การสื่อสารในแนวนอน: แนวคิดพื้นฐาน ประเภท วิธีการจัดการในองค์กร

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

การสื่อสารมักเรียกกันว่าการถ่ายโอนข้อมูลในรูปแบบต่างๆ สำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ เป็นเรื่องปกติที่จะแยกแยะระหว่างการสื่อสารในแนวตั้งและแนวนอน แต่ละคนมีลักษณะเฉพาะของตัวเองซึ่งเป็นลักษณะเฉพาะของการมีปฏิสัมพันธ์ของผู้เข้าร่วม บทความนี้จะสำรวจรายละเอียดเพิ่มเติม มาเน้นความแตกต่างหลัก ๆ ระหว่างการสื่อสารประเภทนี้กัน

นี่คืออะไร

ก่อนอื่น พิจารณาแนวคิดหลัก ดังนั้น การสื่อสารจึงเป็นกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลที่ผู้คนใช้ สามารถปรากฏในหลายรูปแบบ:

• ชัดเจน นี่คือการใช้ภาษาพูด ข้อความ หรือภาพกราฟิก ภาพ และอื่นๆ
• โดยปริยาย. การสื่อสารด้วยท่าทางที่ไม่ใช่คำพูด การแสดงสีหน้า การแสดงออกทางสีหน้า

สำหรับวิธีการหลักในการสื่อสารทางธุรกิจ มีดังต่อไปนี้:

• ประชุม
• การประชุมทางวิดีโอ
• อีเมล
• สนทนาทางโทรศัพท์
• การส่งบันทึกช่วยจำ
• ส่วนตัวบทสนทนา
• ใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต (แชท ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที)
• การส่งรายงาน

เป็นธรรมเนียมที่จะต้องแยกแยะองค์ประกอบการสื่อสารต่อไปนี้:

• ผู้ส่ง. เหล่านี้คือบุคคลที่สร้าง เข้ารหัสข้อมูล และโอนไปยังผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในกระบวนการ
• ข้อความ. ข้อมูลรหัสเฉพาะผู้ส่ง
• ช่อง. วิธีการสื่อสารมีความโดดเด่น สภาพแวดล้อมที่สามารถเผยแพร่ข้อมูลได้
• ผู้รับ. บุคคลที่ส่งข้อมูลให้ องค์ประกอบที่ตีความข้อมูล

ภายในและภายนอกกลุ่ม

การสื่อสารในแนวตั้งและแนวนอนในองค์กรเป็นหมวดหมู่ย่อยตามธรรมชาติ

การสื่อสารทางธุรกิจโดยทั่วไปแบ่งออกเป็นภายนอกและภายใน สิ่งหลังนี้แสดงโดยการสื่อสารที่เกิดขึ้นโดยตรงภายในองค์กร โดยเฉพาะระหว่างพนักงานแต่ละคน แผนก เวิร์กช็อป แผนกต่างๆ ของบริษัท การสื่อสารภายนอกคือการสื่อสารกับหน่วยงานภายนอก อาจเป็นผู้รับเหมา ซัพพลายเออร์ ลูกค้า องค์กรบริการ ตัวแทนหน่วยงานราชการ เป็นต้น

ในทางกลับกัน การสื่อสารภายในองค์กรจะแสดงด้วยเครือข่ายแนวนอนและแนวตั้ง รวมถึงเครือข่ายการสื่อสาร แนวตั้งแบ่งออกเป็นสองประเภทเพิ่มเติม:

• ย้อนกลับ (หลักการจากล่างขึ้นบน)
• ลำดับชั้น (หลักการจากบนลงล่าง)

คุณสมบัติของสิ่งเหล่านี้พันธุ์ที่นำเสนอจะถูกกล่าวถึงในรายละเอียดในบทความ

การสื่อสารในแนวนอน

หมายความว่าไง? การสื่อสารในแนวนอนคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจอย่างเป็นทางการระหว่างพนักงานที่มีตำแหน่งเท่ากันในบริษัท ในที่นี้ การสื่อสารอาจมีความเกี่ยวข้องกันทั้งระหว่างผู้ปฏิบัติงานในเวิร์กช็อป แผนก สาขา และระหว่างผู้ปฏิบัติงานของแผนกเทียบเท่าของเวิร์กชอปและสาขา

การสื่อสารในแนวนอนคือการสื่อสารระหว่างผู้จัดการที่มีขอบเขตความสามารถเหมือนกัน เช่นเดียวกับระหว่างพนักงานที่มีประเภทเดียวกัน อยู่ในตำแหน่งที่เท่าเทียมกัน มีอำนาจและความรับผิดชอบเท่ากัน

การสื่อสารในแนวนอนในองค์กรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีต่อสุขภาพ เป็นกันเอง และสะดวกสบาย นี่คือองค์กรของการสื่อสารทางธุรกิจที่เต็มเปี่ยมและมีผล ระบบการสื่อสารในแนวนอนที่จัดอย่างเหมาะสมช่วยให้คุณบรรลุผลลัพธ์ในเชิงบวกโดยพิจารณาจากผลงานของสมาชิกแต่ละคนในทีม

ปัญหาที่เป็นไปได้

การสื่อสารทางธุรกิจประเภทนี้สามารถถูกบดบังด้วยปัญหาบางอย่างได้ ต่อไปนี้คือคุณสมบัติหลักที่เป็นลักษณะของการสื่อสารแนวนอนในการจัดการ:

• ใช้ศัพท์แสงมืออาชีพ ลูกจ้างใหม่หรือพนักงานแผนกอื่นอาจเข้าใจยาก
• โต้แย้งเกี่ยวกับความสำคัญของเว็บไซต์เฉพาะ ประเภทกิจกรรมเฉพาะ
• ลดการสื่อสารทางธุรกิจถึงครัวเรือน อภิปรายปัญหาส่วนตัว การเกิดขึ้นบนพื้นฐานของข่าวลือนี้ การสนทนาลับหลัง การสนทนาที่เบี่ยงเบนความสนใจจากกระบวนการแรงงาน
• ประสิทธิภาพของการสื่อสารทางธุรกิจอาจลดลงเนื่องจากการชอบ ไม่ชอบส่วนตัว ฯลฯ

การแก้ปัญหา

เพื่อให้การสื่อสารภายในในบริษัทไม่เกิดปัญหาดังกล่าว ผู้จัดการควรทำสิ่งต่อไปนี้:

• ขอให้ผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงานสื่อสารด้วยภาษาที่ทุกคนเข้าใจได้ เพื่อถอดรหัสเงื่อนไขทางอาชีพ
• ควบคุมการสื่อสารระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณ ยุติข้อพิพาทและความเข้าใจผิดระหว่างพวกเขา
• จัดประชุมทั่วไปรวมทั้งแบบไม่เป็นทางการเพื่อให้พนักงานสามารถสื่อสารกันได้

ประเภทแนวตั้ง

การสื่อสารแนวนอนคือการสื่อสารระหว่างพนักงานในองค์กรเดียวกัน การสื่อสารทางธุรกิจระหว่างพนักงานในแผนกเดียวกัน การประชุมเชิงปฏิบัติการ การครอบครองตำแหน่งที่เท่าเทียมกัน การสื่อสารในแนวดิ่งในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจคือการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างผู้บริหารและผู้ใต้บังคับบัญชา ประกอบด้วยแบบฟอร์มต่อไปนี้:

• คำสั่งซื้อ
• คำแนะนำ
• คำสั่งซื้อ

สิ่งนี้ส่งจากเจ้านายถึงลูกน้องของเขา พนักงานส่งรายงาน ข้อความ รายงาน ฯลฯ เพื่อตอบสนองต่อผู้จัดการ

การสื่อสารแนวตั้งแบ่งออกเป็นสองประเภท:

• ระหว่างแผนก แผนก เวิร์กช็อปที่ตั้งอยู่ในลำดับชั้นต่างๆในบริษัท
• ตรงระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชาและคณะผู้นำ

การถ่ายโอนข้อมูลมีอยู่ในสองรูปแบบ - ดาวน์สตรีม (ลำดับชั้น) และอัปสตรีม (ย้อนกลับ) มาแนะนำกันโดยเฉพาะ

กลุ่มจากบนลงล่าง

ที่นี่ข้อมูลจะมาจากลำดับชั้นที่สูงกว่าไปยังลำดับที่ต่ำกว่า นั่นคือจากเจ้านายถึงลูกน้องของเขา ภายในกลุ่มนี้ รูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจสามารถแยกแยะได้ดังต่อไปนี้:

• สั่งและสั่งซื้อ. อาจมาพร้อมกับคำอธิบายเกี่ยวกับการบรรลุเป้าหมาย การดำเนินงาน การใช้เทคนิคและวิธีการบางอย่าง
• เอกสาร-การประเมินความพยายามของผู้ใต้บังคับบัญชา
• สนับสนุนและควบคุม
• สิ่งจูงใจพนักงาน

ปัญหาประเภทย่อยตามลำดับชั้น

ปัญหาในการสื่อสารทางธุรกิจประเภท "จากบนลงล่าง" (การสื่อสารของผู้จัดการกับผู้ใต้บังคับบัญชา) ได้แก่:

• ความเข้าใจผิด. อาจมีสถานการณ์ที่ผู้บังคับบัญชาและนักแสดงพูดภาษาต่างกัน - ทั้งตามตัวอักษรและเปรียบเปรย แม้ว่าภาษารัสเซียจะได้รับเลือกให้เป็นภาษาที่ใช้ในการสื่อสารอย่างชัดเจน แต่การฝึกอบรมวิชาชีพในระดับต่างๆ ก็ยังคงทำให้มีที่ว่างสำหรับความเข้าใจผิด ตัวอย่างเช่น หากเจ้านายใช้คำศัพท์ทางเทคนิคที่เป็นมืออาชีพในทางที่ผิดในการสื่อสารกับบุคลากรที่มีทักษะต่ำ อีกตัวอย่างหนึ่ง: หัวหน้าบริษัทข้ามชาติไม่สามารถหาภาษากลางร่วมกับพนักงานที่เป็นตัวแทนของวัฒนธรรมประจำชาติที่แตกต่างกันได้เสมอไปพวกเขาแม้จะรู้ภาษาต่างประเทศก็อาจไม่เข้าใจลักษณะเฉพาะของคำพูดของเจ้าของภาษา - ตัวย่อ, ศัพท์แสง, การเล่นคำเดียวกัน
• จำนวนข้อมูล. ผู้จัดการไม่ได้ส่งข้อมูลที่จำเป็นในปริมาณที่เหมาะสมเสมอไป ในบางสถานการณ์ งานที่ได้รับมอบหมายอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาให้เสร็จสมบูรณ์เนื่องจากขาดข้อมูลที่จำเป็น และในกรณีอื่นๆ นักแสดงต้องทนทุกข์ทรมานจากความจำเป็นในการศึกษาข้อมูลที่ซ้ำซาก ไร้ประโยชน์ และไม่เกี่ยวข้อง

กลุ่มล่างขึ้นบน

นี่คือข้อมูลที่ส่งจากลูกน้องถึงหัวหน้า แบบฟอร์มต่อไปนี้โดดเด่นที่นี่:

• อนุสรณ์สถาน
• รายงาน
• ข้อความระหว่างงาน
• รายงานการเกิดปัญหาที่คาดไม่ถึงระหว่างการแก้ไขงานบริการ
• ข้อเสนอที่มีความคิดสร้างสรรค์ วิธีการปรับปรุงการผลิต แนะนำเทคโนโลยีใหม่และวิธีการทำกิจกรรมในบริษัท

ความคิดเห็นดังกล่าวมีความสำคัญสำหรับผู้จัดการไม่น้อยไปกว่าการออกคำสั่งด้วยตนเอง จากผู้ใต้บังคับบัญชาที่คุณจะได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับสถานะของกิจการในบริษัท ข้อมูลนี้ช่วยให้เราสามารถประเมินอารมณ์โดยรวม เพื่อระบุความไม่พอใจที่เพิ่มขึ้นของพนักงานในตา

ย้อนกลับปัญหาประเภทย่อย

ความคิดเห็นระหว่างนักแสดงและผู้บริหารสามารถถูกรบกวนโดยประเด็นต่อไปนี้:

• ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่ค่อยส่งคำติชมเชิงลบ ร้องเรียนไปยังฝ่ายบริหารของตนแม้ในแง่มุมที่ค่อนข้างมากจริงจัง. เหตุผลง่ายๆ คือ กลัวโดนไล่ออก
• บ่อยครั้งที่ความคิดเห็นและข้อเสนอแนะที่ส่งโดยพนักงานก็ยังไม่ได้รับคำตอบ เหตุผลก็คือการจ้างผู้จัดการมากเกินไปหรือขาดความเคารพต่อพนักงานของเขาเอง เขาเห็นว่าไม่สำคัญที่จะแยกวิเคราะห์ข้อความของพวกเขา เพื่อเป็นการตอบสนอง คนงานเชื่อว่าข้อเสนอแนะดังกล่าวไม่มีประโยชน์
• คำวิจารณ์ที่ส่งมาอาจไม่ถึงจุดหมายปลายทางเลย ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่พนักงานส่งจดหมายถึง CEO พร้อมร้องเรียนเกี่ยวกับการจัดการโดยตรงของเขา หัวหน้าผู้ใต้บังคับบัญชาอาจป้องกันความคิดเห็นดังกล่าว เนื่องจากจะส่งผลในทางลบต่อเขา
• เพื่อความกระจ่างในหัวข้อที่คลุมเครือ ช่วยในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกะทันหัน ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานมักจะหันไปหาเพื่อนร่วมงานมากกว่าที่จะเป็นผู้จัดการ สาเหตุอาจเป็นเพราะไม่หวังว่าจะได้รับความช่วยเหลืออย่างเต็มเปี่ยม พวกเขากลัวว่าจะถูกกล่าวหาว่าไร้ความสามารถ
• มักจะมีเหตุผลทางภูมิศาสตร์สำหรับความเป็นไปไม่ได้ของการเชื่อมต่อดังกล่าว สำนักงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้บังคับบัญชาตั้งอยู่ในพื้นที่ต่างๆ ของการตั้งถิ่นฐาน และแม้กระทั่งในเมืองต่างๆ ในรัฐต่างๆ

วิธีแก้ปัญหา

ปัญหาข้างต้นสามารถแก้ไขได้ดังนี้:

• กำหนดกล่องอีเมลและอีเมลที่ไม่ระบุชื่อที่พนักงานจะสามารถส่งข้อร้องเรียนและข้อเสนอแนะที่ไม่ระบุตัวตน
• พัฒนาระบบให้รางวัลพนักงานที่ใช้คำติชมจากผู้บริหาร
• สร้างแผนการสื่อสารระหว่างคนทำงานธรรมดากับเจ้านายระดับสูงโดยไม่มีอุปสรรคขั้นกลางในรูปแบบของการแนะนำพนักงานโดยตรง
• แนะนำการลงทะเบียนคำอุทธรณ์ทั้งหมดที่ผู้จัดการได้รับจากผู้ใต้บังคับบัญชาโดยจำเป็นต้องรายงานมาตรการตอบโต้