พื้นฐาน รูปแบบ และโครงสร้างของการเจรจา

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ในชีวิตของทุกคน การเจรจามีบทบาทสำคัญ ทุกๆ วันผู้คนต้องตกลงกันบางอย่างในที่ทำงานและที่บ้าน การเจรจามีความสำคัญอย่างยิ่งในชีวิตของนักธุรกิจ เนื่องจากความสำเร็จของกิจกรรมและรายได้ทางการเงินในเวลาต่อมา ขึ้นอยู่กับการสื่อสารทางธุรกิจดังกล่าว

อย่างไรก็ตาม การพบปะและพูดคุยกับเขาไม่เพียงพอ นักธุรกิจที่มีประสบการณ์กล่าวว่าจำเป็นต้องรู้โครงสร้างของการเจรจาธุรกิจ รูปแบบและความแตกต่างอื่นๆ ทั้งหมดนี้สามารถช่วยได้ในช่วงเวลาที่ต้องการโน้มน้าวพันธมิตรหรือตกลงในบางสิ่ง

เพิ่มเติมในบทความ เราจะพิจารณาโครงสร้างของการเจรจาโดยละเอียด อธิบายขั้นตอนและหน้าที่ นอกจากนี้ จะจัดรูปแบบการเจรจาและความแตกต่างของการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์และกับพันธมิตรจากประเทศอื่น ๆ

คำจำกัดความของแนวคิดของ "การเจรจา"

ก่อนที่คุณจะเริ่มศึกษาโครงสร้างการเจรจา คุณต้องเข้าใจว่ามันคืออะไรและมีบทบาทอย่างไรโดยทั่วไป ดังนั้น การเจรจาคือการสื่อสารทางธุรกิจ ซึ่งมุ่งเป้าไปที่การตัดสินใจร่วมกันในประเด็นที่กำลังหารือ ตามกฎแล้วการเจรจาหมายถึงคือการสื่อสารของผู้ที่มีความคิดเห็นคล้ายกันและมุ่งสู่เป้าหมายเดียวกัน

บทบาทของการเจรจาต่อรองในธุรกิจ

จำเป็นต้องแยกการสื่อสารดังกล่าวออกจากการสื่อสารเมื่อพันธมิตรเห็นด้วยกับความเชื่อของกันและกันอย่างสมบูรณ์หรือในทางกลับกันมีความสำคัญ อันที่จริง ในกรณีแรก นี่เป็นความร่วมมือแล้ว และในครั้งที่สอง - การเผชิญหน้า เป้าหมายหลักของการเจรจาคือการหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทั้งสองฝ่ายและเพื่อกำหนดแผนปฏิบัติการร่วมกัน

ตามกฎแล้วถ้าคู่กรณีมาเจอกันก็สนใจให้ความร่วมมือ ดังนั้นบทบาทของการเจรจาคือการพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานที่ประสบผลสำเร็จ

โครงสร้างการเจรจา

การเจรจาทุกรูปแบบใช้โครงสร้างเดียวกัน นักธุรกิจที่มีประสบการณ์พยายามสร้างการสนทนาโดยทำตามขั้นตอนบางอย่าง วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและมุ่งเป้าไปที่การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ ดังนั้น โครงสร้างการเจรจาจึงมีสี่ขั้นตอนหลัก:

1. การเตรียมตัว
2. กำลังเจรจา
3. ยุติการเจรจา
4. วิเคราะห์ผล

แต่ละขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญเท่าเทียมกันในกระบวนการสื่อสารทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าโครงสร้างของกระบวนการเจรจาระหว่างประเทศนั้นคล้ายกันอย่างยิ่งกับที่กล่าวไว้ข้างต้น อย่างไรก็ตาม ควรจำไว้ว่าการสื่อสารกับพันธมิตรจากประเทศอื่น ๆ ก็ต้องมีการเตรียมการเพิ่มเติมเช่นกัน เนื่องจากมีความจำเป็นต้องศึกษาประเพณี บรรทัดฐานของการสื่อสาร และรายละเอียดอื่น ๆ ของคนเหล่านั้นที่คุณจะต้องเจรจาด้วย ควรพิจารณารายละเอียดเพิ่มเติมแต่ละรายการทาง

ขั้นตอนแรก: การเตรียมการ

ความสำเร็จของการสื่อสารทางธุรกิจกับพันธมิตรขึ้นอยู่กับคุณภาพของการเตรียมตัวสำหรับการเจรจา ผู้เชี่ยวชาญในขั้นตอนนี้ของโครงสร้างการเจรจาธุรกิจแนะนำให้ใช้รูปแบบการเตรียมการดังต่อไปนี้:

1. กำหนดประเด็นการเจรจา. สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจสิ่งที่จะพูดคุยกัน เพราะหากไม่มีช่วงเวลานี้ ย่อมเป็นไปไม่ได้ที่จะได้รับประโยชน์จากการสื่อสาร ตามที่ผู้จัดการที่มีประสบการณ์ ความคิดริเริ่มมักจะมาจากคนที่มีความรู้มากกว่าในหัวข้อที่กำลังสนทนา
2. จำเป็นต้องจัดทำโปรแกรมโดยประมาณสำหรับการเจรจา สถานการณ์ที่แปลกประหลาดจะช่วยให้คาดการณ์ผลลัพธ์ของการสื่อสารได้ อาจมีหลายสถานการณ์ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการเจรจา
3. จำเป็นต้องกำหนดช่วงเวลาที่เป็นไปได้ที่จะยอมจำนนต่อพันธมิตรและในช่วงเวลาที่เป็นไปไม่ได้โดยเด็ดขาด ในเวลาเดียวกัน จำเป็นต้องคาดการณ์ล่วงหน้าว่าจะได้รับสัมปทานอะไรเพื่อสนับสนุนการเจรจาในด้านอื่นๆ

รุ่นนี้อเนกประสงค์มาก อย่างไรก็ตาม เป็นไปไม่ได้ที่จะใช้แผนปฏิบัติการดังกล่าวเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ หากยังไม่เคยศึกษาคำถามต่อไปนี้มาก่อน:

1. วัตถุประสงค์ของการเจรจา
2. หุ้นส่วน (ตำแหน่งของเขาในตลาด สถานะกิจการ ฯลฯ)
3. เจรจาแล้ว
4. ผู้เข้าร่วมประชุม
5. เงื่อนไขและเงื่อนไขที่เป็นไปได้

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนสามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการเตรียมการได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ที่จะมีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการสื่อสารกับคู่หูมีหน้าที่ต้องศึกษาทุกรายละเอียดของข้อมูลที่รวบรวมไว้ก่อนหน้านี้ เป็นที่น่าสังเกตว่าคุณภาพของการเตรียมตัวเป็นตัวกำหนดผลลัพธ์ของการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนแรกของโครงสร้างการเจรจาการขายจะตรวจสอบสิ่งที่จะเสนอให้กับลูกค้า วัตถุประสงค์ของการประชุม ความสามารถในการชำระเงินของลูกค้า และรายละเอียดอื่นๆ ที่จะช่วยให้คุณโปรโมตผลิตภัณฑ์และปิดการขายได้

ขั้นที่สอง: การเจรจา

โครงสร้างการเจรจารวมถึงวิธีการดำเนินการในขั้นตอนที่สองดังต่อไปนี้:

1. วิธีการแปรผัน มันถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของความจริงที่ว่าปฏิกิริยาเชิงลบของพันธมิตรต่อเงื่อนไขที่เสนอนั้นเป็นที่ทราบล่วงหน้า การเจรจาดังกล่าวอาจเรียกได้ว่าซับซ้อน ดังนั้น ในระหว่างการสนทนา คุณควรพยายามหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดด้วยแนวทางที่แตกต่าง
2. วิธีบูรณาการ ขอแนะนำให้ใช้วิธีนี้เมื่อพันธมิตรหมกมุ่นอยู่กับผลประโยชน์ของตนเอง แต่ไม่ได้คำนึงถึงความแตกต่างของความสัมพันธ์ทางสังคม วิธีนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อโน้มน้าวให้อีกฝ่ายทราบถึงความเหมาะสมของการประเมินความสูญเสียในกรณีที่ละเลยความสัมพันธ์ทางสังคม วัตถุประสงค์หลักของการใช้วิธีนี้คือการโน้มน้าวพันธมิตรว่าความรับผิดชอบในการตัดสินใจในเรื่องที่อยู่ระหว่างการสนทนาอยู่กับทุกฝ่ายในการเจรจา
3. วิธีปรับสมดุล วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการเลือกข้อโต้แย้งที่ดีที่สุดเพื่อโน้มน้าวพันธมิตร สิ่งเหล่านี้อาจเป็นข้อเท็จจริง สถิติ การคำนวณ ฯลฯ เป็นสิ่งสำคัญที่เมื่อใช้วิธีนี้จำเป็นต้องยืนหยัดหุ้นส่วนและประเมินสถานการณ์จากด้านข้างของเขา ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลือกอาร์กิวเมนต์ที่ถูกต้องที่สุดได้ในเวลาที่เหมาะสม
4. วิธีประนีประนอม วิธีนี้บอกเป็นนัยว่าคู่ค้าพร้อมที่จะแสวงหาการประนีประนอมล่วงหน้า และในกรณีที่ความเห็นไม่ตรงกัน ให้บรรลุข้อตกลงอย่างสม่ำเสมอ วิธีการประนีประนอมไม่ได้หมายความถึงการปฏิเสธเงื่อนไขเดิม แต่มุ่งที่จะพิจารณาปัญหาโดยใช้ความเป็นไปได้ทั้งหมด เป็นที่น่าสังเกตว่าวิธีการประนีประนอมจะใช้เมื่อการปฏิเสธที่จะเจรจาและการไม่สามารถสรุปข้อตกลงบางอย่างได้คุกคามทั้งสองฝ่ายด้วยผลที่ไม่พึงประสงค์

ขั้นตอนการเจรจาในขั้นตอนที่สอง

โดยทั่วไป ขั้นต่อไปของการเจรจาสามารถแยกแยะได้ ซึ่งรวมถึงโครงสร้างการเจรจาในระยะที่สอง:

1. นัดพบและติดต่อสอบถาม. การเจรจาเริ่มต้นตั้งแต่นัดพบกับคู่หู แม้ว่าเขาจะต้องไปรับที่สนามบินและสถานีรถไฟก็ตาม ขั้นตอนนี้อาจไม่สำคัญนักในมุมมองของหัวข้อการเจรจา แต่ขึ้นอยู่กับความประทับใจที่ฝ่ายจัดประชุมสร้างกับคู่ของพวกเขา ผลลัพธ์ของการเจรจาส่วนหนึ่งจะขึ้นอยู่กับว่า
2. จุดเริ่มต้นของธุรกิจ. ในขั้นตอนนี้ ความสนใจของพันธมิตรจะถูกดึงไปที่ข้อมูลและหัวข้อของการสนทนา
3. การส่งข้อมูล. ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการโน้มน้าวให้อีกฝ่ายหนึ่งทำอย่างชาญฉลาดโดยยอมรับความเชื่อของคุณ
4. เหตุผลโดยละเอียด ในขั้นตอนนี้ จะมีการโต้แย้งความคิดและข้อเสนอของตนเอง คนอื่นกล่าวอีกนัยหนึ่ง หากพันธมิตรสนใจข้อเสนอแต่ไม่แน่ใจในสิ่งใด จำเป็นต้องโต้แย้งทั้งหมดข้างต้นและขจัดข้อสงสัยทั้งหมด

ขั้นตอนที่สาม: การเจรจาเสร็จสิ้น

ขั้นตอนสุดท้ายของโครงสร้างการเจรจาคือการซักถามแบบบังคับ หากแนวทางการสื่อสารทางธุรกิจเป็นไปในเชิงบวกอย่างมาก การเจรจาที่เสร็จสิ้นก็หมายถึงการสรุปโดยย่อ นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แต่ละฝ่ายมั่นใจว่าทุกคนเข้าใจกันอย่างสมบูรณ์ หลังจากนั้นจะมีการหารือเกี่ยวกับโอกาสของการประชุมครั้งใหม่

มิฉะนั้น เมื่อไม่มีการตกลงอันเป็นผลจากการเจรจา สิ่งสำคัญคือต้องรักษาการติดต่อส่วนตัวกับหุ้นส่วน สิ่งสำคัญคือต้องสรุปสิ่งที่เราพยายามหาจุดร่วม และพูดประเด็นที่ไม่เหมาะกับฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ในตอนท้ายของการประชุมทางธุรกิจที่มีผลเสีย สิ่งสำคัญคือต้องไม่เสียหน้าและพยายามกลบเกลื่อนบรรยากาศด้วยการอำลาแบบเป็นกันเองและเป็นกันเอง แต่ไม่ว่าในกรณีใด คุณไม่ควรพูดจาหยาบคายกับคู่ของคุณ และขัดจังหวะการเจรจากับการจากไปของคุณอย่างกะทันหัน ควรจำไว้ว่าควรเสนอให้หารือในประเด็นนี้ในภายหลัง เลื่อนการเจรจา เตรียมตัวให้รอบคอบมากขึ้น และพยายามหาข้อโต้แย้งที่จะช่วยให้คุณโน้มน้าวใจอีกฝ่ายได้

ขั้นที่สี่: วิเคราะห์การเจรจา

ถึงแม้คู่สัญญาจะร่ำลากัน แต่การเจรจายังไม่เสร็จสิ้นในขั้นตอนนี้ สิ่งนี้จะเกิดขึ้นหลังจากการวิเคราะห์โดยละเอียดและการจัดทำรายงานเท่านั้น โดยทั่วไปการวิเคราะห์เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเปรียบเทียบเป้าหมายของการสื่อสารทางธุรกิจกับผลลัพธ์ที่ได้รับ กำหนดการดำเนินการเพิ่มเติม และประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน บทวิจารณ์สามารถเขียนได้ (หากจำเป็นในสถานการณ์นั้น) หรือไตร่ตรอง (หากไม่จำเป็นต้องรายงานต่อผู้บริหารระดับสูง)

การทำความเข้าใจโครงสร้างการเจรจากับลูกค้าและคู่ค้า จะสร้างการสื่อสารได้ง่ายขึ้นมาก อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากนี้ จำเป็นต้องรู้ว่ารูปแบบการเจรจาเป็นอย่างไร

สไตล์

โดยทั่วไปแล้ว การเจรจามีหลายรูปแบบ ทั้งแบบแข็ง อ่อน การค้าขาย และแบบร่วมมือ สไตล์ฮาร์ดแสดงถึงความแน่วแน่และสมาธิตามความต้องการของตัวเองเท่านั้น Soft เป็นกลยุทธ์ด้านที่พัก ส่วนใหญ่มักใช้เมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งมีความสำคัญมากกว่าในการรักษาความสัมพันธ์ฉันมิตร

รูปแบบการซื้อขายบ่งบอกถึงหลักการประนีประนอมเมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งยอมให้สัมปทาน แต่ในขณะเดียวกันก็ "ต่อรอง" สัมปทานบางอย่างสำหรับตัวเอง รูปแบบการทำงานร่วมกันคือการสื่อสารที่มุ่งตอบสนองผลประโยชน์ของทั้งสองฝ่าย

กฎการเจรจาระยะสั้น

ผู้เชี่ยวชาญในสาขาการสื่อสารทางธุรกิจแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎชุดต่อไปนี้ซึ่งจะช่วยสร้างภาษาร่วมกับพันธมิตรใดๆ:

1. คุณไม่สามารถทำให้บุคลิกของคู่หูอับอายได้
2. อย่าเพิกเฉยต่อความกลัว คำพูด และความรู้สึกของคนรัก
3. ไม่เพียงแต่คุณควรถามคำถาม แต่ยังอธิบายจุดประสงค์ในการรับคำตอบด้วย
4. ถ้าคู่สนทนาต้องการชี้แจงบางสิ่งบางอย่างหรือขอให้ทำซ้ำสิ่งที่พูดอย่าหงุดหงิด เราต้องพยายามถ่ายทอดข้อมูลในแบบที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้
5. อย่าใช้อารมณ์

นอกจากบทสรุปสั้นๆ นี้แล้ว อย่าลืมว่าคุณควรเตรียมตัวให้ดี วิเคราะห์โครงสร้างการเจรจาล่วงหน้า และฝึกฝนรูปแบบการเจรจาให้เชี่ยวชาญ ทั้งหมดนี้จะช่วยให้รับมือกับงานได้ดีขึ้นมาก

กฎการโน้มน้าวใจในการเจรจา

มีเคล็ดลับหลายประการจากนักจิตวิทยาและผู้จัดการที่มีประสบการณ์ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในช่วงเวลาเหล่านั้นเมื่อมีความจำเป็นในการโน้มน้าวให้คู่หูทำบางสิ่ง ก่อนอื่น คุณต้องเรียนรู้วิธีนำเสนอข้อโต้แย้ง ขั้นแรกคุณต้องทำการโต้เถียงที่หนักแน่น และจากนั้นก็อ่อนแรงลงเล็กน้อย และในตอนท้ายก็หยิบยกข้อโต้แย้งที่แข็งแกร่งที่สุดออกมา พูดง่ายๆ ก็คือ ทรัมป์อาร์กิวเมนต์

ประการที่สอง คุณต้องจำไว้ว่าคุณไม่สามารถทำให้คู่สนทนาอยู่ในตำแหน่งที่ไม่สะดวกหรือขับรถเข้ามุมได้ ความเคารพเป็นกุญแจสู่ความสัมพันธ์ที่มีเมตตา และคุณสามารถโน้มน้าวใจบางสิ่งได้ก็ต่อเมื่อบุคคลนั้นคิดบวก

ประการที่สาม ข้อโต้แย้งที่เสนอมาจะต้องตัดกับผลประโยชน์ของคู่ครองเป็นสิ่งสำคัญ ในสถานการณ์เช่นนี้ มีความเป็นไปได้สูงที่พันธมิตรจะแสดงความยินยอม

สนทนาทางโทรศัพท์

บางครั้งคุณต้องเจรจาเรื่องวิธีการสื่อสารทางเทคนิค แน่นอนว่าสิ่งนี้ทำให้การสื่อสารยากขึ้นเล็กน้อย เนื่องจากเป็นการยากที่จะเข้าใจปฏิกิริยาของคู่สนทนา

จำไว้ว่าโครงสร้างการสนทนาทางโทรศัพท์นั้นสำคัญไฉนเช่นเดียวกับการประชุมทางธุรกิจส่วนตัว:

1. ทักทาย
2. เริ่มการเจรจา
3. จบ
4. วิเคราะห์

กฎการเจรจาที่ยอมรับโดยทั่วไปมีผลกับการสนทนาทางธุรกิจทางโทรศัพท์ สิ่งเดียวที่สำคัญที่ต้องจำไว้คือคุณไม่สามารถขัดจังหวะคำพูดของใครบางคนทางโทรศัพท์ แม้ว่าคำพูดของเขาจะขัดแย้งกับบางสิ่งก็ตาม

สรุป

โดยสรุป เป็นที่น่าสังเกตว่าการเจรจาต่อรองเป็นศิลปะ เชี่ยวชาญแล้ว อะไรก็สำเร็จได้ อย่างที่ทราบกันดีว่าเมื่อทราบโครงสร้างการเจรจาทั้ง 4 ขั้นตอนแล้ว คุณสามารถคาดการณ์ผลลัพธ์ของการสื่อสารทางธุรกิจและจัดเตรียมขั้นตอนต่างๆ ของคู่ค้าได้

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีผ่านการเจรจาคือการปฏิบัติตามกฎข้างต้นและเคารพผู้ที่คุณต้องเจรจาในทุกเรื่อง