เอกสารทางบัญชีเบื้องต้น: ประเภท การประมวลผล และการจัดเก็บ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การทำบัญชีในสถานประกอบการที่มีรูปแบบการเป็นเจ้าของในรูปแบบต่างๆ เป็นไปไม่ได้หากปราศจากการไตร่ตรองในเอกสาร ไม่ใช่ขั้นตอนเดียว ไม่ใช่โครงการเดียว ไม่มีธุรกรรมทางธุรกิจเดียวที่ดำเนินการโดยไม่มีเอกสารที่ดำเนินการอย่างถูกต้อง ซึ่งควบคุมโดยคำสั่งภายในขององค์กรและบรรทัดฐานทางกฎหมายภายนอก การกระทำแต่ละครั้งที่ดำเนินการโดยพนักงานของบริษัทการค้า เช่น บริษัทการค้าที่เริ่มต้นจากผู้ดำเนินการรับใบสมัครและลงท้ายด้วยกรรมการ จะสะท้อนให้เห็นในฐานสารคดี ซึ่งอิงตามรายการเอกสารหลัก

แนวคิดและความสำคัญ

อาจเป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการถึงการทำงานขององค์กรที่มีอยู่ภายในขอบเขตของกิจกรรมใดๆ ที่เป็นไปได้โดยไม่มีเอกสารยืนยันธุรกรรมทางธุรกิจ เช่นเดียวกับปัญหาอื่นๆ เอกสารมีบทบาทสำคัญมากที่นี่ คุณแทบจะไม่สามารถจินตนาการได้งานคุณภาพสูงและถูกต้องตามกฎหมายของสนามบินทำให้ผู้โดยสารสามารถออกเดินทางได้โดยไม่ต้องมีเอกสารพิสูจน์ตัวตน - หนังสือเดินทางและรหัสประจำตัวประชาชน ในทำนองเดียวกัน เป็นการยากที่จะยอมรับการเข้าสู่ความเคลื่อนไหวของรถยนต์ที่ผู้ขับขี่ไม่มีเอกสารที่เหมาะสมในรูปของใบอนุญาตและหนังสือเดินทางทางเทคนิคสำหรับรถที่เขาขับ เอกสารทางบัญชีหลักก็เช่นกัน บริษัทใดๆ ที่จดทะเบียนในรายชื่อผู้ประกอบการของรัฐต้องมีเอกสารจำนวนหนึ่งที่จำเป็นสำหรับการบัญชี ซึ่งเป็นพื้นฐานพื้นฐานและการเชื่อมโยงเริ่มต้นในห่วงโซ่ของระเบียบข้อบังคับของกระบวนการทางธุรกิจ

เอกสารทางบัญชีเบื้องต้นคือชุดของใบรับรอง การกระทำ คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด และรายงาน ซึ่งจะมีการบันทึกการดำเนินงานของบริษัทและควบคุมขั้นตอนทางธุรกิจ

ประเภทเอกสาร

การจำแนกประเภทของเวิร์กโฟลว์การบัญชีรวมถึงเอกสารหลักประเภทต่อไปนี้:

• ตามวัตถุประสงค์การใช้งาน - การบัญชี การจัดการ บุคลากร
• ตามระดับของระเบียบ - ภายในและภายนอก

ทิศทางแรกของการจำแนกประเภททำให้สามารถแยกแยะระหว่างกันของเอกสารระดับการทำงานหลักสามระดับของบริษัทธุรกิจใด ๆ ตามลักษณะของจุดประสงค์และประการที่สอง - ตามวิธีการจัดระเบียบทางกฎหมาย ระเบียบความสัมพันธ์ทางเศรษฐกิจ แต่ละทิศทางมีมวลเอกสารบางประเภทที่แสดงถึงการดำเนินการเฉพาะของพนักงานบริษัท

เอกสารทางบัญชี

หากเราพิจารณาเอกสารทางบัญชีหลัก ในทางกลับกัน เอกสารเหล่านี้จะถูกแบ่งออกเป็นกฎเกณฑ์ของการทำธุรกรรมทางธุรกิจสามขั้นตอน

ขั้นแรกมีลักษณะเป็นบทสรุปของการทำธุรกรรม ที่นี่ เอกสารทางบัญชีหลักแสดงโดยการสรุปข้อตกลงและการออกใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน ข้อตกลงคือเอกสารที่ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างสองฝ่ายเพื่อกำหนดเงื่อนไขสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินเป็นข้อกำหนดที่มีคำจำกัดความของจำนวนเงินเฉพาะซึ่งภายใต้เงื่อนไขของสัญญา ผู้ซื้อจะต้องชำระเงินให้กับผู้ขายสำหรับสินค้าที่ขายหรือบริการที่ให้ไว้

ขั้นตอนที่สองของกิจกรรมผู้ประกอบการจะแสดงในเอกสารการชำระเงินและเรียกว่าขั้นตอนการชำระเงินสำหรับการทำธุรกรรม จากข้อเท็จจริงที่ว่าสามารถชำระเงินด้วยวิธีที่ไม่ใช่เงินสดหรือเป็นเงินสดได้ เอกสารหลักสำหรับการชำระเงินจะแสดงเป็นใบแจ้งยอดจากบัญชีกระแสรายวันและคำสั่งจ่ายเงิน หรือแคชเชียร์เช็คและใบเสร็จรับเงินสำหรับการสั่งซื้อเงินสดขาเข้า

ขั้นตอนที่สาม ขั้นสุดท้ายถูกกำหนดโดยการรับสินค้าหรือบริการโดยเฉพาะ ดังนั้นมันจึงถูกควบคุมโดยเอกสารหลักในรูปแบบของใบส่งมอบ, ใบเสร็จรับเงินการขายและการกระทำของการยอมรับและการถ่ายโอนผลิตภัณฑ์หรือการกระทำของงานที่ทำในกรณีของการให้บริการประเภทใด ๆ

เอกสารการจัดการบัญชี

ความแตกต่างระหว่างเวิร์กโฟลว์การบัญชีและการจัดการส่วนใหญ่อยู่ในความจริงที่ว่ากิจกรรมทางบัญชีถูกควบคุมโดยกฎหมายของรัฐพร้อมกรอบการทำงานเพื่อสะท้อนการดำเนินธุรกิจที่กำหนดขึ้นโดยเฉพาะโดยหน่วยงานและการจัดการจะถูกกำหนดโดยการตัดสินใจภายในและความชอบส่วนบุคคลของ กรรมการหรือเจ้าของโดยตรงของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง กล่าวอีกนัยหนึ่ง เอกสารทางบัญชีหลักมีรูปแบบที่เข้มงวดซึ่งควบคุมโดยกรอบการกำกับดูแลทั่วไป ในขณะที่เอกสารการจัดการได้รับการพัฒนาเฉพาะในระดับองค์กร เอกสารอะไรบ้างที่ควบคุมการดำเนินการของการจัดการบัญชีในบริษัท? ในบรรดารายการหลักมีดังต่อไปนี้:

• ประมวลกฎหมายแรงงานภายใน
• นโยบายการบัญชีขององค์กร
• ข้อตกลงร่วมกัน;
• ระเบียบและคำสั่งกรรมการบริษัท;
• รายละเอียดงาน;
• เอกสารการปกครอง

เอกสาร HR

สำหรับรายการเอกสารหลักที่ควบคุมความสัมพันธ์ระหว่างระดับของพนักงานในองค์กรตลอดจนการควบคุมขั้นตอนการคำนวณค่าจ้างและการกำหนดความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนใน บริษัท เอกสารการทำงานรวมถึงเอกสารหลักดังต่อไปนี้ ประเภท:

• staffing - เกี่ยวข้องกับจำนวนรวมของตำแหน่งทั้งหมดในองค์กร การสะท้อนของจำนวนและจำนวนหน่วยบุคลากร ตลอดจนคำอธิบายระดับค่าจ้างค่าธรรมเนียม, ขั้นตอนการรับโบนัส, การยกเลิกพันธะ, การยอมรับบทบัญญัติเกี่ยวกับเบี้ยเลี้ยง;
• ตารางงาน - รวมข้อมูลเกี่ยวกับวันทำงาน ปัญหาขององค์กรและการบริหาร กฎสำหรับการว่าจ้างและไล่พนักงานออก เช่นเดียวกับเงื่อนไขสำหรับการเลื่อนตำแหน่งเป็นการจ่ายเงินเพิ่มเติมสำหรับงานหรือตำหนิในรูปแบบของการตำหนิ และการหักจากค่าจ้าง;
• รายละเอียดงาน - งานของฝ่ายบุคคลของแต่ละองค์กรขึ้นอยู่กับชุดของสิทธิและภาระผูกพัน ข้อกำหนดทั่วไป งาน ความรับผิดชอบ ข้อกำหนดคุณสมบัติและความสัมพันธ์ในแง่ของการอยู่ใต้บังคับบัญชาระหว่างระดับต่างๆ ของหน่วยพนักงานใน องค์กร

เอกสารที่ต้องใช้

บริษัทใดๆ ที่จดทะเบียนและดำเนินการอย่างถูกกฎหมายมีรายการเอกสารบังคับที่ต้องปรากฏในกรอบของกิจกรรม เอกสารหลักบังคับมีดังนี้:

• ข้อตกลง - ไม่ว่าข้อตกลงจะเป็นอย่างไร เอกสารนี้เป็นพื้นฐานพื้นฐานในการเริ่มต้นความสัมพันธ์ระหว่างผู้ประกอบการสองคน ระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ระหว่างอุปสงค์และอุปทาน
• ออกใบกำกับสินค้า - เมื่อตัดสินใจขายสินค้าหรือให้บริการ ฝ่ายขายจะออกใบกำกับสินค้าให้ฝ่ายผู้ซื้อเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการทำธุรกรรม
• รูปแบบการรายงานที่เข้มงวด - ในกระบวนการข้อตกลง ยังไม่สมบูรณ์หากไม่มีเช็ค เงินสดและเอกสารสินค้าที่เกี่ยวข้องกับรายการบังคับ
• สินค้าโภคภัณฑ์-ใบตราส่ง - เอกสารที่ระบุผู้รับตราส่ง, ผู้ขนส่ง, ผู้ส่งสินค้า, สินค้าในการแบ่งประเภทของระบบการตั้งชื่อ, จำนวนสินค้าที่จัดส่ง, ราคาและจำนวน;
• การตอบรับและโอนงานที่ทำเสร็จแล้วหรือสินค้าที่จัดส่ง

เอกสารภายใน

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ งานของบริษัทใดๆ ก็ตามเป็นนัยว่ามีเอกสารภายนอกและภายในอยู่ เอกสารหลักสำหรับวัตถุประสงค์ภายในคือรายการของแบบฟอร์ม ใบรับรอง คำชี้แจง คำสั่ง คำแนะนำที่พัฒนาขึ้นโดยตรงภายในองค์กรและนำไปใช้กับบุคลากรที่ทำงานในนั้นเท่านั้น โดยไม่มีอิทธิพลทางกฎหมายต่อสังคมที่ไปไกลกว่านั้น บริษัทนี้

เอกสารภายนอก

เอกสารวัตถุประสงค์ภายนอกแสดงถึงระดับการอยู่ใต้บังคับบัญชาที่สูงกว่า เนื่องจากเอกสารภายนอกเป็นเอกสารที่ควบคุมโดยรัฐและกรอบกฎหมาย บทบัญญัติที่พัฒนาขึ้นเกี่ยวกับการบัญชี, ชุดของบัญชีการติดต่อทางบัญชี, มาตรฐานของการบัญชีและการรายงานทางการเงิน - ทั้งหมดนี้มีพื้นฐานด้านกฎระเบียบและถูกควบคุมโดยกรอบกฎหมายของรัฐ

แบบฟอร์มเอกสาร

รูปแบบของเอกสารหลักมีหลายแง่มุมในลักษณะของวัตถุประสงค์ ประเภทของการออกแบบ และความเป็นเจ้าของ แผนกหลักต่อไปนี้มีความโดดเด่นทางกฎหมาย:

• แบบฟอร์มบันทึกบุคลากร (คำสั่ง, คำสั่ง, กำหนดการ,โหมดและตารางเวลาปกติ);
• รูปแบบการบัญชีสำหรับค่าจ้างและชั่วโมงทำงาน (ไทม์ชีท บัญชีส่วนตัว สมุดรายวัน เงินเดือน)
• แบบฟอร์มการบัญชีทุนก่อสร้าง (ใบรับรอง วารสาร การกระทำ);
• แบบฟอร์มบัญชีผลิตภัณฑ์ (การกระทำและการลงทะเบียนสินค้าคงคลัง แผ่นน้ำหนัก การ์ดปาร์ตี้ รายงานการเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลัง);
• แบบฟอร์มบัญชีเงิน (สมุดบัญชีแคชเชียร์ การโอนเงิน และเงินสดที่โต๊ะเงินสด);
• แบบฟอร์มการบัญชีการค้า (คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ การกระทำ คุณสมบัติ ใบรับรองคุณภาพ);
• รูปแบบการบัญชีสำหรับการทำธุรกรรมเงินสด (รายงานล่วงหน้า, PKO, RKO, สมุดรายวันการลงทะเบียน);
• แบบฟอร์มการบันทึกสินค้าคงคลัง (รายการสินค้าคงคลัง การกระทำ ใบรับรอง วารสาร งบ)

นอกจากข้างต้นแล้ว ยังมีรูปแบบเอกสารเบื้องต้นสำหรับการบัญชีเครื่องจักรและกลไกในการก่อสร้าง การขนส่งทางถนน สินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตน วัสดุ สินค้ามูลค่าต่ำ สินค้าเกษตร และวัตถุดิบ

ขั้นตอนการลงทะเบียน

เอกสารหลักถูกร่างขึ้นเนื่องจากข้อกำหนดบางประการที่ต้องปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น รายการในเอกสารต้องทำด้วยหมึกสีน้ำเงินเท่านั้น ในขณะที่ต้องเรียบร้อยและอ่านง่าย นอกจากนี้เอกสารจะต้องมีรายละเอียดจำนวนหนึ่งที่จำเป็นสำหรับแต่ละประเภทและได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของหัวหน้าหัวหน้าฝ่ายบัญชีหรือผู้มีอำนาจและปิดผนึกด้วยตราประทับขององค์กร ตัวเลขในเอกสารเงินควรเขียนด้วยคำพูด และในกรณีที่คอลัมน์ของเอกสารว่างเปล่า จะต้องมีเครื่องหมายขีดกลางเพื่อหลีกเลี่ยงการกรอกตัวเลขเท็จโดยผู้ไม่หวังดีตามมา

ที่เก็บข้อมูล

การจัดเก็บเอกสารหลักดำเนินการโดยตรงที่องค์กร หรือคุณสามารถใช้บริการของที่เก็บถาวรส่วนตัว (หรือของรัฐ) หากการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบภาษีพบว่าไม่มีเอกสารหลักองค์กรจะถูกปรับซึ่งจำนวนเงินจะถูกกำหนดขึ้นอยู่กับประเภทเฉพาะและจำนวนเอกสารที่สูญหาย ตามกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย เอกสารหลักจะถูกเก็บไว้ที่องค์กรเป็นเวลาอย่างน้อยห้าปี