็นต้องกรอกเอกสารทางบัญชี ได้แก่ คอลัมน์ (บรรทัด) ที่ให้ไว้ทั้งหมด หากมีข้อมูลใดขาดหายไป ควรใส่ขีดกลางในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้อง

เป็นที่น่าสังเกตว่าการใช้เอกสารทางบัญชีที่ไม่จำเป็นในปัจจุบันยังคงใช้ในองค์กร โดยคำนึงถึงความต้องการภายในขององค์กร แบบฟอร์มเหล่านี้สามารถสรุปได้ สามารถทำให้เหมาะสมและสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับการแก้ไขกิจกรรมทางธุรกิจเฉพาะ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปฏิเสธที่จะใช้ข้อกำหนดในการพิมพ์และเครื่องหมายที่ด้านหน้าและด้านหลัง

อนุมัติเอกสารทางบัญชีหลัก

องค์กรมีหน้าที่ต้องอนุมัติแบบฟอร์มหลักที่เกี่ยวข้อง (4 ย่อหน้า 1/2008-PBU) อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือ การลิงก์ไปยังอัลบั้ม Uniform Forms เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ

นโยบายการบัญชีควรระบุประเภทเอกสารเฉพาะจากอัลบั้มที่องค์กรจะใช้ ตลอดจนรายชื่อบุคคลที่มีสิทธิ์ลงนามในเอกสารหลัก

แบบฟอร์มอาจได้รับการอนุมัติโดยข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ เช่น คำสั่งอนุมัติแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีเบื้องต้น นโยบายการบัญชีต้องมีลิงก์ไปยังคำสั่งซื้อดังกล่าว

รายละเอียดเอกสารทางบัญชีที่จำเป็น

402-FZ กำหนดข้อกำหนดสำหรับรายละเอียดบังคับของเอกสารทางบัญชีหลัก มีเจ็ดรายละเอียดดังกล่าว:

1. วันที่ทำเอกสาร
2. ชื่อเขา
3. ชื่อหน่วยงานทางเศรษฐกิจที่รวบรวมเอกสาร
4. เนื้อหาข้อเท็จจริงทางธุรกิจ
5. จำนวนเงินหรือการวัดธรรมชาติ (มีหน่วย)
6. ชื่อตำแหน่งผู้รับผิดชอบการทำธุรกรรม
7. ลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียนของผู้รับผิดชอบ

เอกสารบางตัวที่ไม่ใช่เอกสารหลักก็อาจจะใช้

หากองค์กรสะท้อนถึงค่าเช่า เอกสารทางบัญชีดังกล่าวจะเป็นเอกสารสัญญาและสัญญาเช่า มาตรา 611 และ 622 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งกำหนดว่าในกรณีเช่นนี้ การกระทำทวิภาคีของการยอมรับและการโอนวัตถุการรายงานจะต้องถูกร่างขึ้น หากเราพิจารณามาตรา 753 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง การกระทำที่มีลักษณะฝ่ายเดียวสามารถใช้เป็นเอกสารหลักได้

เอกสารทางบัญชี

การพิจารณากรณีพิเศษที่มักเกิดขึ้นในการเตรียมเอกสารเป็นสิ่งสำคัญ

งดใช้ซีล วัตถุประสงค์หลักของตราประทับคือการรับรองลายมือชื่อของผู้รับผิดชอบ ตั้งแต่ปี 2558 องค์กรไม่ต้องประทับตรา ข้อมูลเกี่ยวกับสื่อควรปรากฏในกฎบัตรขององค์กร (82-FZ) ต้องใช้ตราประทับเมื่อข้อบังคับของรัฐบาลกลางกำหนดเท่านั้น

ต้องอยู่ในเอกสารต่อไปนี้: ใบรับรองคลังสินค้าสองชั้น, อุบัติเหตุในที่ทำงาน, เอกสารที่ส่งไปยังเจ้าหน้าที่ศุลกากร, หนังสือมอบอำนาจที่อนุญาตให้คุณเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของนิติบุคคลในศาล

การประทับตราไม่ใช่ข้อกำหนดบังคับ อย่างไรก็ตาม อาจมีการระบุสถานะโดยใช้แบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลัก ซึ่งได้รับการอนุมัติจากหัวหน้าหน่วยงานธุรกิจ

เอกสารที่วาดเป็นภาษาต่างประเทศ เอกสารเฉพาะในภาษารัสเซียเท่านั้นที่สามารถยอมรับได้สำหรับการบัญชี หากเอกสารถูกวาดขึ้นในภาษาอื่น จะต้องมีการแปลเป็นภาษารัสเซีย และจะต้องเป็นบรรทัดต่อบรรทัด ไม่จำเป็นต้องมีใบรับรองการแปล ยกเว้นในกรณีที่กำหนดโดยอนุสัญญากรุงเฮก:

1. เมตรที่ไม่ใช่รูเบิลในเอกสารทางบัญชีหลัก ข้อมูลต้นทุนในเอกสารทางบัญชีอาจแสดงในหน่วยทั่วไป ในสกุลเงิน ในหน่วยรูเบิล
2. ประถมในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

402-FZ อนุญาตให้หน่วยงานทางธุรกิจออกเอกสารหลัก ไม่เพียงแต่ในรูปแบบกระดาษ แต่ยังอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับเอกสารทางบัญชีรวมทั้งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีสามแบบ - เรียบง่าย ปรับปรุงอย่างไม่มีเงื่อนไข มีคุณสมบัติขั้นสูง ตามที่กระทรวงการคลังระบุว่าสามารถใช้ลายเซ็นใดก็ได้ในสามลายเซ็นนี้

หนังสือมอบอำนาจลงนามในเอกสารทางบัญชีหลัก

พนักงานขององค์กรมีสิทธิ์ลงนามหากมีการร่างเอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

1. หนังสือมอบอำนาจลงนามหลัก (185-189 มาตราแห่งประมวลกฎหมายแพ่ง)
2. สั่งขวาลงนาม

เมื่อเปรียบเทียบกับคำสั่งที่ให้สิทธิ์ในการลงนาม ยังสามารถออกหนังสือมอบอำนาจให้กับบุคคลที่ไม่ใช่พนักงานขององค์กรได้ ตามข้อตกลงของคู่กรณี สามารถใช้โทรสารเพื่อลงนามในเอกสารหลักได้ (มาตรา 160 แห่งประมวลกฎหมายแพ่ง)

ตารางเวลาของเวิร์กโฟลว์ในการบัญชี

กำหนดการเวิร์กโฟลว์คือคำอธิบายซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของตารางหรือไดอะแกรมของขั้นตอนสำหรับการสร้าง ย้าย การประมวลผล การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีกำหนดการสามารถอนุมัติเป็นภาคผนวกของนโยบายการบัญชีหรือเป็นกฎหมายท้องถิ่น ในกรณีที่สอง นโยบายการบัญชีควรมีลิงก์ไปยังพระราชบัญญัตินี้

ตารางเวิร์กโฟลว์จำเป็นต้องสะท้อนถึง:

1. เงื่อนไขที่ต้องร่าง ส่ง ประมวลผล จัดเก็บ
2. ตำแหน่งของบุคคลที่รับผิดชอบในการดำเนินงานที่สะท้อนอยู่ในตารางเวิร์กโฟลว์ (105-P ของกระทรวงการคลัง)

นิตยสารบัญชีเอกสารหลัก

การเก็บบันทึกดังกล่าวเป็นกฎของการจัดการเอกสารที่มีเหตุผลมากกว่าการบัญชี จำเป็นสำหรับการลงทะเบียนเอกสารทางบัญชี - เอกสารหลักขาเข้าและขาออก ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้เก็บบันทึกประจำวันที่คล้ายกันในกรณีที่ดำเนินการบัญชีโดยไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีเฉพาะทาง

ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ 1C สามารถสร้างและพิมพ์วารสารเอกสารได้ทันทีที่จำเป็น ดังนั้นการลงทะเบียนเอกสารการรับจะแสดงเอกสารของซัพพลายเออร์และการลงทะเบียนของเอกสารเงินสดตามลำดับเอกสารบนโต๊ะเงินสดขององค์กร

การบัญชีซึ่งแตกต่างจากการบัญชีภาษี อนุญาตให้สะท้อนข้อเท็จจริงของกิจกรรมทางเศรษฐกิจในกรณีที่ไม่มีเอกสารทางบัญชีหลัก แต่ถ้าได้รับในภายหลังเท่านั้น

ในกรณีนี้ ควรบันทึกข้อเท็จจริงของกิจกรรมทางเศรษฐกิจโดยใช้มูลค่าโดยประมาณ เมื่อเอกสารมาถึงแล้วจะไม่กลับรายการ จำเป็นต้องแก้ไขวันที่ได้รับเท่านั้น

แนวทางนี้ควบคุมโดย 21/2008-PBU, 119n-P ของกระทรวงการคลัง, AKPI16-443-R VS.

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรมตัวกลางเป็นข้อยกเว้นสำหรับขั้นตอนนี้ คนกลางมีหน้าที่ต้องโอนเอกสารทั้งหมด ในกรณีที่รายงานการทำธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์มีข้อผิดพลาดหรือไม่ถูกต้อง ตัวการอาจมีสิทธิที่จะคัดค้านภายใน 30 วันนับจากวันที่ได้รับ (999, 1008 มาตราของประมวลกฎหมายแพ่ง)

การจัดเก็บและการทำลายเอกสารทางบัญชี

ลำดับการจัดเก็บของหลักถูกกำหนดโดย 558-P ของกระทรวงวัฒนธรรม ระยะเวลารวมของการจัดเก็บเอกสารตาม 402-FZ "ในการบัญชี" มาตรา 9 คือ 5 ปี หัวหน้าองค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสาร

เอกสารบางฉบับควรเก็บไว้ให้นานขึ้น:

1. เกี่ยวกับการได้มาซึ่งสังหาริมทรัพย์ - อย่างน้อย 10 ปี
2. สำหรับการทำธุรกรรมกับอสังหาริมทรัพย์ - อย่างไม่มีกำหนด
3. การจ่ายเงินปันผลและใบรับรองการเดินทางสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจใน Far North - 75 ปี

หากบันทึกภายในหมดอายุ สามารถทำลายได้ การตัดสินใจเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการทำลายควรทำโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญซึ่งสร้างขึ้นทุกปีหรือดำเนินการอย่างถาวร จากผลของกิจกรรมของคณะกรรมการดังกล่าว ควรมีร่างพระราชบัญญัติขึ้น ซึ่งสะท้อนถึงรายการเอกสารที่จะถูกทำลาย

องค์กรสามารถเลิกกิจการเอกสารได้ด้วยตัวเองหรือโดยการโอนไปยังผู้เชี่ยวชาญองค์กร

ความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารหลัก

บทลงโทษมีไว้สำหรับการละเมิดข้อกำหนดด้านบัญชีและการรายงานทางการเงินโดยรวม หนึ่งในเอกสารที่หยาบคายที่สุดคือการขาดเอกสารทางบัญชีหลักที่บังคับ การลงทะเบียนทางบัญชี งบการเงิน และรายงานการตรวจสอบสำหรับหน่วยงานทางเศรษฐกิจ

หากพบการละเมิดดังกล่าว จะถูกปรับเป็นจำนวนดังต่อไปนี้:

1. เจ้าหน้าที่ - 5-10 พันรูเบิล
2. การละเมิดซ้ำโดยเจ้าหน้าที่ - 10-20,000 rubles หรือถูกตัดสิทธิ์เป็นเวลา 1-2 ปี