แผนการจัดการโครงการ: คำอธิบาย การรวบรวม การวิเคราะห์

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

แผนการจัดการโครงการคืออะไรสามารถเข้าใจได้โดยเข้าใจคำว่าการจัดการโครงการ มันเป็นศิลปะและวิทยาศาสตร์ในเวลาเดียวกัน เป็นที่ยอมรับในระบบเศรษฐกิจตลาดที่มุ่งเน้นผู้บริโภค เป็นโครงสร้างที่ละเอียดซับซ้อนของแผนงานที่มีการกำหนดเป้าหมายขั้นกลางสำหรับวันที่ที่แน่นอน เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการ มีการแต่งตั้งโครงการที่รับผิดชอบ ผู้ที่จะปฏิบัติงาน และหน่วยงานกำกับดูแลที่จะติดตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การจัดการโครงการมีประสิทธิภาพเสมอหรือไม่? ใครหรือสิ่งที่มีอิทธิพลต่อผลลัพธ์สุดท้าย?

เชิงทฤษฎี

แผนการจัดการโครงการมักเกี่ยวข้องกับการนำนวัตกรรมไปใช้และประกอบด้วยองค์ประกอบของการวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ใหม่ ตลาด หมวดหมู่ผู้บริโภค วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อแก้ไขงานที่วางแผนไว้ในเวลาที่สั้นที่สุดพร้อมประหยัดเงินสูงสุดแหล่งข้อมูล

ด้วยการออกแบบ แต่ละโปรเจ็กต์มีเอฟเฟกต์นวัตกรรมที่จำกัด นวัตกรรมแสดงให้เห็นในแนวทางของแต่ละบุคคลในการสร้างสินค้าที่แตกต่างจากสินค้าหรือบริการที่คล้ายคลึงกัน ความสามารถนี้ช่วยให้คุณปรับแต่งและแก้ไขคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์หรือบริการได้อย่างเป็นระบบ

พารามิเตอร์นี้เป็นส่วนสำคัญของแผนการจัดการการสื่อสารโครงการ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ การซ่อมแซมงานก่อสร้างหรือการรณรงค์เลือกตั้ง การก่อตัวของระบบข้อมูลในบริษัท

ทฤษฎีเกี่ยวข้องกับความรู้ ทักษะ วิธีการและวิธีสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ เพื่อให้เป็นไปตามความต้องการของตลาดและความคาดหวังของนักลงทุน จำเป็นต้องหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างต้นทุน กำหนดเวลา เป้าหมาย และคุณภาพของโครงการที่กำลังดำเนินการ

แผนโครงการควรเชื่อมโยงความรู้ทุกด้านอย่างมีเหตุผลกับทรัพยากรที่มีอยู่และศักยภาพของนักแสดง

ประเภทของระบบ

งานใดๆ เช่น การสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่แล้วขาย สามารถทำได้โดยมีหรือไม่มีแผนการจัดการโครงการ

ตัวเลือกแรกจะขึ้นอยู่กับการใช้ระบบเมทริกซ์ ซึ่งกำหนดความรับผิดชอบ (ผู้จัดการ) ของโครงการ เขาจะรายงานต่อผู้อำนวยการและกลุ่มของเขาจะประกอบด้วยพนักงานจากแผนกต่าง ๆ ที่ได้รับการปลดจากหน้าที่การงานโดยตรงตลอดระยะเวลาของโครงการ การเปลี่ยนแปลงบุคลากรดังกล่าวต้องการการทำงานร่วมกันเป็นทีมและความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายและผลลัพธ์ของโครงการ

ตัวเลือกที่สองถือว่าหนึ่งในหัวหน้าแผนกจะได้รับแต่งตั้งให้รับผิดชอบ งานโครงการทั้งหมดจะดำเนินการโดยพนักงานของหน่วยนี้ แต่โดยทั่วไปแล้ว พนักงานจะไม่เข้าใจงานนี้อย่างสมบูรณ์ และจะมองว่าเป็นภาระเพิ่มเติม เป็นผลให้เวลาและผลลัพธ์ไม่สามารถคาดเดาได้

โครงการต่างๆ

บริษัทต่างๆ ใช้โครงการในที่ทำงานเป็นวิธีการที่ไม่ใช่แบบดั้งเดิมในการริเริ่มที่ไม่สามารถนำมาใช้ในการดำเนินงานประจำวันได้ ส่วนแบ่งของพวกเขาในบริษัทเพิ่มขึ้นทุกปี

โครงการมักจะแตกต่าง แต่ก็มีบางอย่างที่เหมือนกัน เหล่านี้เป็นเงื่อนไขของเวลาจำกัด การค้นหานักแสดงที่มีความสามารถ และเงินเพิ่มเติม ทิศทางต่อไปนี้มีความโดดเด่น:

1. ออกแบบสถาปัตยกรรม. การจะประสบความสำเร็จในธุรกิจนั้น จำเป็นต้องมีการมีส่วนร่วมของวิศวกร นักออกแบบ ผู้บริโภค และนักลงทุน ตัวอย่างที่โดดเด่นคือ B. Fuller นักประดิษฐ์และสถาปนิกจากประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งได้รับความสนใจจากผู้คนและพัฒนาแบบจำลองของห้องน้ำแบบแยกส่วน ห้องเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ประหยัดและยังคงใช้มาจนถึงปัจจุบันในการก่อสร้างอาคารที่พักอาศัย
2. วิสัยทัศน์ทางความคิด. ประเด็นคือการสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการสร้างความคิดใหม่ๆ ตัวอย่างคือโครงการกับบริษัทโทรศัพท์ในสหรัฐอเมริกาที่กำลังมองหาวิธีป้องกันตู้โทรศัพท์จากผู้บุกรุก จากตัวเลือกมากมาย เราเลือกใช้โครงสร้างสแตนเลส วันนี้องค์ประกอบนี้สามารถสังเกตได้ที่ประตูหน้าในหลายอาคาร
3. การวางแผน. การสร้างลำดับการดำเนินโครงการเป็นสิ่งสำคัญมาก ตัวอย่างเช่น ตามเกณฑ์นี้ อุทยานแห่งชาติเยลโลว์สโตนได้ดำเนินการตามแผนแม่บทสำหรับทางแยกต่างระดับและการบำรุงรักษา
4. การสร้างวัตถุ. งานมุ่งเน้นไปที่การปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎการก่อสร้างตลอดจนการควบคุมอย่างเป็นระบบของแต่ละขั้นตอน การไม่มีร่างกายควบคุมอาจนำไปสู่การทำลายล้างของวัตถุด้วยความเสียหายที่คาดไม่ถึง

ก่อนตัดสินใจเลือกแนวทางใดแนวทางหนึ่ง จำเป็นต้องพัฒนาแผนการจัดการคุณภาพสำหรับโครงการ ในการผลิตเครื่องมือแพทย์หรือยา ควรเน้นที่คุณภาพของขั้นตอนการวางแผน ในกรณีที่ต้องเปลี่ยนผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจากพื้นที่หนึ่งไปอีกพื้นที่หนึ่ง เช่น การติดตั้งเครื่องปรับอากาศและระบบทำความร้อนในอาคารหลายชั้น การควบคุมจะเน้นที่การควบคุม

ปัจจัยความสำเร็จ

วันนี้แผนการจัดการโครงการเป็นส่วนสำคัญของผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จ ในอดีต การสร้างเป็นลักษณะเฉพาะของพื้นที่การผลิตแบบดั้งเดิม (การป้องกัน พลังงาน การก่อสร้าง) ปัจจุบัน แนวทางนี้ถูกใช้โดยบริษัททุกแห่งในเกือบทุกแห่ง หรือมากกว่า 45% ขององค์กรทั้งหมด ได้แก่สถาบันการเงินที่ให้บริการและสินค้าแก่บริษัท

บ่อยครั้ง บริษัทที่เน้นผลิตภัณฑ์รู้สึกว่าจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนอย่างเป็นระบบเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าใหม่ ในกรณีนี้ การสร้างแผนการจัดการโครงการ ทุกวันนี้ องค์กรส่วนใหญ่ทำงานโดยใช้แนวทางนี้

เคล็ดลับในการสร้างแผน

ในทางปฏิบัติ หลายบริษัทพยายามประสบปัญหาและล้มละลาย ตัวอย่างเช่น ล็อกฮีดซึ่งล้มเหลวด้วยเครื่องบิน L-1011 หรือโครงการอุโมงค์ลึก โดยมุ่งเป้าไปที่การเพิ่มโครงสร้างพื้นฐานท่อระบายน้ำของเมืองชิคาโก บริษัทต่างๆ มีค่าใช้จ่ายสูง โดยพยายามรักษาสิ่งที่พวกเขาทำและขายได้ในระดับหนึ่ง - ผลิตภัณฑ์ของตน

สาเหตุหลักของความล้มเหลวคือไม่ได้ดำเนินการพัฒนาแผนการจัดการโครงการโดยละเอียด และฝ่ายบริหารของบริษัทมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์สุดท้ายอย่างสมบูรณ์ ไม่ใช่ขั้นตอนต่อเนื่องของการบรรลุเป้าหมาย

เพื่อนำองค์กรที่ประสบความสำเร็จไปใช้ จำเป็นต้องพัฒนาแนวคิดที่มีลำดับการกระทำที่ชัดเจน ในขณะที่พิจารณาคำแนะนำต่อไปนี้:

1. ดูโครงการจากบุคคลที่สาม เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณประเมินสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างเป็นกลาง ดูสถานการณ์ใหม่ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และทบทวนค่าใช้จ่าย
2. การตัดสินใจของตัวแทน วิธีการดังกล่าวจะช่วยให้เข้าใจเป้าหมายขั้นกลางของโครงการ เพิ่มประสิทธิภาพได้หลายเท่า
3. วางแผนสำรอง. ตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจะช่วยประหยัดเวลาและเงิน และการแยกแนวคิดออกเป็นหลายส่วนจะทำให้ใกล้สำเร็จมากขึ้น

รับผิดชอบการจัดการ

แผนการจัดการคุณภาพโครงการจะมีผลเมื่อผู้นำมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ที่กำหนด การเลือกบุคคลที่สามารถดำเนินกิจกรรมที่จำเป็นและนำพาบริษัทไปสู่ระดับใหม่ถือเป็นความเสี่ยง อย่างไรก็ตาม ไม่ควรรอช้าในการแก้ปัญหา

คุณสมบัติหลักของผู้สมัครควรเป็นความรับผิดชอบ ความทะเยอทะยาน ความสามารถในการจัดการคน และความสามารถระดับสูง ในทางปฏิบัติแค่นี้ยังไม่พอ เพราะยังต้องรู้เนื้อหาของงานอีกด้วย แผนการจัดการขอบเขตโครงการในกรณีส่วนใหญ่ประกอบด้วยขั้นตอน:

• การพัฒนาเอกสาร;
• การกระจายอำนาจและภารกิจ
• อนุมัติแผนงาน
• สร้างสถานการณ์สำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด

สุดท้าย เป็นการดีกว่าที่จะเลือกผู้สมัครที่มีแรงจูงใจและเสนอชื่อตนเอง สิ่งนี้แสดงให้เห็นคุณสมบัติหลักของผู้นำ - ความสามารถในการตัดสินใจอย่างจริงจังได้อย่างรวดเร็ว

ความเสี่ยงของโครงการ

แผนการบริหารความเสี่ยงเป็นระบบที่มีโครงสร้างสำหรับระบุปัจจัย ประเมินปัจจัยเหล่านี้ และตอบสนองต่อปัจจัยเหล่านั้น ประกอบด้วยบรรทัดฐานการคาดการณ์ที่มีอยู่และยอมรับได้ในแง่ของผลที่ตามมาของสถานการณ์

การบริหารความเสี่ยงในธุรกิจมีหลายระดับ:

• ระบุแนวทางและจัดทำแผนปฏิบัติการ
• ค้นหาความเสี่ยงที่เปลี่ยนผลงานได้
• การประเมินความเสี่ยงเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ
• การพัฒนาวิธีการและขั้นตอนเพื่อลดภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น
• ตรวจสอบการดำเนินการของรอบทั้งหมดของโครงการ

ทรัพยากร

คุณสามารถโน้มน้าวให้ผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายของแนวคิดเพิ่มขึ้นได้ เช่นเดียวกับการลดต้นทุนและระยะเวลาของงาน โดยเลือกเทคโนโลยีที่ทันสมัย พนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และทรัพยากรทางการเงินเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ เทคโนโลยีที่ใช้และแผนการจัดการทรัพยากรของโครงการถือเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับความสำเร็จของบริษัท

นอกจากคีย์แล้ว ยังมีเครื่องมือเพิ่มเติมที่จำเป็นในการจัดการคีย์ ตัวอย่างเช่น สามารถสรุปสัญญาที่อนุญาตให้คุณดึงดูดทรัพยากรที่จำเป็นในเวลาที่เหมาะสม เรือแสดงคุณลักษณะของระบบการบริหารงานบุคคลและแนวคิด การก่อตัวของการโต้ตอบข้อมูลของผู้เข้าร่วมทั้งหมด

เรตติ้ง

การวิเคราะห์แผนการจัดการโครงการประกอบด้วยสององค์ประกอบ: การประเมินโครงสร้างและการตรวจสอบระดับของการดำเนินการ จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์เพื่อทำความเข้าใจว่าแนวคิดนี้มีประสิทธิภาพอย่างไรในแง่ของทรัพยากรที่ลงทุนไป

องค์ประกอบแรกรวมถึงการประเมินโดยพนักงานของตัวบ่งชี้ งาน ผลลัพธ์สุดท้ายของการทำงาน มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานในอนาคต กระบวนการเพิ่มเติมทั้งหมดจะเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบการวิเคราะห์ประสิทธิภาพ ซึ่งงานที่ทำจะถูกบันทึกและพัฒนาการคาดการณ์

บริษัทส่วนใหญ่ใช้ระบบประเมินเกณฑ์แนวคิด ซึ่งพวกเขาประเมินต้นทุน ระยะเวลาในการทำงาน และคุณภาพ หากไม่ตรงตามเกณฑ์ใด ๆ จะมีการจัดทำแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการ ในกรณีนี้มีการแก้ไขค่าของตัวบ่งชี้งานกำลังปรับปรุง

ขั้นตอนสุดท้ายของการวิเคราะห์คือการเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่ได้กับผลลัพธ์ที่วางแผนไว้

เหตุการณ์ไม่คาดฝัน

ความสงบของผู้อำนวยการในสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันและการประเมินปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างเพียงพอมีบทบาทสำคัญในการดำเนินการตามแผนการจัดการโครงการ

การขาดคุณสมบัตินี้ในการเป็นผู้นำและการไม่มีเวลาพิจารณาผลของการตัดสินใจบางอย่างเป็นสาเหตุหลักของปัญหา งานที่ไม่ได้รับการแก้ไขซึ่งปรากฏในช่วงเริ่มต้นของงานอาจไม่ได้รับการแก้ไข ซึ่งจะนำไปสู่กำหนดเวลาที่ไม่ได้รับหรือต้นทุนทางเศรษฐกิจที่ไม่จำเป็น ในขณะเดียวกัน ความกลัวและความไม่แน่นอนในการดำเนินการของผู้นำสามารถแพร่กระจายไปยังคณะทำงานทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว นี่คือพฤติกรรมทางจิตใจ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่ผู้นำจะต้องมีสมาธิและไม่สูญเสียความสงบโดยการซ่อนอารมณ์

ความเอนกประสงค์ของโครงการ

แผนการจัดการโครงการใด ๆ ที่ต้องมีการจัดการหลายงานพร้อมกัน ในขณะเดียวกัน คำถามแต่ละข้อต้องตอบให้ถูกต้องและละเอียดถี่ถ้วน ความแตกต่างที่เกิดขึ้นใหม่เป็นตัวกำหนดชะตากรรมของโครงการเอง ปัญหาการป้องกันความเสี่ยงส่วนใหญ่แก้ไขได้ด้วยวิธีการที่เชี่ยวชาญ

ในการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ คุณต้องสังเกตความเร็วในการทำงานให้เสร็จ ให้ความสนใจในรายละเอียด มอบหมายงานให้เพื่อนร่วมงาน และประเมินคุณภาพในทุกขั้นตอนของการเปิดตัวโครงการ

ใส่ใจในรายละเอียด

ดำเนินการวิเคราะห์ตลาด วิเคราะห์ SWOT คำนวณกระแสเงินสด และตัวชี้วัดสำคัญอื่น ๆ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของโครงการ แผนธุรกิจการจัดการโครงการไม่เพียงแต่กำหนดประเภทของกิจการที่จะดำเนินการ แต่ยังรวมถึงประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย ประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:

• คำอธิบายธุรกิจ
• กลยุทธ์การตลาด
• ประเมินผู้เข้าแข่งขัน;
• ขั้นตอนการดำเนินงาน;
• พนักงาน

วางแผนโดยรวม

พนักงานของโครงการทุกคนทำหน้าที่เป็นส่วนรวม เนื่องจากผลลัพธ์สุดท้ายขึ้นอยู่กับการกระทำของพวกเขา

ผู้เข้าร่วมแต่ละคน ซึ่งอยู่ในขอบเขตความรับผิดชอบ มีอิทธิพลต่อจิตวิญญาณของคณะทำงานและประสิทธิภาพในการทำงานโดยทั่วไป ในการจัดการ เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่รณรงค์อย่างต่อเนื่องสำหรับการดำเนินงานที่กำหนดไว้เพื่อให้บรรลุตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพที่จำเป็น แต่เพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมแต่ละคนรู้สึกถึงความสำคัญในสาเหตุทั่วไป