การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจคือ วิธีการ ขั้นตอน และข้อผิดพลาด

2025 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2025-01-24 13:26

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจเป็นหัวข้อที่ค่อนข้างเป็นที่นิยม เป็นเรื่องยากที่ทุกคนจะใช้อย่างถูกต้องในครั้งแรก เนื่องจากผู้เริ่มต้นทำผิดพลาดซึ่งสะท้อนให้เห็นในทางปฏิบัติในท้ายที่สุด เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ อ่านบทความของเรา มาเริ่มโปรแกรมการศึกษาด้วยคำจำกัดความกันเถอะ

แนวคิด

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจเป็นกิจกรรมที่มุ่งปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ

มีวิธีเพิ่มประสิทธิภาพหลายวิธี แต่ละวิธีมีข้อดีและข้อเสียต่างกัน

เราจะดูด้านล่าง แต่ก่อนอื่น เราจะหาว่าจำเป็นต้องมีการปรับให้เหมาะสมจริงๆ หรือไม่

จำเป็นไหม

เราได้กล่าวไปแล้วว่าการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจเป็นชุดของกิจกรรมที่มุ่งปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ และมันก็เป็นอย่างนั้นจริงๆ

องค์กรใดๆ ขึ้นอยู่กับกระบวนการทางธุรกิจบางอย่าง ซึ่งดำเนินการโดยพนักงานขององค์กร ซึ่งรวมถึงกระบวนการขาย การผลิตและการจัดการ การจัดซื้อ งานสำนักงาน และอื่นๆ ทันทีที่องค์กรเริ่มทำให้กระบวนการที่มีอยู่เป็นไปโดยอัตโนมัติการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

องค์กรขนาดใหญ่ใช้ระบบการจัดการตามมาตรฐาน (ISO 9001) ซึ่งบ่งบอกถึงวัฒนธรรมทางธุรกิจที่สูง ระบบถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่จะจัดระเบียบกระบวนการให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยเน้นและจัดกำหนดการกระบวนการเหล่านั้น

เนื่องจากการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมนั้นซับซ้อนของมาตรการบางอย่าง ดังนั้น ตามทฤษฎีแล้ว ผู้เชี่ยวชาญควรทำเช่นนี้ ในบริษัทใหญ่ๆ ก็เป็นเช่นนั้น แต่ไม่ว่าจะสร้างกระบวนการอย่างไร ก็ต้องมีการจัดระเบียบใหม่เป็นระยะ เนื่องจากสภาพการทำงานเปลี่ยนไป ตำแหน่งงานว่างและกระบวนการใหม่จะปรากฏขึ้น หากไม่ดำเนินการปรับให้เหมาะสม จะเกิดความขัดแย้งขึ้นซึ่งขัดขวางการทำงานปกติของส่วนต่างๆ ขององค์กร และตามที่คุณเข้าใจ ในที่สุดสิ่งนี้ก็สะท้อนให้เห็นในผลกำไร

เพื่อทำความเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจของบริษัทจำเป็นต้องได้รับการปรับให้เหมาะสมหรือไม่ คุณจำเป็นต้องตรวจสอบปัญหา ด้านล่างนี้คือรายการ และหากมีอย่างน้อยหนึ่งรายการสะท้อนให้เห็นในกิจกรรมขององค์กร คุณควรคิดถึงการเพิ่มประสิทธิภาพ

การเพิ่มประสิทธิภาพจะช่วย

ดังนั้น เมื่อเวลาผ่านไป ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ในทุกองค์กร เป็นการทดสอบสารสีน้ำเงินซึ่งง่ายต่อการระบุความจำเป็นในการปรับกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทให้เหมาะสม จะมีปัญหาอะไรไหม

1. หน้าที่การงานซ้ำซากจำเจ หากไม่เพียงแต่พนักงานถูกบังคับให้ทำสิ่งเดียวกัน แต่ยังรวมถึงทั้งแผนกด้วย สิ่งนี้บ่งชี้ถึงความจำเป็นในการปรับโครงสร้างองค์กรอย่างแน่นอน สิ่งนี้ไม่สามารถคงอยู่ตลอดไปซึ่งหมายความว่าผลลัพธ์จะเกิดความสับสนวุ่นวายการฉีดทางการเงินที่ไม่จำเป็นและการแข่งขันที่ไม่ยุติธรรมระหว่างพนักงานและแผนก
2. ผู้นำเท่านั้นที่จัดการได้ ผู้บังคับบัญชาเหล่านี้ส่วนใหญ่ไร้ประโยชน์เพราะพวกเขาไม่รู้อะไรเกี่ยวกับการตลาด เศรษฐศาสตร์ และการจัดการ
3. บริษัทไม่มีระบบพัฒนาฝีมือพนักงาน นี่เป็นการละเลยอย่างร้ายแรงที่ทำให้องค์กรกลับมา อย่างไรก็ตาม หากพนักงานไม่ได้รับความรู้ใหม่ เขาก็จะไม่พยายามเปลี่ยนแปลงอะไรและกำลังทำเครื่องหมายเวลา
4. ความสมบูรณ์แบบคือศัตรูของความดี ผู้คนทำงานในโหมดเดียวและตัดสินใจที่จะเพิ่มระดับของกิจกรรมในทันใด การทำเช่นนี้ พวกเขาแนะนำระบบไอทีสำหรับการจัดการพนักงาน การขาย หรือการเงิน ฟังดูดี แต่บ่อยครั้งที่พนักงานทำเช่นนี้โดยไม่คำนึงถึงกระบวนการปัจจุบันขององค์กรหรือเพียงแค่คัดลอกของคนอื่น เป็นผลให้ใช้เงินจำนวนมหาศาลโดยไม่มีเหตุผลที่ชัดเจนและไม่บรรลุผลทางเศรษฐกิจ

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้องค์กรบรรลุผลอะไร

1. ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า
2. ลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ
3. ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายใหม่
4. เพิ่มความสามารถในการจัดการของบริษัท

สินค้าทั้งหมดเหล่านี้ส่งผลต่อต้นทุนของผลิตภัณฑ์หรือบริการขั้นสุดท้ายในทิศทางของการลดลง นอกจากนี้ บริษัทที่ได้รับการปรับปรุงจะดึงดูดลูกค้าใหม่มากขึ้น ซึ่งหมายความว่าผลกำไรจะสูงขึ้นและความสามารถในการแข่งขันเพิ่มขึ้น

อนุญาตให้ใช้วัสดุใด ๆ เมื่อมีไฮเปอร์ลิงก์เท่านั้น

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ากระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดเชื่อมโยงถึงกัน นั่นคือ การเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจในองค์กรจะส่งผลต่อการดำเนินงานของทั้งองค์กรไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง เพื่อให้มองเห็นได้ชัดเจนน้อยลง ฝ่ายบริหารของบริษัทจึงเริ่มปรับกระบวนการขนาดเล็กให้เหมาะสมก่อนเป็นอันดับแรก โดยไม่ต้องใช้เวลาและเงินมากเกินไป แบบจำลองและการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมจะค่อยๆ โอนไปยังแผนกอื่นๆ

ความพยายามที่จะเปลี่ยนแปลงทุกอย่างในคราวเดียวมักจะจบลงอย่างน่าเศร้า และในอนาคตความปรารถนาที่จะเปลี่ยนแปลงบางสิ่งในการทำงานของบริษัทก็จะกลายเป็นลบ

จะเริ่มต้นที่ไหน

การสร้างแบบจำลองและการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจเริ่มต้นด้วยความจริงที่ว่าวิธีการของงานเก่าล้าสมัย การเพิ่มประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกบริษัท ยกเว้นองค์กรของรัฐ ยิ่งธุรกิจนำวิธีการทำงานใหม่ๆ มาใช้ในกระบวนการเร็วเท่าใด ก็ยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น

บริษัทเหล่านั้นที่พัฒนาอย่างต่อเนื่องมีทั้งแผนกที่มีส่วนร่วมในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจของธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ ท้ายที่สุด การจัดหาเงินทุนอย่างเพียงพอสำหรับเทคโนโลยีสมัยใหม่เท่านั้นที่เป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของธุรกิจ

เกณฑ์การประเมิน

ในการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างเหมาะสม คุณต้องจัดลำดับความสำคัญ หลังถูกเลือกตามเกณฑ์บางอย่าง รายชื่อดังต่อไปนี้:

1. ความสำคัญของกระบวนการ ก่อนการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน จำเป็นต้องระบุกระบวนการหลัก การปรับปรุงซึ่งจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่สูง เพื่อกำหนดกระบวนการดังกล่าว ก็เพียงพอที่จะรู้ว่ามันมีบทบาทอย่างไรในกิจกรรมทั้งหมดขององค์กร นอกจากนี้ยังมีข้อเสีย: หากกระบวนการอยู่เบื้องหน้าและมีประสิทธิภาพแล้วทำงานแล้วการเพิ่มประสิทธิภาพจะไร้ประโยชน์ แน่นอน คุณสามารถลองปรับปรุงกระบวนการได้แล้ว แต่จะเป็นการเสียเงินเปล่าซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับคนอื่น เป็นการดีกว่าที่จะใช้เวลาและเงินในกระบวนการทางธุรกิจที่มีปัญหา
2. ปัญหาของกระบวนการ ฟังดูคุ้นเคย แต่มันหมายความว่าอย่างไร? ในบริบทนี้ ความแตกต่างระหว่างสิ่งที่ได้รับจากผลลัพธ์และการกระทำที่ต้องการจะแสดงให้เห็นโดยนัย นั่นคือ หากกระบวนการบางอย่างใช้งานไม่ได้อย่างที่ควรจะเป็น นี่ก็เป็นเหตุผลที่ชัดเจนในการเพิ่มประสิทธิภาพ
3. ความสามารถในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ การเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจของธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่เริ่มต้นด้วยข้อเท็จจริงที่ว่าตัวเลือกที่ง่ายที่สุดถูกเลือกเพื่อเริ่มกระบวนการ ตัวอย่างเช่น พวกเขาเลือกสิ่งที่ต้องการเงินทุนน้อยที่สุดสำหรับการปรับปรุง เวลาส่วนตัว และทรัพยากรแรงงาน สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับปัจจัยลบที่จะเกิดขึ้นและนำมาพิจารณาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

กลายเป็นว่าคุณต้องคำนึงถึงเกณฑ์และปัจจัยทั้งหมดสำหรับการปรับโครงสร้างองค์กรที่ประสบความสำเร็จ ตามกฎแล้ว กระบวนการที่ใหญ่ที่สุดต้องได้รับการปรับให้เหมาะสม เนื่องจากองค์กรต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด

หลักการ

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจนั้นแตกต่างกัน แต่ก่อนจะเลือกวิธีใดวิธีหนึ่ง คุณจำเป็นต้องรู้หลักการปรับปรุง หากไม่ปฏิบัติตามคุณจะไม่ได้รับผลตามที่ต้องการ พิจารณาหลักการด้านล่าง:

1. รองพื้น. ก่อนที่คุณจะเริ่มปรับกระบวนการให้เหมาะสม คุณต้องเข้าใจว่ากระบวนการใดรับผิดชอบอะไร อย่างแรกเลย คุณต้องเข้าใจโครงสร้างของธุรกิจก่อน แล้วค่อยปรับให้เหมาะสมที่สุด ถ้ายังไม่หมดเท่านี้ยังไม่ชัดเจนว่าจะต้องจัดระเบียบอะไรใหม่ ซึ่งหมายความว่าจะไม่มีผลใดๆ
2. ขั้นแรกคุณต้องแก้ไขจุดบกพร่อง ก่อนที่จะจัดระเบียบองค์กรใหม่ จำเป็นต้องกำจัดข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ที่จะขัดขวางการเพิ่มประสิทธิภาพ
3. การตัดสินใจที่คลุมเครือ นี่คือชื่อของสถานการณ์เมื่อการปรับให้เหมาะสมของกระบวนการหนึ่งส่งผลเสียต่ออีกกระบวนการหนึ่ง ด้วยเหตุนี้ ก่อนปรับปรุงกระบวนการใดๆ จึงจำเป็นต้องคำนวณด้านบวกและด้านลบทั้งหมด แล้วจึงตัดสินใจได้ถูกต้อง
4. การปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง. บ่อยครั้งที่พนักงานขององค์กรไม่กระตือรือร้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ซึ่งหมายความว่าพวกเขาต่อต้านด้วยสุดความสามารถ ยิ่งไปกว่านั้น การต่อต้านสามารถหมดสติหรือแสดงออกได้

ระดับการเพิ่มประสิทธิภาพ

การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจในด้านลอจิสติกส์หรือด้านอื่นๆ แบ่งออกเป็นหลายระดับ ซึ่งแต่ละระดับจะส่งผลต่อผลลัพธ์ในแบบของตัวเอง ตัวอย่างเช่น กระบวนการบริหารและการจัดการมีหน้าที่ในการตัดสินใจและการดำเนินการที่ถูกต้องของทีมผู้บริหาร ต้องขอบคุณพวกเขา ที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจหลัก

ประสิทธิภาพของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจอาจแตกต่างกัน แต่ในกรณีใด ๆ จะทำให้ต้นทุนทางการเงินลดลง ระดับใดที่บริษัทเลือกขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย ตัวอย่างเช่น หากผู้บริหารต้องการประหยัดเงิน ทางเลือกก็จะตกอยู่ระดับหนึ่ง และเมื่อเป้าหมายคือการบรรลุผลเชิงกลยุทธ์ ทางเลือกก็จะตกไปอีกระดับ

พิจารณาระบบอัตโนมัติทางธุรกิจและการเพิ่มประสิทธิภาพทุกระดับกระบวนการ:

1. ชั้นหนึ่ง. ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับต้นทุนทางการเงิน แต่ละแผนกขององค์กรสร้างค่าใช้จ่ายตามความต้องการของตนเอง แต่ระดับนี้สามารถเรียกได้ว่าเร็วที่สุดหากเป้าหมายคือการลดต้นทุน เนื่องจากระดับนี้ไม่กระทบต่อผลประโยชน์ของแผนกอื่นๆ ของบริษัท ซึ่งหมายความว่าไม่จำเป็นต้องมีการอนุมัติเพิ่มเติม ข้อเสียของระดับถือว่าประหยัดเล็กน้อย ตามกฎแล้วไม่เกิน 20% สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดไม่ได้มาจากแผนกเดียว ค่าใช้จ่ายบางส่วนเกิดขึ้นระหว่างการปฏิบัติงาน ตัวอย่างเช่น แผนกหนึ่งสั่งข้อมูลเกี่ยวกับการวิเคราะห์ขององค์กรไปยังอีกแผนกหนึ่ง ในสถานการณ์นี้ ผู้รับเหมาจะต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด
2. ชั้นสอง. ตัวอย่างของการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสมในระดับที่สองตรวจสอบให้แน่ใจว่าต้นทุนลดลงเป็นกระบวนการร่วมกันระหว่างลูกค้าและผู้รับเหมา ระดับแสดงถึงกิจกรรมของทั้งสองฝ่ายงานด้านเดียวไม่สามารถยอมรับได้ การลดต้นทุนจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการปรับให้เหมาะสมได้พูดคุยกันและตกลงร่วมกันว่ากระบวนการและการทำงานร่วมกันจะเป็นอย่างไร ระดับที่สองช่วยประหยัดได้มากกว่า 20% สามารถใช้เพื่อปรับฟังก์ชันต่างๆขององค์กรให้เหมาะสม เงื่อนไขหลักคือฟังก์ชันทั้งหมดต้องมีผลเหมือนกันและมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุผล
3. ชั้นสาม. วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจนี้ช่วยให้ประหยัดได้ถึง 30% จริงอยู่ มีปัญหาบางอย่าง: ในการทำงานกับค่าใช้จ่าย คุณต้องเข้าใจระบบธุรกิจทั้งหมดกระบวนการขององค์กร เนื่องจากการเพิ่มประสิทธิภาพของระดับนี้ทำให้มีกิจกรรมจำนวนมาก

วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพ

กระบวนการทางธุรกิจในแต่ละองค์กรดำเนินไปในทางของตนเอง แต่สิ่งนี้ไม่ได้ป้องกันผู้เชี่ยวชาญจากการเน้นย้ำถึงวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพหลัก พิจารณารายละเอียดเพิ่มเติม:

1. วิเคราะห์ SWOT สาระสำคัญของวิธีการนี้คือการศึกษาจุดแข็งและจุดอ่อนของกระบวนการทางธุรกิจ นี่คือชื่อของวิธีการวางแผนเชิงกลยุทธ์ซึ่งใช้ในการประเมินปรากฏการณ์และปัจจัยที่มีผลกระทบต่อองค์กรหรือโครงการธุรกิจ มีหลายพารามิเตอร์เฉพาะสำหรับวิธีการนี้: จุดแข็ง โอกาส จุดอ่อน ภัยคุกคาม เป้าหมายของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจโดยใช้วิธีนี้คือการค้นหาและแก้ไขช่องโหว่ ตลอดจนลดความเสี่ยงและภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น
2. สาเหตุ - ผลที่ตามมา วิธีการนี้มีลักษณะเฉพาะด้วยแผนภาพอิชิกาวะหรือแผนภาพเหตุและผล เป็นหนึ่งในเจ็ดเครื่องมือที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดสำหรับการประเมิน ควบคุม วัด และปรับปรุงคุณภาพกระบวนการผลิต วิธีนี้ช่วยให้คุณค้นหาความสัมพันธ์ระหว่างพารามิเตอร์ต่างๆ ซึ่งช่วยในการทำการศึกษากระบวนการทางธุรกิจที่จำเป็นได้อย่างถูกต้อง แผนภาพช่วยให้ระบุปัจจัยหลักที่ส่งผลต่อกระบวนการผลิตได้ง่ายขึ้นมาก
3. การเปรียบเทียบ. วิธีการประเมินข้อดีและวิเคราะห์ข้อดีของคู่แข่งและคู่ค้าเพื่อระบุปัจจัยที่มีประสิทธิผลมากที่สุด การเปรียบเทียบมีบางอย่างที่เหมือนกันกับการจารกรรมทางอุตสาหกรรม แต่ยังไม่ทั้งหมด ในการนำวิธีการไปใช้นั้น การสังเกตแบบผิวเผินก็เพียงพอแล้ว และไม่แนะนำผู้เข้าแข่งขัน
4. การเพิ่มประสิทธิภาพและการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจตามตัวชี้วัด หลักการของการกำหนดเป้าหมายกระบวนการทางธุรกิจถูกนำมาใช้ หลังจากที่บรรลุเป้าหมายที่จะเพิ่มขึ้น หรือหากไม่สามารถเข้าใกล้ได้ จะมีการวิเคราะห์วิธีการสำหรับการนำไปปฏิบัติ เทคโนโลยีสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจคือการวิเคราะห์ประสิทธิภาพก่อนอื่น
5. ระดมสมอง. วิธีการนี้เป็นการอภิปรายเกี่ยวกับงานต่างๆ อย่างกระตือรือร้น โดยแสดงตัวเลือกต่างๆ จากข้อเสนอทั้งหมด ผลลัพธ์ที่ได้คือข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด
6. 6 ซิกม่า. ด้วยการลดจำนวนข้อผิดพลาดในการผลิต ส่งผลให้ตัวบ่งชี้ผลผลิตเพิ่มขึ้น
7. การเปลี่ยนแปลงและการคำนวณการกระจายตัวของกระบวนการ วิธีการนี้อยู่ที่องค์ประกอบในกระบวนการทางธุรกิจที่เพิ่มขึ้นหรือลดลง
8. วิเคราะห์ตรรกะทางธุรกิจ เป้าหมายคือกำจัดขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพ เชื่อมโยงกิจกรรมคู่ขนาน แบ่งปันความรับผิดชอบในกระบวนการและแบ่งปันอำนาจการตัดสินใจ รวบรวมข้อมูลจากแหล่งที่มาและประมวลผลในกิจกรรมจริงของบริษัท
9. การวิเคราะห์ต้นทุนการทำงาน วิธีการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุการทำงานสูงสุดของวัตถุโดยเสียค่าใช้จ่ายขั้นต่ำสำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
10. การจำลองกระบวนการทางธุรกิจ การปรับกระบวนการทางธุรกิจด้านลอจิสติกส์ให้เหมาะสมทำให้คุณสามารถแสดงการกระทำของผู้คนและการใช้เทคโนโลยีโดยใช้แบบจำลองคอมพิวเตอร์ ในระหว่างการจำลอง ต้องสังเกตสี่ขั้นตอน: การสร้างแบบจำลอง การรันแบบจำลอง การวิเคราะห์ผลลัพธ์ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ การประเมินสถานการณ์ที่เป็นไปได้อื่น ๆ วิธีการนี้จะมีผลก็ต่อเมื่อมีการใช้ค่าจริงและแม่นยำในการสร้างแบบจำลอง
11. วิเคราะห์และคำนวณความซับซ้อนและระยะเวลาของกระบวนการ วิธีนี้จะให้คุณคำนวณจำนวนคนงานที่ต้องการและปริมาณงานที่ต้องเปิดเผย
12. การวิเคราะห์เมทริกซ์การกระจายความรับผิดชอบ นี่คือตารางภาพที่ใช้งานได้จริงซึ่งกระจายองค์กรออกเป็นลิงก์ หน่วย และอื่นๆ นั่นคือวิธีการช่วยให้คุณมอบหมายงานให้กับหน่วยโครงสร้าง

ขั้นตอนการเพิ่มประสิทธิภาพ

งานในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจแบ่งออกเป็นห้าขั้นตอน มาพูดถึงแต่ละเรื่องกันดีกว่า:

1. คำอธิบายกระบวนการขององค์กร การวิเคราะห์และการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจนั้นเชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออก หากไม่มีการกำหนดหน้าที่ของแต่ละแผนกและพนักงาน เป็นไปไม่ได้ที่จะเริ่มการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างมีประสิทธิภาพ ดูเหมือนว่าขั้นตอนนี้ดูเหมือนจะถูกมองข้ามไป แต่ในความเป็นจริง บริษัทส่วนใหญ่ลืมไป และนี่เป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ เป็นการดีกว่าที่จะเริ่มกระบวนการเรียนรู้ผ่านห่วงโซ่คุณค่า มีบริษัทหลายแห่งที่จัดหาทรัพยากรหรือผลิตภัณฑ์ให้กับองค์กรของคุณ หรือทำหน้าที่เพิ่มเติมที่ลูกค้าของคุณต้องการ ทำความเข้าใจในขั้นตอนใดและวิธีการที่มูลค่าเพิ่มของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเกิดขึ้น การใช้กลยุทธ์ดังกล่าวทำให้คุณสามารถคำนวณจุดเข้าและออกของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น คุณจะสามารถศึกษาเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดขององค์กร อธิบายให้พนักงานทราบว่ากำลังทำอะไรเพื่อแยกกระบวนการทำงานที่ต้องการการเพิ่มประสิทธิภาพลำดับความสำคัญ ตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงคุณภาพของบริการหรือผลิตภัณฑ์ ในระหว่างการวิจัย คุณจะเข้าใจว่านอกจากกระบวนการสำคัญแล้ว ยังมีกระบวนการสนับสนุนอีกด้วย ตามกฎแล้วพวกเขาไม่จำเป็นต้องได้รับเงินเพราะเป็นโครงสร้างพื้นฐานขององค์กรและช่วยให้กระบวนการหลักทำงานอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังมีกระบวนการพัฒนาที่รับผิดชอบต่อผลกำไรในอนาคต
2. การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ ระบบการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจถูกสร้างขึ้นในลักษณะที่ไม่สามารถทำงานได้โดยปราศจากการควบคุม ดังนั้นจึงแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ นอกจากนี้ บุคคลหนึ่งควรดำเนินการจัดการทั่วไป ในขณะที่อีกบุคคลหนึ่งควรควบคุมแต่ละขั้นตอน ผู้จัดการต้องไม่เพียงแต่บังคับ แต่ยังสามารถประสานงานการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้นำดังกล่าวเปรียบได้กับแบตเตอรี่ชั่วนิรันดร์ เพราะพวกเขาต้องทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตอย่างต่อเนื่อง ด้วยเหตุผลนี้ จึงควรระบุความรับผิดชอบในงานให้ชัดเจน เพื่อกำหนดหน้าที่ในข้อบังคับภายในขององค์กรก็เพียงพอแล้ว
3. การนำการเพิ่มประสิทธิภาพไปใช้ ดังนั้นเราจึงมาถึงการปรับกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรให้เหมาะสมที่สุด สำหรับเธอนั้นสงวนไว้เฉพาะขั้นตอนที่สามเท่านั้นเพราะก่อนอื่นคุณต้องเตรียมตัว อย่าคิดว่าทุกองค์กรอยู่ในระเบียบที่สมบูรณ์ ในองค์กรใด ๆ คุณสามารถพบปัญหามากมาย และหลังจากการค้นพบนี้ คุณต้องดำเนินการตามแผน ขั้นแรก คุณต้องประเมินกระบวนการทั้งหมดของบริษัท รวมทั้งขจัดความซ้ำซ้อนของความรับผิดชอบในงาน ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการคำนวณเวลาสำหรับแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ การวิเคราะห์เปรียบเทียบกับตัวชี้วัดเฉลี่ย การปรับตัวชี้วัดจริง ถัดไป คุณต้องจัดระเบียบการวิเคราะห์การดำเนินงานของทรัพยากรการผลิต คุณต้องติดตามความเคลื่อนไหวของค่านิยมและข้อมูลในบริษัทและกำจัดพื้นที่ที่มีการสูญเสียทั้งสองอย่าง ขั้นตอนสุดท้ายจะเป็นการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของการใช้ทรัพยากรในแต่ละกระบวนการ
4. ระบบอัตโนมัติของกระบวนการหลักขององค์กร ไม่น่าแปลกใจที่ขั้นตอนนี้ถูกสะกดออกมาในย่อหน้าที่สี่ เพราะก่อนดำเนินการต่อ คุณต้องเข้าใจให้ชัดเจนว่าการเพิ่มประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นได้อย่างไร หากมีความสับสนอย่างสมบูรณ์ในองค์กร ไม่ว่าคุณจะปรับกระบวนการให้เหมาะสมด้วยวิธีใด จะไม่มีความรู้สึกใด ๆ จากสิ่งนี้ สิ่งเดียวที่สามารถทำได้คือค่าใช้จ่ายทางการเงินจำนวนมากและเสียเวลา
5. ประเมินผล. การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้รับการแก้ไขแล้ว เช่นเดียวกับการปรับโครงสร้างองค์กรเอง ถึงเวลาที่จะสต็อก หากดำเนินการอย่างถูกต้อง ผลลัพธ์จะเป็นการกำจัดตำแหน่งและหน้าที่ซ้ำซ้อนของพนักงาน กำกับดูแลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงาน ลดจำนวนข้อผิดพลาด และลดอิทธิพลของปัจจัยมนุษย์ในการผลิต การแนะนำระบบ ปัจจัยด้านประสิทธิภาพที่จูงใจพนักงาน สร้างฐานความรู้เกี่ยวกับกระบวนการขององค์กร ลดการละเมิดในการผลิตเนื่องจากขาดบุคลากรหรือขาดทรัพยากร ค้นหาการเงินที่ไม่เกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนและการชำระบัญชี ลดการซื้อผลิตภัณฑ์ที่ไม่จำเป็น

ความผิดพลาดทั่วไป

ถึงการเพิ่มประสิทธิภาพได้ผลลัพธ์ เราต้องพยายามไม่ทำผิดพลาดที่ผู้ประกอบการรายอื่นทำ นี่คือบางส่วนของพวกเขา

ความผิดพลาดครั้งแรกคือการระบุปัญหาที่ไม่ถูกต้อง ถ้าผู้จัดการไม่รู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อปรับปรุงงานขององค์กร เขาจะไม่ประสบความสำเร็จ ขั้นตอนแรกคือการทำความเข้าใจถึงผลลัพธ์ที่คุณคาดหวังจากการเพิ่มประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นการร่างลักษณะของแผนกบัญชีนั้นไร้ประโยชน์หากองค์กรไม่มีรายได้โดยตรง การขาดกำไรเป็นหน้าที่ของฝ่ายขาย ไม่ใช่นักบัญชี นั่นคือในสถานการณ์นี้ จำเป็นต้องเปลี่ยนงานของแผนกนี้โดยเฉพาะ และโบนัสจะเป็นการเปลี่ยนแปลงในการทำงานของบริการอื่นๆ กล่าวโดยย่อ การเริ่มต้นเพิ่มประสิทธิภาพด้วยคำอธิบายของกระบวนการขององค์กรนั้นคุ้มค่า เราได้พูดถึงเรื่องนี้ไปแล้วข้างต้น

ความผิดพลาดประการที่สองคือความไม่สมส่วนระหว่างความพยายามกับงาน บ่อยครั้งคุณสามารถเห็นคำอธิบายของกระบวนการที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายหลักขององค์กรอย่างแน่นอน ตัวอย่างที่เกินจริง แต่สะท้อนถึงแก่นแท้อย่างชัดเจนคือการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและเลขานุการเพื่อเรียกรอง เป็นที่ชัดเจนว่ากระบวนการนี้ไม่มีความหมายและไม่มีคุณค่าใด ๆ ปรากฎว่าองค์กรกำลังเสียเงินกับกระบวนการนี้

ความผิดพลาดครั้งที่สามคือการเลือกวิธีการอธิบายที่ผิด เพื่อที่จะอธิบายลักษณะของกระบวนการ ใช้วิธีการต่างๆ รวมถึงโปรแกรมที่มีความสามารถต่างกัน ค่าใช้จ่ายของโปรแกรมดังกล่าวค่อนข้างสูง โดยเริ่มต้นที่ $100 และไม่มีขีดจำกัดบน เป็นที่ชัดเจนว่าความจุของโปรแกรมควรสอดคล้องกับขนาดของบริษัท กลับกลายเป็นว่าไร้ประโยชน์บริษัทขนาดเล็กเพื่อซื้อโปรแกรมขนาดใหญ่ ต้องเลือกเครื่องมือตามงานและเป้าหมายขององค์กร ซึ่งฝ่ายบริหารพยายามแก้ไขผ่านการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ไม่ควรคิดว่าซอฟต์แวร์เป็นเครื่องมือหลัก นี่เป็นเพียงเครื่องมือเสริม การเพิ่มประสิทธิภาพได้รับผลกระทบมากที่สุดจากองค์กรที่เหมาะสม

วรรณกรรมเสริม

นอกจากข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตแล้ว ผู้นำบริษัทควรอ่านหนังสือที่จะช่วยในกระบวนการที่ซับซ้อนนี้ด้วย นี่คือหนังสือบางเล่ม:

1. “กระบวนการทางธุรกิจ การสร้างแบบจำลอง การนำไปใช้ การจัดการ” โดย Vladimir Repin หากคุณตัดสินใจที่จะเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจและลองใช้แนวทางใหม่ หนังสือเล่มนี้เหมาะสำหรับคุณ นี้ไม่ได้บอกว่าอ่านง่าย แต่ถึงกระนั้น ข้อมูลสำคัญมากมายถูกซ่อนอยู่ในนั้น แต่ละบทจะต้องเข้าใจและดำเนินการผ่าน สิ่งพิมพ์ประกอบด้วยภาพวาด ตาราง และไดอะแกรมจำนวนมากที่ช่วยเปิดเผยกระบวนการ เป็นที่น่าสังเกตว่าไม่มีคำเกี่ยวกับเรื่องนี้ในโอเพ่นซอร์สอื่น
2. “แนวทางการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องอย่างเป็นระบบ ทฤษฎีข้อ จำกัด Goldratt โดย William Detmer หนังสือของผู้แต่งทั้งหมดถูกกวาดออกจากชั้นวางเหมือนเค้กร้อน และทั้งหมดเป็นเพราะช่วยแก้ปัญหามากมาย เช่น ความขัดแย้งระหว่างเวลาของการบริการและคุณภาพ ระหว่างต้นทุนทางการเงินและราคา ก่อนหน้านี้ไม่สามารถหาข้อมูลทั้งหมดจากผู้เขียนได้ แต่ตอนนี้มีการออกหนังสือที่เปิดเผยความลับทั้งหมดแล้ว
3. “การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ คู่มือปฏิบัติในการดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จ” โดย Johan Nelis, John Jeston หนังสือเล่มนี้กล่าวถึงหลักการพื้นฐานของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ประโยชน์และคุณสมบัติเชิงบวก สิ่งพิมพ์นี้ยังอุดมไปด้วยตัวอย่างวิธีการจัดการ หนังสือเล่มนี้เหมาะสำหรับเป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับองค์กรที่ดำเนินโครงการการจัดการกระบวนการ นี่เป็นเพราะข้อเท็จจริงที่ว่าเนื้อหาที่อธิบายไว้บอกถึงเครื่องมือที่สามารถนำไปใช้ในทางปฏิบัติได้ และยังช่วยให้ดำเนินโครงการทางธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. "เป้าหมาย. กระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องโดย Eliyahu Goldratt สิ่งพิมพ์อธิบายว่าบุคคลที่เห็นปัญหาบางอย่างในโครงการธุรกิจจำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นเหตุและผลระหว่างผลลัพธ์และกระบวนการ แต่ละคนจำเป็นต้องเข้าใจหลักการพื้นฐานของการบรรลุประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ขององค์กร
5. ซอฟต์แวร์แบบลีน: จากแนวคิดสู่ผลกำไร โดย Tom และ Mary Poppendyck ฝ่ายบริหารจะให้ความช่วยเหลือในสถานการณ์ที่จำเป็นในการสร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ผู้บริหารระดับสูงควรอ่านหนังสือเล่มนี้ เช่นเดียวกับผู้จัดการ นักพัฒนาของบริษัท นั่นคือข้อมูลจะเป็นประโยชน์กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับซอฟต์แวร์อย่างแม่นยำ

สรุป

อย่างที่คุณเห็น เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างเหมาะสม คุณจำเป็นต้องรู้มากและเข้าใจให้มาก การปรับโครงสร้างองค์กรจะไม่ช่วยหากผู้จัดการไม่เข้าใจสิ่งที่เขาทำงานด้วย บ่อยครั้งที่มีผู้บังคับบัญชาดังกล่าวจำนวนมากซึ่งเป็นสาเหตุของการล่มสลายของหลายบริษัท

ถึงแม้ผู้ก่อตั้งจะไม่เข้าใจปัญหาในตัวเอง แต่หน้าที่ของเขาคือการหาพนักงานที่มีความสามารถซึ่งจะไม่ทำงานเพื่อประโยชน์ส่วนตน แต่เพราะพวกเขาทุ่มเทให้กับงานของตน มีคนงานที่ไม่เห็นแก่ตัวเหลืออยู่น้อยมาก ซึ่งหมายความว่าหากคุณโชคดีและพบพวกเขาแล้ว พยายามอย่าปล่อยมือ ความสามารถของพนักงานเป็นตัวกำหนดว่าองค์กรจะเฟื่องฟูขนาดไหน แม้แต่ผู้นำที่มีความสามารถที่สุดก็ยังไม่สามารถดึงบริษัทออกโดยลำพังได้ ดังนั้นจึงไม่ควรละเลยความเป็นมืออาชีพของพนักงาน เพราะมันเป็นเรื่องของเงินและเวลาของคุณ