บัญชีสำหรับการทำธุรกรรมเงินสด แนวคิดพื้นฐาน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ทุกองค์กร โดยไม่คำนึงถึงขนาด ในการดำเนินกิจกรรมแทบทุกประเภท ต้องเผชิญกับความจำเป็นในการใช้เงินสด และหากตามกฎแล้วการชำระเงินที่ไม่ใช่เงินสดใช้เพื่อชำระค่าวัสดุที่จำเป็นหรือบริการที่สั่งซื้อ การชำระเงินสำหรับการเดินทางและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ จะเกิดขึ้นด้วยเงินสด ในการทำเช่นนี้ จะมีการสร้างโต๊ะเงินสดขึ้นที่องค์กร และต้องทำบัญชีธุรกรรมเงินสดให้สอดคล้องกับกฎหมายและเอกสารกำกับดูแล

ฝ่ายบัญชีเป็นผู้ดำเนินการองค์กรในการควบคุมเงินสด ในขณะที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อเสริมสร้างวินัยในการชำระเงินให้แข็งแกร่งขึ้น ตลอดจนรับรองการใช้และการกระจายทรัพยากรทางการเงินอย่างถูกต้อง ในทางกลับกัน การบัญชีของธุรกรรมเงินสดแสดงถึงเอกสารที่ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา ตลอดจนความถูกต้องตามกฎหมายของธุรกรรมเงินสด

Synthetic เช่นเดียวกับการวิเคราะห์เชิงลึกของธุรกรรมเงินสดและเอกสารทางการเงินรวมถึงการบำรุงรักษาบัญชีที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นในหมายเลขบัญชี 50 (ในผังบัญชีเรียกว่า "แคชเชียร์") ยอดคงเหลือการรับและการออกเงินสดและเอกสารทางการเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโต๊ะเงินสดทั่วไปทั้งหมดขององค์กรจะสะท้อนให้เห็น หากจำเป็น บัญชีย่อยที่มีหมายเลข 50-1 จะเปิดขึ้น เรียกว่า "แคชเชียร์ขององค์กร" และต้องเปิดบัญชีแยกต่างหากสำหรับแต่ละสกุลเงิน

บัญชี 50-2 (ชื่อ - "โต๊ะเงินสดสำหรับการดำเนินงาน") เป็นสิ่งจำเป็น หากองค์กรดำเนินการเคลื่อนย้ายเงินที่โต๊ะเงินสดของไซต์ปฏิบัติงาน สำนักงานสินค้า และจุดหยุด

บัญชีย่อยหมายเลข 50-3 เรียกว่า "เอกสารการเงิน" หมายถึง แสตมป์ ตั๋วเครื่องบินที่ชำระเต็มจำนวน ตั๋วสัญญาใช้เงิน และอากรแสตมป์ของรัฐในเครื่องคิดเงินในจำนวนต้นทุนจริง (จริง) ที่เกิดขึ้นใน การเข้าซื้อกิจการของพวกเขา การวิเคราะห์ในกรณีนี้เกี่ยวข้องกับการบัญชีสำหรับเอกสารทางการเงินตามประเภท

การบัญชีสำหรับการทำธุรกรรมเงินสดในองค์กรเป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการได้หากไม่มีการดำเนินการตามเอกสารที่เกี่ยวข้อง รายการของพวกเขารวมถึงขาเข้า (KO-1) และตามลำดับคำสั่งขาออก (KO-2) วารสารสำหรับการสะท้อน (การลงทะเบียน) ของเอกสารเงินสดเข้าและออกทุกประเภท (แบบฟอร์ม KO-3) เช่นเดียวกับสมุดเงินสด ของแบบฟอร์มอนุมัติ KO-4

องค์กรปฏิบัติการทั้งหมดมักจะได้รับเงินสดที่ต้องการจากบัญชีการชำระเงิน สิ่งนี้ต้องการเอกสารอื่นของแบบฟอร์มที่จัดตั้งขึ้น - เช็คเงินสด ธนาคารที่ให้บริการจะออกเช็คดังกล่าวให้กับองค์กรในรูปแบบหนังสือที่มีเช็ค 25 หรือ 50 ฉบับ

ใบสำคัญแสดงสิทธิเงินสดมีขั้นตอนการกรอกของตนเอง ซึ่งควบคุมโดยเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้อง ยิ่งไปกว่านั้น เอกสารดังกล่าวสามารถวาดขึ้นได้ทั้งด้วยตนเองและด้วยคอมพิวเตอร์

สมุดเงินสดเป็นแบบลงทะเบียน ในนั้นการบัญชีของการทำธุรกรรมเงินสดจะดำเนินการตามลำดับเวลาและความถูกต้องของการดำเนินการจะถูกควบคุมโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี องค์กรสามารถมีหนังสือดังกล่าวได้เพียงเล่มเดียว และต้องมีหมายเลขกำกับไว้อย่างชัดเจน เย็บและปิดผนึกอย่างระมัดระวังโดยไม่ล้มเหลว การลบและการแก้ไขในเอกสารที่สนับสนุนกระบวนการทางบัญชีเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ในกรณีพิเศษ การแก้ไขที่ทำขึ้นจะต้องได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของแคชเชียร์และแน่นอนว่าเป็นหัวหน้าฝ่ายบัญชี

พนักงานขององค์กรต่อไปนี้สามารถประมวลผลเอกสารเงินสดได้: หัวหน้าฝ่ายบัญชี พนักงานบัญชี หรือบุคคลอื่นใดที่กำหนดโดยหัวหน้าตามข้อตกลงกับหัวหน้าฝ่ายบัญชี ซึ่งควรปรากฏในเอกสารการบริหารที่เกี่ยวข้อง ในกรณีที่ด้วยเหตุผลบางอย่าง (บริษัทขนาดเล็ก) ไม่มีแผนกบัญชีและไม่มีหัวหน้าฝ่ายบัญชี หัวหน้าจะจัดการเอกสารเงินสดเอง เอกสารพื้นฐานในการจัดทำเอกสารเงินสด ได้แก่ เอกสารต่างๆ ได้แก่ ใบแจ้งยอดการชำระเงิน เช็ค ใบสมัคร ใบแจ้งหนี้

สำหรับการทำงานปกติขององค์กร การควบคุมที่ชัดเจนของกิจกรรมทุกด้านเป็นข้อกำหนดเบื้องต้น นั่นคือเหตุผลที่การบัญชีของธุรกรรมเงินสดต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษและจัดระบบ ในทางกลับกัน เอกสารที่ถูกต้องและรับรองความปลอดภัยของเงินทุนและเอกสารทางการเงินรับประกันความพึงพอใจของความต้องการเร่งด่วนทั้งหมดขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับเงินสด