การวิเคราะห์สถานการณ์: ตัวเลือก คุณสมบัติ ขั้นตอน และผลลัพธ์ของการวิเคราะห์

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

ผู้นำมักถูกบังคับให้ตัดสินใจไม่เป็นไปตามแผนที่มีอยู่ แต่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ปัจจุบัน สิ่งนี้เกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ งานหลักของผู้จัดการคือการวิเคราะห์สถานการณ์ พัฒนาและนำแนวทางการดำเนินการที่เหมาะสมที่สุดในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นมามาใช้

นี่อะไร

การวิเคราะห์สถานการณ์เป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลที่แบ่งออกเป็นส่วนๆ ก่อน จากนั้นจึงตรวจสอบแต่ละองค์ประกอบอย่างรอบคอบเพื่อค้นหาปัญหาและแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น กำไรขององค์กรอาจลดลงเนื่องจากต้นทุนที่เพิ่มขึ้นหรือเนื่องจากรายได้ลดลง การเพิ่มขึ้นของบัญชีลูกหนี้ และปัจจัยอื่นๆ ในการพิจารณาปัจจัยที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงของกำไร จำเป็นต้องศึกษาปัจจัยเหล่านี้

หลังจากระบุสาเหตุแล้วเท่านั้น ผู้มีอำนาจตัดสินใจ (DM) จะสามารถพัฒนาแผนปฏิบัติการและแก้ปัญหาได้ เพื่อวิเคราะห์สถานการณ์ ผู้มีอำนาจจะรวบรวมทีมผู้เชี่ยวชาญที่รวบรวมข้อมูลและดำเนินการวิเคราะห์ขั้นตอนแต่ละอย่างอยู่ในขอบเขตความเชี่ยวชาญและทักษะของตนเอง

ใครเป็นคนวิเคราะห์

การวิเคราะห์สถานการณ์เฉพาะไม่ได้ดำเนินการโดยคนคนเดียว แต่ดำเนินการโดยหลายกลุ่ม พวกเขานำโดยผู้จัดการหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจ (DM) ทีมประกอบด้วย:

• ผู้เชี่ยวชาญระดับที่หนึ่ง พวกเขารวบรวมและประมวลผลข้อมูลหลัก
• ผู้เชี่ยวชาญระดับสอง ตรวจสอบรายงานและพัฒนาแนวคิดในการแก้ปัญหา
• กลุ่มวิเคราะห์. ตรวจสอบแนวคิดที่ผู้เชี่ยวชาญระดับที่สองได้พัฒนาและเลือกทางเลือกสำหรับการพัฒนาเหตุการณ์ที่สมจริงที่สุดจากมุมมองของพวกเขา นักวิเคราะห์พัฒนากลยุทธ์ทางธุรกิจและกลยุทธ์การแก้ปัญหา
• ผู้ตัดสินใจเลือกจากตัวเลือกกลยุทธ์การพัฒนาที่เสนอ ซึ่งตามความเห็นของเขาแล้ว เหมาะสมที่สุดสำหรับการแก้ปัญหาในสถานการณ์ปัจจุบัน เขาต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในเรื่องนี้

บริษัทขนาดใหญ่เท่านั้นที่สามารถทำงานขนาดใหญ่ได้โดยใช้ผู้เชี่ยวชาญหลายกลุ่ม ในกรณีส่วนใหญ่ หัวหน้า บริษัท จะทำการวิเคราะห์สถานการณ์โดยมีส่วนร่วมของกลุ่มหนึ่ง - ผู้เชี่ยวชาญจากแผนกต่างๆ งานของกลุ่มที่สองและนักวิเคราะห์ดำเนินการโดยบุคคลที่เป็นสมาชิกของฝ่ายบริหาร นักบัญชี นักการตลาด และวิศวกรของบริษัท พวกเขารวมตัวกันเพื่อประชุมทางธุรกิจ หารือเกี่ยวกับสถานการณ์และค้นหาแนวทางแก้ไขปัญหา

การดำเนินการ

การวิเคราะห์เริ่มต้นด้วยการระบุความเบี่ยงเบนของผลการดำเนินงานของบริษัทจากที่วางแผนไว้ ตัวอย่างเช่น ในไตรมาสที่รายงาน รายได้ลดลง 30% และผู้จัดการไม่สามารถอธิบายเหตุผลได้ลดลงระดับนี้ ในกรณีนี้ควรรวบรวมกลุ่มผู้เชี่ยวชาญและศึกษาสถานการณ์ กระบวนการประกอบด้วยขั้นตอนของการวิเคราะห์สถานการณ์ต่อไปนี้:

1. การระบุความเบี่ยงเบนของตัวบ่งชี้ - การระบุปัญหา
2. การจัดกลุ่มผู้เชี่ยวชาญโดยผู้นำ
3. มอบหมายให้แต่ละผู้เชี่ยวชาญของไซต์งาน
4. เก็บข้อมูลตามแผนก
5. ผู้เชี่ยวชาญประมวลผลข้อมูลที่ได้รับโดยใช้ความรู้และทักษะเฉพาะทาง
6. จัดทำรายงานความคืบหน้าโดยผู้เชี่ยวชาญ
7. ศึกษารายงานเหล่านี้โดยหัวหน้า อภิปรายในที่ประชุมสามัญของเนื้อหาในรายงาน
8. พัฒนาวิธีแก้ปัญหาและนำไปปฏิบัติอย่างน้อยหนึ่งอย่าง

การเตรียมรายงานและการนำเสนอ

ผู้นำมักยุ่งกับงาน ดังนั้นพวกเขาจึงไม่มีเวลาอ่านรายงานที่ยาวเหยียด นี่แสดงให้เห็นว่าข้อมูลในรายงานควรนำเสนอโดยสังเขป รัดกุม และควรเป็นแบบที่เห็นได้ชัดเจนและสะดวก จะดีกว่าถ้าแทนที่จะประกอบด้วยหน้าและคอลัมน์ของตัวเลขหลายร้อยหน้า รายงานประกอบด้วยกราฟ ไดอะแกรม ผลการคำนวณ และความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญที่ทำการวิเคราะห์ในด้านใดด้านหนึ่ง โดยธรรมชาติแล้ว รายงานควรระบุแหล่งที่มาของข้อมูลและตัวบ่งชี้ที่สำคัญที่สุดซึ่งตามความเห็นของผู้เชี่ยวชาญ ทำให้เกิดความเบี่ยงเบนในงานของบริษัท ดังนั้นควรใช้เทคโนโลยีการวิเคราะห์สถานการณ์ที่มีปัญหาก่อนที่จะเกิดสถานการณ์ดังกล่าว บริษัทต้องมีคอมพิวเตอร์พร้อมซอฟต์แวร์พิเศษสำหรับการแก้ปัญหาที่คล้ายกัน

การนำเสนอของแต่ละรายงานไม่ควรเกิน 15 นาที เพื่อไม่ให้การศึกษาและอภิปรายผลการวิเคราะห์สถานการณ์ยืดเยื้อเป็นเวลาหลายวัน รายงานจะต้องเป็นความจริงและข้อมูลจะต้องเป็นปัจจุบันในขณะที่เตรียมและนำเสนอ

หัวหน้าจะทำอย่างไรกับข้อมูลที่ได้รับ

การได้รับผลการวิเคราะห์สถานการณ์ในรูปแบบรายงานมีชัยไปกว่าครึ่ง นอกจากนี้ หัวหน้าบริษัทควรศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลนี้ และที่นี่ขึ้นอยู่กับความรู้และประสบการณ์ของเขาเป็นอย่างมาก ในเวลาเดียวกัน ประสบการณ์ไม่เพียงหมายถึงประสบการณ์ส่วนตัวของเขาเท่านั้น แต่ยังหมายถึงว่าเขารู้ดีแค่ไหนเกี่ยวกับสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันได้รับการแก้ไขในองค์กรอื่น ๆ ผู้จัดการมักจะพบกับผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ รวมถึงผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ภาคสนามและการรายงานก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้าย

มีสถานการณ์แบบไหน

สถานการณ์ปัญหาเป็นแบบมาตรฐานและไม่ได้มาตรฐาน ในการแก้ปัญหามาตรฐาน ผู้จัดการใช้วิธีการวิเคราะห์สถานการณ์โดยการเปรียบเทียบ นั่นคือ พวกเขาเปรียบเทียบข้อมูลที่มีในองค์กรอื่นกับข้อมูลที่ได้รับจากการศึกษาของบริษัทของตน หากสถานการณ์คล้ายกัน พวกเขาก็ใช้วิธีเดียวกันในการแก้ปัญหา

หากสถานการณ์ไม่เป็นมาตรฐาน ใช้วิธีการวิเคราะห์สถานการณ์เฉพาะ ในการทำเช่นนี้ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ ถูกใช้เพื่อสร้างแบบจำลองตัวเลือกการพัฒนาที่เป็นไปได้ ดำเนินการคำนวณ ศึกษาพลวัต ฯลฯในการดำเนินการนี้ ผู้จัดการสามารถใช้โปรแกรมจำลองคอมพิวเตอร์พิเศษตามข้อมูลที่ป้อนได้ ตัวอย่างเช่น Project Expert ไม่เพียงใช้เพื่อพัฒนาแผนธุรกิจเท่านั้น แต่ยังใช้เพื่อทำนายงานขององค์กรที่มีอยู่ด้วย

ปัญหาสามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ แต่จะทำให้การคำนวณที่ซับซ้อนอยู่แล้วซับซ้อนขึ้น นอกจากนี้ ผู้เชี่ยวชาญจะต้องวาดกราฟและไดอะแกรมเพื่อจัดทำรายงาน จะต้องใช้เวลามาก ผู้จัดการไม่สามารถใช้ซอฟต์แวร์พิเศษได้ แต่เฉพาะในกรณีที่การสร้างแบบจำลองบนคอมพิวเตอร์ไม่สามารถทำได้ ตัวอย่างเช่น ในกรณีของเหตุสุดวิสัย หากคุณต้องการดำเนินการอย่างรวดเร็วและการแก้ปัญหาไม่ได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์หรือการเปลี่ยนแปลงในอดีต ในขณะเดียวกัน ปริมาณและคุณภาพของข้อมูลที่เข้ามาไม่เพียงพอที่จะสร้างแบบจำลองบนคอมพิวเตอร์

ระดมสมองเพื่อแก้ปัญหา

ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก เมื่อผู้จัดการต้องการวิธีแก้ปัญหาที่ไม่ธรรมดาสำหรับปัญหาที่ซับซ้อน เขาสามารถใช้วิธีนี้ในการวิเคราะห์สถานการณ์เฉพาะ - เพื่อรวบรวมผู้เชี่ยวชาญ หัวหน้าแผนกทั้งหมด และจัดการ "ระดมความคิด" สาระสำคัญของวิธีนี้คือผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับสาเหตุที่เป็นไปได้ของปัญหาและวิธีแก้ปัญหา ทุกคนมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นและแสดงความคิดเห็น ในขณะที่ผู้เข้าร่วมตามกฎไม่ควรประชดประชันความคิดเห็นของอีกฝ่าย

เป็นเรื่องปกติที่การอภิปรายปัญหาควรเกิดขึ้นภายในกรอบมารยาททางธุรกิจและลงชื่อ. อย่างไรก็ตามการตัดสินใจยังคงทำโดยหัวหน้าหรือบุคคลที่ได้รับแต่งตั้งให้ทำเช่นนี้ จากการระดมสมอง ผู้จัดการจะได้รับความคิดอันมีค่าหลายอย่างในคราวเดียว การวิเคราะห์ดังกล่าวมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ข้อดีหลักคือความเร็วและมีตัวเลือกมากมาย ข้อเสียคือการวิเคราะห์สถานการณ์ดังกล่าวไม่ได้สะท้อนถึงสถานะที่แท้จริงของกิจการเสมอไปและมักประสบปัญหาการขาดความเป็นกลาง

ปัญหาในการสร้างโมเดลงาน

ปัญหาหลักของเทคโนโลยีการวิเคราะห์กรณีศึกษาคือผู้เชี่ยวชาญต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากซึ่งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ข้อมูลจำนวนมากที่ต้องประมวลผลในเวลาอันสั้นยังก่อให้เกิดปัญหาในการสร้างแบบจำลองการพัฒนาเหตุการณ์ ไม่ว่าการวิเคราะห์จะใช้เวลานานกว่ามาก และผลลัพธ์จะสูญเสียความเกี่ยวข้อง หรือเนื่องจากข้อมูลที่จำกัด ผลลัพธ์ของการวิเคราะห์จะได้มาด้วยความบิดเบือนในระดับสูง ด้วยเหตุนี้ โมเดลอาจไม่มีประสิทธิภาพสูงสุด แย่ที่สุด - นำไปสู่การล้มละลาย

สามปัจจัยหลักที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของการวิเคราะห์ นี่คือคุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญ จำนวนข้อมูลที่เขาสามารถประมวลผลได้ และเวลาที่มีในการวิเคราะห์สถานการณ์

วิเคราะห์ SWOT

SWOT-analysis คือการศึกษาและประเมินจุดแข็งและจุดอ่อนขององค์กร ตลอดจนโอกาสในการพัฒนาและภัยคุกคามที่องค์กรเผชิญหรืออาจเผชิญ ด้านล่างนี้คือเมทริกซ์สำหรับการวิเคราะห์ SWOT

ช่องซ้ายบนแสดงถึงจุดแข็งและโอกาสที่บริษัทมีและระบุได้ในระหว่างการติดตามและในขั้นตอนแรกของการวิเคราะห์สถานการณ์ ตัวอย่างจะเป็นสถานการณ์ที่ทราบว่าบริษัทมีสถานะผูกขาดในตลาดสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์บางอย่าง และเนื่องจากเทคโนโลยีบางอย่างที่มีอยู่ บริษัทจึงสามารถผลิตได้ถูกกว่า การวิเคราะห์จะช่วยระบุชนิดของผลิตภัณฑ์ก่อนที่คู่แข่งจะเข้าสู่ตลาด

ช่องขวาบนแสดงถึงจุดแข็งและภัยคุกคาม ตัวอย่างเช่น สำหรับผลิตภัณฑ์พื้นฐานของบริษัทที่ทำกำไรได้มากที่สุด มีบริษัทที่มีการแข่งขันหลายรายที่ผลิตผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกันและขายถูกกว่า

เซลล์ด้านล่างซ้ายแสดงข้อเสียและโอกาสขององค์กร ตัวอย่างเช่น แม้ว่าจะมีต้นทุนสูง แต่ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตโดยบริษัทก็ยังเป็นที่ต้องการ

ช่องล่างขวาระบุจุดอ่อนและภัยคุกคาม อย่างแรกอาจเป็นราคาสูงของผลิตภัณฑ์หรือคุณภาพต่ำและเป็นภัยคุกคาม - การกระทำของคู่แข่งหรือการละลายของผู้บริโภค การวิเคราะห์ SWOT เป็นอย่างไรสามารถเห็นได้ในตารางด้านบน

ข้อดีของการวิเคราะห์ SWOT เมื่อวิเคราะห์และประเมินสถานการณ์คือทำให้สามารถประเมินได้ทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก ซึ่งอาจมีความสำคัญมากกว่าปัจจัยภายใน

การวิเคราะห์ปัจจัย

การวิเคราะห์ปัจจัยคือวิธีการวิเคราะห์สถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณตามข้อมูลเกี่ยวกับงานขององค์กรและการสร้างแบบจำลองหลายปัจจัยของสถานะปัจจุบันและการพัฒนาต่อไปขององค์กร โดยทั่วไป วิธีนี้ใช้ในการประเมินฐานะการเงินของบริษัท ตัวชี้วัดต่างๆ เช่น สภาพคล่อง ความสามารถในการทำกำไร ความแข็งแกร่งทางการเงิน และความน่าจะเป็นของการล้มละลาย

การวิเคราะห์กรณี

นี่คือวิธีการวิเคราะห์เมื่อหลังจากอ่านรายงานเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันขององค์กรแล้ว ผู้เข้าร่วมการประชุมจะถูกแบ่งออกเป็นกลุ่มและแยกย้ายกันไปสำหรับการอภิปรายกลุ่มเกี่ยวกับข้อมูลที่ได้รับ หลังจากนั้นก็กลับมาพบกันใหม่ และแต่ละกลุ่มก็นำแนวคิดต่างๆ มาเผยแพร่สู่สาธารณะเพื่ออภิปราย

ขนาดกลุ่มโดยเฉลี่ยคือสามถึงเจ็ดคน พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นทั้งในการประชุมสามัญและโดยตรงกับบุคคลที่ต้องตัดสินใจ การวิเคราะห์กรณีศึกษาประกอบด้วยคำอธิบายของปัญหา การเปรียบเทียบกับกรณีที่คล้ายคลึงกัน และแนวทางแก้ไข กล่าวคือ กลุ่มควรบอกว่าพวกเขาเห็นสถานการณ์อย่างไร ดูเหมือนว่าพวกเขาเป็นอย่างไร และควรดำเนินการขั้นตอนใดในการแก้ปัญหา

การประเมินผลลัพธ์ที่ได้รับ

หลังจากดำเนินกิจกรรมที่พัฒนาขึ้นจากการวิเคราะห์สถานการณ์ จำเป็นต้องประเมินผลลัพธ์เหล่านี้ นั่นคือ การวิเคราะห์ซ้ำ เฉพาะในกรณีนี้ไม่ใช่สถานะขององค์กรที่ได้รับการตรวจสอบ แต่ผลกระทบหลังจากดำเนินการแก้ไขแล้วในทางปฏิบัติ ให้ใช้วิธีเปรียบเทียบสิ่งที่เป็นก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลง

บทวิเคราะห์ในการทำงานของบริษัท

ไม่มีการวิเคราะห์สถานการณ์เป็นประจำการพัฒนาตามปกติขององค์กรเป็นไปไม่ได้ ผู้จัดการควรตระหนักอยู่เสมอถึงสิ่งที่เกิดขึ้นและสามารถกำหนดได้ไม่เพียงแต่สถานะของบริษัทเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโอกาสในการพัฒนาของบริษัทด้วย ไม่เพียงแต่ช่วยค้นหาข้อบกพร่องในการทำงานขององค์กรเท่านั้น แต่ยังช่วยระบุภัยคุกคามภายนอกและโอกาสในการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันและการพัฒนา อย่างไรก็ตาม จะต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด การวิเคราะห์ในทันทีทำให้สามารถรักษาเสถียรภาพทางการเงินของบริษัท ระบุข้อบกพร่องที่มีอยู่ในงาน และค้นหาเงินสำรองสำหรับการกำจัด ในอนาคต ผู้จัดการจะสามารถใช้ประโยชน์จากประสบการณ์และความรู้ที่ได้รับจากการทำงานได้