การชดเชยการใช้รถยนต์ส่วนบุคคล: ขั้นตอนการคำนวณและคุณสมบัติ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

พนักงานหลายคนใช้รถของตัวเองในการปฏิบัติหน้าที่ พวกเขาขนส่งสินค้าหรือผู้บริหารของบริษัท พบปะกับซัพพลายเออร์ หรือดำเนินกิจกรรมสำคัญอื่น ๆ จึงต้องให้กรรมการโอนค่าตอบแทนการใช้รถยนต์ส่วนบุคคล ขนาดของมันอาจแตกต่างกันอย่างมากในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน เนื่องจากคำนึงถึงลักษณะของเครื่องจักร การกระทำของพนักงาน และบรรทัดฐานที่กำหนดโดยกฎหมาย

เบิกค่าใช้จ่ายอะไรได้บ้าง

จำนวนเงินชดเชยการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ ผู้นำของหลายๆ บริษัทจ้างเฉพาะผู้เชี่ยวชาญที่มีเครื่องจักรเป็นของตัวเอง ซึ่งช่วยให้พวกเขารับมือกับความรับผิดชอบในงานต่างๆ ได้

อิงจากศิลปะ 188 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน พนักงานอาจกำหนดให้ผู้บริหารของบริษัทโอนค่าชดเชยการใช้รถยนต์ส่วนบุคคล การทำเช่นนี้เขาต้องพิสูจน์ว่าเขาต้องเผชิญอย่างแน่นอนค่าใช้จ่าย. เงินต่อไปนี้จ่ายโดยหัวหน้าบริษัท:

• เงินชดเชยค่าเสื่อมราคาของทรัพย์สินระหว่างการใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงาน
• ค่าใช้จ่ายจริงที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของรถยนต์ แทนด้วยค่าน้ำมัน ค่าซ่อม หรือค่าบำรุงรักษา

จำนวนค่าตอบแทนควรจะหารือกันระหว่างผู้เข้าร่วมสองคนในความสัมพันธ์ในการจ้างงานล่วงหน้า และได้รับการแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย โดยปกติขั้นตอนจะดำเนินการในกระบวนการสรุปสัญญาจ้าง อนุญาตให้ป้อนข้อมูลนี้ในข้อตกลงเพิ่มเติมสำหรับสัญญาจ้างที่มีอยู่

สัญญามีข้อมูลอะไรบ้าง

เมื่อกำหนดค่าตอบแทนให้กับพนักงานสำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคล พารามิเตอร์ต่างๆ ของรถจะถูกนำมาพิจารณาด้วย ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการแต่งตั้งค่าชดเชยได้ระบุไว้ในสัญญาจ้าง ซึ่งรวมถึง:

• พารามิเตอร์ที่แน่นอนของรถที่เป็นของพนักงานบริษัท
• ขั้นตอนการใช้งานรถยนต์เพื่อการทำงาน
• เหตุผลในการเป็นเจ้าของรถ เนื่องจากพนักงานไม่เพียงแต่สามารถเป็นเจ้าของได้เท่านั้น แต่ยังเป็นผู้ดูแลทรัพย์สินและผู้เช่าด้วย
• ช่วงที่จะปฏิบัติหน้าที่ด้วยความช่วยเหลือของยานพาหนะ
• จำนวนเงินชดเชยที่แน่นอน;
• ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของเครื่อง;
• เอกสารที่พนักงานต้องเตรียมเพื่อยืนยันค่ารถ
• คำสั่งตามที่พวกเขาต้องโอนเงิน;
• กรอบเวลาที่จ่ายเงินชดเชยให้คนงาน

หากมีการละเมิดสัญญาอย่างน้อยหนึ่งข้อ พนักงานอาจปฏิเสธที่จะใช้รถของเขาเพื่อวัตถุประสงค์ในการทำงาน

คืนเงินค่าใช้จ่ายใดบ้าง

เงินชดเชยสำหรับพนักงานขับรถส่วนบุคคลได้รับการออกแบบเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายต่อไปนี้:

• บำรุงรักษา;
• จ่ายค่าน้ำมัน
• อยู่ในที่จอดรถแบบเสียเงินตลอดวันทำการ
• ล้างรถ;
• ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานเครื่องเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

เมื่อคำนวณการชำระเงินนี้ จะพิจารณาว่ารถเสื่อมสภาพเร็วแค่ไหน ใช้เงินไปเท่าไหร่ในการเติมน้ำมัน และค่าบำรุงรักษาตามกำหนดเป็นเท่าใด นายจ้างมีสิทธิขอให้ลูกจ้างมอบเช็คหรือใบเสร็จรับเงินต่าง ๆ เพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายบางประการ

ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง

การชดใช้ค่าเสียหายสำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลจะได้รับมอบหมายเมื่อโอนเอกสารราชการเพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายบางอย่างไปยังนายจ้างเท่านั้น เอกสารเหล่านี้รวมถึง:

• ใบตราส่งสินค้าที่ยืนยันว่ามีการใช้เครื่องจักรเฉพาะเพื่อแก้ไขปัญหาการทำงานของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง และรูปแบบของเอกสารนี้ได้รับการพัฒนาแยกกันโดยแต่ละองค์กร
• ใบเสร็จรับเงินที่ปั๊มน้ำมันหรือสถานีบริการ
• รายงานที่รวบรวมโดยพนักงานขององค์กร
• วารสารที่บันทึกการเคลื่อนไหวทั้งหมดของพนักงานในรถของเขาเพื่อแก้ไขปัญหาในการทำงาน

หากมีคำสั่ง จะมีการชดเชยการใช้รถยนต์ส่วนบุคคล ดูตัวอย่างเอกสารนี้ได้ที่ด้านล่าง

ภาษีเงินได้

ค่าใช้จ่ายของสถานประกอบการที่เกี่ยวข้องกับการบำรุงรักษายานพาหนะทางราชการใช้เพื่อลดฐานภาษีในระหว่างการกำหนดภาษีเงินได้ แต่สิ่งนี้เป็นไปได้ก็ต่อเมื่อมีเอกสารทางการที่ยืนยันค่าใช้จ่ายดังกล่าว ในขณะเดียวกันก็เป็นสิ่งสำคัญที่เครื่องใช้งานได้จริงเพื่อแก้ไขปัญหาการทำงาน

โดยคำนึงถึงความแตกต่างดังต่อไปนี้:

• ไม่มีการเรียกเก็บภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาสำหรับค่าชดเชยสำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลและจะไม่โอนเบี้ยประกัน
• จำนวนเงินที่ชำระนี้ไม่ควรเกินอัตราที่กฎหมายกำหนด
• หากค่าชดเชยเกินมาตรฐาน ส่วนเกินนั้นไม่สามารถใช้เพื่อลดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้

การชำระเงินนี้กำหนดไว้เฉพาะในช่วงเวลาที่พนักงานขององค์กรปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานโดยตรงเท่านั้น หากลาป่วยหรือลาพักร้อน ค่าชดเชยสำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลของพนักงานจะไม่สามารถนำมาใช้เพื่อลดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้

วิธีการสมัคร

นายจ้างที่จ้างพนักงานที่มียานพาหนะเป็นของตัวเองควรรู้ความสามารถเพื่อชดเชยการใช้รถ ในการดำเนินการนี้ ได้มีการจัดเตรียมเอกสารที่เหมาะสมอย่างเหมาะสม ขั้นตอนการกำหนดค่าตอบแทนมีขั้นตอนดังต่อไปนี้:

• เมื่อจ้างพลเมืองจำเป็นต้องรวมข้อมูลเกี่ยวกับความจำเป็นในการโอนค่าตอบแทนไว้ในสัญญาจ้างเนื่องจากพนักงานใหม่จะใช้รถของเขาเพื่อทำหน้าที่หัวหน้า
• เอกสารชื่อรถจะถูกโอนไปยังนายจ้าง ซึ่งรวมถึงหนังสือรับรองการจดทะเบียน แต่ยังรวมถึงชื่อตำแหน่งด้วยและหากพลเมืองเป็นผู้ดูแลทรัพย์สิน สำเนาหนังสือมอบอำนาจบนพื้นฐาน ซึ่งเขาใช้รถจะถูกโอนเพิ่มเติม
• นอกจากนี้ เงื่อนไขของความร่วมมือทั้งหมดได้รับการกำหนด ซึ่งน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้เข้าร่วมทั้งสองในความสัมพันธ์ในการจ้างงาน
• หากพนักงานระยะยาวซื้อรถยนต์ที่เขาเริ่มใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการ ข้อตกลงเพิ่มเติมจะถูกสร้างขึ้นสำหรับสัญญาจ้างที่มีอยู่
• หากรถถูกโอนไปใช้โดยเจ้าหน้าที่อื่นของบริษัท จะมีการร่างพระราชบัญญัติการยอมรับและโอนรถออกมา;
• พนักงานบริษัทจัดทำรายงานรายเดือนหรือรายสัปดาห์ซึ่งระบุค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับรถยนต์ที่ใช้สำหรับการทำงาน
• รายงานนี้มาพร้อมกับเอกสารการชำระเงินจำนวนมากเพื่อยืนยันค่าใช้จ่ายและนำเสนอโดยเช็ค ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารอื่นๆ ที่คล้ายกัน

เจ้าของโดยตรงหรือคนอื่นขับได้ลูกจ้างของบริษัทที่แต่งตั้งโดยผู้รับผิดชอบตามคำสั่งของนายจ้าง

ออกคำสั่งจากหัวหน้า

ค่าชดเชยการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลจะจ่ายก็ต่อเมื่อเอกสารที่จำเป็นครบถ้วนถูกต้อง นอกจากนี้ยังรวมถึงการออกคำสั่งโดยผู้อำนวยการของ บริษัท โดยขึ้นอยู่กับการชำระเงินให้กับเจ้าของรถ

อนุญาตให้ใช้แทนการออกคำสั่งอย่างถาวรเพื่อแก้ไขความจำเป็นในการจ่ายเงินชดเชยในการดำเนินการภายในบริษัทในท้องถิ่น

แต่ละบริษัทสามารถพัฒนาแบบฟอร์มการสั่งซื้อแยกกันได้ เอกสารนี้มีข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัทที่เจ้าของรถทำงาน;
• ตำแหน่งและชื่อเต็มของเขา;
• ชื่อและพารามิเตอร์ของรถที่ใช้ในการดำเนินการ
• เงื่อนไขการจ่ายเงินชดเชย เช่น เป็นจำนวนเงินที่แน่นอนที่โอนให้กับพนักงานทุกสิ้นเดือน และยังคำนวณตามเอกสารการชำระเงินที่พนักงานส่งมาให้ นายจ้าง

สัญญาจ้างงานหรือข้อตกลงเพิ่มเติมเป็นพื้นฐานในการออกคำสั่ง เอกสารเหล่านี้จะต้องมีข้อมูลที่พนักงานแต่ละคนใช้รถของตัวเองในระหว่างการปฏิบัติหน้าที่

กฎข้อใดบังคับใช้

อัตราค่าชดเชยสำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลจะต้องถูกนำมาพิจารณาโดยผู้บริหารของบริษัทขึ้นอยู่กับว่าสามารถลดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการโอนค่าชดเชยให้กับเจ้าของทรัพย์สินซึ่งแสดงโดยพนักงานของบริษัทหรือไม่ บรรทัดฐานเหล่านี้ได้รับการแก้ไขในระดับรัฐ ซึ่งรวมถึง:

• ถ้าใช้รถยนต์นั่ง ความจุเครื่องยนต์ไม่เกิน 2,000 ลูกบาศก์เมตร ดูแล้วอัตราการจ่ายคือ 1, 2 พันรูเบิล
• ถ้าความจุของเครื่องยนต์เกิน 2 พันลูกบาศก์เมตร ดูสิบรรทัดฐานคือ 1.5 พันรูเบิล
• ถ้าเช่ามอเตอร์ไซค์ ค่าบริการจะอยู่ในเกณฑ์ปกติ 600 rubles

การใช้รถบรรทุกไม่ได้ควบคุมโดยกฎหมายใดๆ เนื่องจากค่าใช้จ่ายดังกล่าวรวมอยู่ในค่าใช้จ่ายประเภทอื่นของบริษัทแล้ว

เช่ารถได้ไหม

ค่าชดเชยสำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลไม่ต้องเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา แต่จะนำไปใช้เพื่อลดภาษีเงินได้เฉพาะในกรณีที่จำนวนเงินไม่เกินบรรทัดฐานที่กฎหมายกำหนด แต่มักจะต้องโอนให้เจ้าของรถในปริมาณที่เกินอัตรานี้ เพื่อป้องกันไม่ให้ต้องจ่ายภาษีจำนวนมาก หัวหน้าบริษัทอาจตัดสินใจทำสัญญาเช่ากับพนักงาน

เมื่อสร้างเอกสารนี้ จะพิจารณาว่าจะเช่ารถพร้อมลูกเรือหรือไม่ นอกจากนี้ ข้อตกลงนี้มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการให้บริการเครื่อง

ข้อตกลงดังกล่าวจัดทำขึ้นเฉพาะในเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ไม่ต้องการการรับรองเอกสารหรือการลงทะเบียนของรัฐ รถยนต์จริงเป็นเรื่องของข้อตกลง ดังนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขทะเบียนจะถูกป้อนลงในข้อความ รวมทั้งข้อมูลจากชื่อและใบรับรองการจดทะเบียนจะถูกเขียนทับ

หากพนักงานของบริษัทใช้รถยนต์โดยอาศัยหนังสือมอบอำนาจ เมื่อทำสัญญาเช่า คุณจะต้องเกี่ยวข้องกับเจ้าของโดยตรงของทรัพย์สินนั้น หากเช่ารถโดยไม่มีลูกเรือ จะมีการแนบนโยบาย OSAGO ที่ถูกต้องเพิ่มเติมด้วย

ความแตกต่างของการใช้กลไกการยืม

เนื่องจากภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและภาษีอื่น ๆ ไม่ได้รับการชดเชยสำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคล พนักงานมักจะตกลงใช้วิธีการลงทะเบียนเฉพาะ ซึ่งประกอบด้วยการที่รถถูกโอนโดยใช้กลไกการกู้ยืมเพื่อ นายจ้าง. ในการทำเช่นนี้ ให้คำนึงถึงความแตกต่างต่อไปนี้:

• กระบวนการใช้กลไกการกู้ยืมเกี่ยวข้องกับการพิจารณาข้อกำหนดของศิลปะ 689 GK;
• ภายใต้เงื่อนไขดังกล่าว รถจะถูกโอนไปยังบริษัทเพื่อใช้งาน ดังนั้น ไม่เพียงแต่เจ้าของเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานคนอื่นๆ ของบริษัทที่สามารถทำหน้าที่เป็นคนขับได้
• เป็นบริษัทที่มีหน้าที่ในการจัดการกับการบำรุงรักษายานพาหนะ การซ่อมแซม การบัญชีสำหรับน้ำมันเบนซิน ตลอดจนปัญหาสำคัญอื่น ๆ ซึ่งทำให้ขั้นตอนการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาและภาษีขององค์กรง่ายขึ้นมาก;
• อนุญาตให้ระบุในสัญญาว่าเจ้าของโดยตรงจะใช้รถแต่เพียงผู้เดียว
• ประโยชน์ของการใช้กลไกการกู้ยืมคือทำให้กระบวนการง่ายขึ้นกำหนดต้นทุนของบริษัทในการบำรุงรักษาและการใช้รถ
• บริษัทจำเป็นต้องเป็นผู้ซื้อนโยบาย OSAGO
• ไม่ต้องโอนค่าตอบแทนเพิ่มเติมให้พนักงาน มีจำนวนจำกัด
• หากเครื่องถูกโอนไปควบคุมเครื่องให้พนักงานคนอื่นของบริษัท ผู้บริหารของบริษัทจะต้องจัดทำเอกสารบุคลากรเพิ่มเติม

นักบัญชีต้องเข้าโปรแกรมชดเชย 1C สำหรับการใช้รถยนต์ส่วนบุคคล ขึ้นอยู่กับความถูกต้องของการบัญชีว่าบริษัทจะสามารถลดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้ได้หรือไม่

ความแตกต่างของการร่างข้อตกลง GPC

ความเป็นไปได้อีกอย่างหนึ่งในการใช้พนักงานขับรถส่วนตัวเพื่อวัตถุประสงค์ของบริษัทคือการร่างข้อตกลง GPC ระหว่างฝ่ายบริหารของบริษัทและเจ้าของรถโดยตรง ข้อตกลงนี้เป็นทางเลือกแทนสัญญาจ้างงาน

ภายใต้ข้อตกลงดังกล่าว พนักงานคือผู้รับเหมา และบริษัทคือลูกค้า ความร่วมมือดังกล่าวไม่ได้ควบคุมโดยบทบัญญัติของประมวลกฎหมายแรงงาน

ขอโต้แย้งค่าชดเชยได้ไหม

การคำนวณค่าชดเชยการใช้รถยนต์ส่วนบุคคลควรอ้างอิงจากเอกสารที่พนักงานส่งมาให้กับแผนกบัญชีของบริษัท แต่บ่อยครั้งที่ผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ทำผิดพลาดที่มักตรวจพบโดยผู้ตรวจภาษีในกระบวนการตรวจสอบองค์กร

จำนวนเงินที่พนักงานของ Federal Tax Service โต้แย้งกันบ่อยที่สุด อาจมีสาเหตุหลายประการ:

• ไม่มีเอกสารการชำระเงินที่แสดงโดยเช็ค ใบแจ้งหนี้ คำสั่งซื้อหรือเอกสารอื่นๆ
• ขั้นตอนการใช้รถของพนักงานบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดองค์กรไม่ถูกต้อง
• เอกสารสำคัญต่างๆ สำหรับรถที่ส่งโดย STS หรือ PTS หาย

ความท้าทายอยู่ในศาล บ่อยครั้งเหตุผลก็คือความจริงที่ว่ารถถูกโอนโดยพลเมืองที่สามารถใช้งานได้บนพื้นฐานของสามัญและไม่ใช่หนังสือมอบอำนาจทั่วไปดังนั้นเขาจึงไม่มีสิทธิ์โอนรถไปใช้โดยบุคคลที่สาม ปาร์ตี้

กฎสำหรับการชำระค่าชดเชยการใช้รถยนต์ของบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว

อีกกรณีหนึ่งคือเมื่อลูกจ้างได้รับรถจากนายจ้าง ใช้เพื่อแก้ปัญหาที่สำคัญ แต่บ่อยครั้งที่พนักงานจำเป็นต้องใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว สิ่งนี้ทำให้เกิดคำถามว่าจะทำให้ความสัมพันธ์ดังกล่าวเป็นทางการได้อย่างไร ดังนั้น ความเป็นไปได้ต่อไปนี้สามารถใช้สำหรับสิ่งนี้:

• ข้อตกลงด้วยวาจาระหว่างหัวหน้าและพนักงานของบริษัท
• ร่างสัญญาเช่ากับพนักงานของบริษัท;
• ผู้บริหารออกคำสั่งโอนรถให้พนักงาน

เมื่อคำนวณค่าใช้จ่ายของบริษัท ข้อมูลจากใบเดินทางและมาตรวัดระยะทางจะถูกนำมาพิจารณา ในกรณีนี้ คุณสามารถกำหนดระยะทางระหว่างชั่วโมงทำงานได้ หากมีการใช้รถยนต์ของบริษัทเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว ค่าตอบแทนอาจไม่พนักงานจ่ายให้หัวหน้าบริษัท

สรุป

หลายบริษัทจ้างแต่พนักงานที่มีรถส่วนตัวใช้แก้ปัญหาเรื่องงาน ในกรณีนี้ เจ้าของรถสามารถคาดหวังว่าจะได้รับค่าตอบแทนบางส่วน และจำนวนเงินจะขึ้นอยู่กับค่าใช้จ่ายจริงที่ต้องจ่ายขณะทำงานโดยใช้รถยนต์ส่วนตัว

จำนวนเงินชดเชยไม่ควรเกินมาตรฐานที่กฎหมายกำหนด มิฉะนั้น บริษัทจะไม่สามารถใช้ค่าใช้จ่ายดังกล่าวเพื่อลดฐานภาษีสำหรับภาษีเงินได้ บ่อยครั้งที่นักบัญชีละเมิดกฎในการคำนวณการชำระเงินนี้ ซึ่งนำไปสู่ความท้าทายในการชดเชยโดยผู้ตรวจภาษีในศาล