ลักษณะงานของผู้ดูแลระบบสำนักงาน: หน้าที่ หน้าที่ และสิทธิ์

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ในสถานที่สาธารณะส่วนใหญ่ บุคคลแรกที่คุณพบทันทีที่ข้ามธรณีประตูคือพนักงานต้อนรับ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ได้รับการว่าจ้างจากโรงแรม ร้านเสริมสวย ร้านอาหาร และแน่นอน สถาบันสำนักงาน พวกเขามีความรับผิดชอบมากมาย ตั้งแต่การสื่อสารกับแขกและหุ้นส่วนไปจนถึงการประมวลผลเอกสาร

คุณสมบัติ

พูดได้ว่าผู้ดูแลระบบเป็นอาชีพที่ใช้งานได้หลากหลาย ซึ่งรวมถึงหน้าที่ที่หลากหลาย ข้อได้เปรียบสำหรับผู้เริ่มต้นคือไม่ต้องมีความรู้เชิงลึกในด้านใดเป็นพิเศษ

นายจ้างที่มีศักยภาพให้ความสำคัญกับคุณสมบัติส่วนบุคคลมากขึ้น ผู้สมัครที่มีศักยภาพสำหรับตำแหน่งผู้บริหารสำนักงานควรมีความเข้ากับคนง่าย สามารถติดต่อกับบุคคลต่างๆ และแสดงความคิดเห็นของตนเองได้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังเป็นประโยชน์ที่จะมีความสนใจในสาขาที่เลือกกิจกรรมและความสามารถในการจัดการกับความเครียด คุณภาพหลังจะมีประโยชน์สำหรับผู้ดูแลระบบในอนาคตอย่างแน่นอน เขาจะต้องสื่อสารกับผู้เยี่ยมชมจำนวนมากซึ่งความขัดแย้งจะเกิดขึ้นอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม แม้ในสถานการณ์เช่นนี้ ผู้ดูแลระบบจะต้องสามารถรักษาความสุภาพได้

ควรสังเกตว่าขึ้นอยู่กับนโยบายการจัดหางานของบริษัท อาจมีข้อกำหนดสำหรับการศึกษาที่สูงขึ้น ความสามารถในการทำงานกับอุปกรณ์สำนักงาน ฯลฯ

ตารางงานสำหรับตำแหน่งนี้มักจะกำหนดโดยเวลาเปิดทำการของสถานประกอบการ เนื่องจากเป็นผู้ดูแลระบบที่เปิดในตอนเช้าและปิดในตอนเย็น อย่างไรก็ตาม เมื่อทำงานตลอดเวลาสำหรับพนักงาน ตารางกะจะถูกร่างขึ้น ตามกฎแล้วสำนักงานจะไม่ทำงานในโหมดนี้

นอกจากนี้ ควรให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าผู้ดูแลระบบและผู้จัดการสำนักงานเป็นอาชีพที่แตกต่างกัน ผู้จัดการสำนักงานดูแลพนักงานคนอื่นจริง ๆ ผู้ดูแลระบบไม่เหมือนเขาไม่ทำหน้าที่นี้ เขาทำหน้าที่ของตัวเองเท่านั้น โต้ตอบกับพนักงานคนอื่น ๆ ในสำนักงานหากจำเป็น

ความรับผิดชอบหลัก

ผู้บริหารสำนักงานที่ทำงานต้องทำงานหลายอย่างที่ฝ่ายบริหารมอบหมายให้เขา มาสรุปกันสั้นๆ

• รับและแจกจ่ายโทรศัพท์ในภายหลัง ในระหว่างการเจรจา ผู้ดูแลระบบต้องบันทึกข้อมูลและโอนให้พนักงาน หากจำเป็น ควรโทรเปลี่ยนเส้นทางไปยังแผนกอื่น
• หน้าที่ของผู้ดูแลระบบสำนักงานรวมถึงประโยคที่กำหนดให้พนักงานให้คำแนะนำเบื้องต้นแก่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
• ความจำเป็นในการประมวลผลเอกสารขาเข้าและขาออก
• ลงประกาศรับสมัครงานบนพอร์ทัลเฉพาะทางและบริษัทจัดหางาน นอกจากนี้ หน้าที่ของผู้บริหารสำนักงานยังเกี่ยวข้องกับการสัมภาษณ์เบื้องต้นกับผู้ที่อาจเป็นผู้สมัคร
• การจัดซื้อเครื่องเขียนและวัสดุสิ้นเปลืองที่จำเป็นเพื่อให้การทำงานของอุปกรณ์สำนักงานเป็นไปอย่างราบรื่น

นอกจากหน้าที่ที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว ผู้ดูแลระบบสำนักงานยังมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนอย่างต่อเนื่องจริงๆ เหล่านี้เป็นทั้งลูกค้าที่มีศักยภาพและพนักงานปัจจุบันของบริษัท เป็นผู้เชี่ยวชาญที่รับผิดชอบการจัดตารางเวลาพนักงาน

สิทธิ

จำนวนสิทธิต่างจากหน้าที่น้อยกว่ามาก แล้วคำสั่งผู้บริหารสำนักงานทำอย่างไร

• พระราชบัญญัติในนามของบริษัท แสดงความสนใจในการโต้ตอบกับองค์กรอื่น
• เพื่อโต้ตอบกับพนักงานคนอื่น ๆ ภายในอำนาจที่ได้รับมอบหมาย
• ยื่นข้อเสนอเพื่อพิจารณาปรับปรุงประสิทธิภาพองค์กร

ฟังก์ชั่นผู้ดูแลระบบสำนักงาน

อยู่ในที่ทำงาน ผู้เชี่ยวชาญคนนี้ควรทำงานที่ได้รับมอบหมายเป็นจำนวนมาก:

• เตรียมสำนักงาน
• รักษาคำสั่งซื้อ
• เสิร์ฟแขก
• บริการโทรศัพท์

อันที่จริงจำนวนฟังก์ชั่นอาจจะมากกว่านั้นก็ได้ ขึ้นอยู่กับรายการหน้าที่ความรับผิดชอบของผู้บริหารสำนักงานในสถาบันใดสถาบันหนึ่ง

เตรียมสำนักงาน

การปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายมักจะเริ่มต้นด้วยการเตรียมตัวสำหรับวันทำการใหม่ เมื่อมาถึงที่ทำงาน ผู้ดูแลระบบจะตรวจสอบการทำงานของอุปกรณ์สำนักงาน ความพร้อมของวัสดุสิ้นเปลืองและเครื่องเขียน ต่อไป ผู้เชี่ยวชาญต้องทำความคุ้นเคยกับรายชื่อผู้เข้าชมและสร้างเงื่อนไขสำหรับการประชุมของพวกเขา

รักษาคำสั่ง

ผู้ดูแลระบบไม่ควรเกี่ยวข้องโดยตรงกับการทำความสะอาดและกิจกรรมอื่น ๆ เพื่อรักษาความสงบเรียบร้อยในสำนักงาน อย่างไรก็ตาม หน้าที่ของเขาคือต้องประสานการทำงานของเจ้าหน้าที่ซ่อมบำรุง เขาต้องกำหนดเวลาทำความสะอาดรวมทั้งระบุระยะเวลาด้วย

บริการลูกค้า

หน้าที่ของผู้ดูแลระบบยังรวมถึงการเจรจากับผู้เข้าชมเกี่ยวกับเวลาที่มาเยี่ยมโดยประสานงานกับหัวหน้า ควรจัดทำตารางการเยี่ยมชมในลักษณะที่ไม่ทับซ้อนกันและไม่ต้องเสียเวลารอ นอกจากนี้ผู้ดูแลระบบต้องพบผู้เยี่ยมชม พระองค์คือผู้สร้างคนแรกความประทับใจ

บริการโทรศัพท์

ฟังก์ชันนี้ถูกกำหนดให้กับผู้ดูแลระบบเพื่อให้ผู้จัดการเป็นอิสระจากการเจรจาและไม่ทำให้เขาเสียสมาธิจากเวิร์กโฟลว์ พนักงานสามารถแก้ปัญหาบางอย่างได้ด้วยตนเองหรือนัดหมายผู้มาเยี่ยมตามตารางเวลาของผู้จัดการ เมื่อปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ พนักงานต้องรักษาความลับไม่เปิดเผยข้อมูลที่มีให้บุคคลภายนอกทราบ

ตัวอย่าง

รายละเอียดงานของผู้ดูแลระบบสำนักงานอาจมีรายการที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับข้อกำหนดขององค์กรเฉพาะ อย่างไรก็ตามตามกฎแล้วจะมีการกำหนดเงื่อนไขมาตรฐานซึ่งใช้เป็นแบบจำลอง

• บทบัญญัติทั่วไป
• คุณสมบัติที่ต้องการ ตามกฎแล้ว การศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษาก็เพียงพอแล้วสำหรับผู้บริหารที่มีศักยภาพ ประสบการณ์จะเป็นสินทรัพย์แน่นอน
• ความรับผิดชอบ. ไม่มีรายละเอียดงานที่สมบูรณ์หากไม่มีรายการนี้
• สิทธิ์. ตัวอย่างเช่น ผู้ดูแลระบบมีสิทธิ์เสนอข้อเสนอเพื่อปรับปรุงกิจกรรมขององค์กร
• ข้อกำหนดเพิ่มเติมที่อาจรวมถึงรายการที่ไม่รวมอยู่ในส่วนอื่น

เป็นธรรมเนียมที่จะต้องให้รายละเอียดงานแก่พนักงานใหม่เพื่อตรวจสอบ ซึ่งเขาต้องยืนยันด้วยลายเซ็นของตัวเอง

ที่ทำงาน

คำสั่งคุ้มครองแรงงานสำหรับผู้บริหารสำนักงานมีข้อกำหนดบางประการสำหรับสภาพการทำงาน ตัวอย่างเช่น สถานที่ทำงานควรตั้งอยู่ในที่ที่พนักงานสบายใจปฏิบัติหน้าที่ของตน ตามกฎแล้ว จะตั้งอยู่ถัดจากสำนักงานของผู้จัดการและช่วยให้คุณตรวจสอบพนักงานคนอื่นได้

คุณต้องเข้าใจว่าเวลาปฏิบัติหน้าที่ ผู้ดูแลระบบ ตลอดจนพนักงานอื่นๆ มักจะต้องใช้อุปกรณ์สำนักงาน นั่นคือเหตุผลที่ต้องวางในลักษณะที่พร้อมใช้งานในระยะสั้น

งานสำคัญอย่างหนึ่งที่ไม่ได้ระบุไว้อย่างชัดเจนในรายละเอียดงานของผู้ดูแลระบบคือการทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชาในทันที ดังนั้นพนักงานควรพยายามสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยและสร้างการติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่เพียงแต่ต้องถ่ายทอดคำแนะนำของผู้นำอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังสามารถควบคุมความถูกต้องของการนำไปปฏิบัติได้ด้วย

ด้วยเหตุนี้ ความสามารถในการเชื่อมต่อกับผู้อื่นจึงกลายเป็นปัจจัยสำคัญในการบรรลุความสำเร็จในตำแหน่งนี้ สิ่งนี้ใช้ได้กับทั้งผู้นำและผู้ใต้บังคับบัญชา สำหรับคุณสมบัติส่วนบุคคล การจัดระเบียบและการต่อต้านความเครียดถือเป็นสิ่งสำคัญมาก ซึ่งทำให้คุณสามารถจัดการพนักงานคนอื่น ๆ และสงบสติอารมณ์ได้แม้ว่าจะต้องรับมือกับผู้มาเยี่ยมที่ขัดแย้งกัน