กระบวนการขององค์กร: ประเภท ขั้นตอน เป้าหมาย

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

กระบวนการขององค์กรเป็นกระบวนการทำงานตามแผนซึ่งแบ่งออกเป็นสามขั้นตอน การแบ่งงาน จัดกลุ่มเป็นบล็อคแยก (แผนก, ภาคส่วน) และประสานงานแยกกลุ่ม

ตัวอย่างสามขั้นตอน

ตัวอย่างต่อไปนี้ของการกระจายกระบวนการสามารถแยกแยะได้:

• แบ่งงานออกเป็นช่วงๆ ในกรณีนี้ พนักงานแต่ละคนจะได้รับมอบหมายงานประเภทต่างๆ ตามคุณสมบัติ ทักษะ และประสบการณ์
• งานกลุ่มแยกเป็นบล็อกๆ กลุ่มที่แยกจากกัน หมายถึงภาคส่วน แผนก หรือส่วนย่อยที่กลุ่มพนักงานที่มีคุณสมบัติเดียวกันทำงานในโครงการเฉพาะ ด้วยแผนกนี้ งานจะเสร็จเร็วขึ้น
• การประสานงานคือการแก้ไขข้อขัดแย้งและสร้างกลไกในการหลีกเลี่ยง

ขั้นตอนการดำเนินการ

กระบวนการขององค์กรสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน:

• กองงาน
• จัดกลุ่มงาน
• ประสานงานงาน

แต่ยังมีอีกมากมายที่สามารถระบุได้ ขึ้นอยู่กับองค์กรและกิจกรรม.

กองงาน

ขั้นตอนแรกในกระบวนการองค์กร โดยมีการกระจายงานระหว่างพนักงานตามคุณสมบัติและทักษะ ในเวลาเดียวกัน ฝ่ายบริหารต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนไม่ได้ทำงานมากหรือน้อยกว่าเพื่อนร่วมงานของเขา หลักการกระจายสินค้าขึ้นอยู่กับความสามารถในการกระจายเวลาการทำงานของพนักงาน และยังทำงานที่พวกเขารู้วิธีการทำให้ดีที่สุดเท่านั้น

นี่จะลดเวลาจากการเปลี่ยนผ่านระหว่างปฏิบัติการ ลดการฝึกอบรม (เพราะพนักงานทำในสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วเท่านั้น) อุปกรณ์และเครื่องมือยังได้รับการปรับปรุงอีกด้วย มีอันตรายจากความเชี่ยวชาญนี้ - ความน่าเบื่อหน่ายของแรงงาน มันกีดกันพนักงานที่มีทักษะความคิดสร้างสรรค์และการแสดงออกระหว่างการทำงาน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ผู้จัดการส่วนใหญ่มักใช้สองวิธี

1. ขยายขอบเขตกิจกรรมของคนงาน
2. เพิ่มพูนแรงงาน

การขยายขอบเขตของกิจกรรมคือการให้โอกาสพนักงานได้ทำงานหลายอย่างพร้อมกันตามที่เขาเลือก นอกจากนี้ยังสามารถขยายงานที่ทำ การเพิ่มคุณค่าของแรงงานคือการให้อิสระในการควบคุมความก้าวหน้าของงานให้กับพนักงาน

การจัดกลุ่มงานที่เหมาะสมสำหรับการดำเนินการต่อไป

ขั้นตอนของกระบวนการในองค์กรของบริษัทแสดงถึงการสร้างบล็อคต่างๆ (แผนกและภาคส่วน) ที่รับผิดชอบงานส่วนบุคคล ทำให้ได้ประสิทธิภาพและความเร็วสูงสุดของโซลูชันปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่ง ตามกฎแล้วผู้ที่ทำงานเดียวกันจะรวมกันเป็นแผนกเดียว

นี่คือวิธีการแจกจ่ายงานในองค์กรขนาดเล็ก

องค์กรดังกล่าวแบ่งฝ่ายผลิตตามลักษณะการทำงาน กล่าวคือตามประเภทของงานที่ทำ รองประธานแต่ละคนของแผนกแยกต่างหากมีหน้าที่รับผิดชอบในกิจกรรมบางอย่างของบริษัท - การขายและการตลาด กิจกรรมการขนส่ง และการดำเนินงานด้านการเงิน นอกจากนี้ บางเซกเมนต์สามารถแบ่งออกเป็นอีก 2-3 แผนก

แผนภาพนี้แสดงการแบ่งในองค์กรขนาดใหญ่

ระดับรองประธานาธิบดีจะเกิดขึ้นตามประเภทของการผลิตขององค์กร ระดับล่างเกิดจากที่ตั้งทางภูมิศาสตร์การเมือง ระดับสุดท้ายจัดตามประเภทของกิจกรรมของทิศทางใดทิศทางหนึ่ง เหล่านี้เป็นประเภทหลักของกระบวนการขององค์กร แบบย่อ ดูเหมือนในแผนภาพ

ควบคุมงาน

การประสานงานในองค์กรช่วยให้คุณควบคุมและชี้นำพนักงานไปในทิศทางที่ถูกต้องในขั้นตอนก่อนหน้า เพื่อให้แน่ใจว่างานได้ดำเนินการอย่างถูกต้อง ตรงเวลา และเป็นไปตามแผน การประสานงานสามารถทำได้ผ่านสายการบังคับบัญชา นอกจากนี้ยังมีอีกประเภทหนึ่งคือแนวตั้ง ในที่นี้ การควบคุมถูกแบ่งออกเป็นลิงก์แยก ตั้งสูงตระหง่านเหนือกันและกัน

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการควบคุมพนักงานทั่วไป และงานของเขาถูกควบคุมโดยผู้บริหารระดับสูง ปริมาณมากขึ้นพนักงานก็ยิ่งต้องการผู้จัดการน้อยลง ด้วยเหตุนี้ ข้อมูลจึงเข้าถึงการจัดการได้เร็วขึ้น แต่เมื่อมีพนักงานน้อยลง ประธานาธิบดีจะต้องจัดการกับความขัดแย้งในที่ทำงานมากขึ้น

มีอีกวิธีในการประสานงาน - ตลาดที่มีประสิทธิภาพและแข็งแกร่งที่สุด ตลาดเป็นตัวอย่างสำคัญของการช่วยเหลือซึ่งกันและกันในการประสานงานในแนวดิ่ง ไม่ต้องการผู้นำแบบรวมศูนย์ที่สูงขึ้น ตลาดเป็นตลาดที่ทรงพลังที่สุดสำหรับผู้ผลิตและผู้บริโภค สำหรับบางบริษัท ตลาดคือวิธีการประสานงานที่ให้ผลกำไรสูงสุด

งานประเภทนี้แตกต่างจากงานอื่นอย่างไร

การพัฒนาองค์กรเป็นกิจกรรมประเภทหนึ่งที่ควรปรับปรุงกระบวนการผลิตและการจัดการในองค์กร แนวความคิดของเขาปรากฏบนพื้นฐานของจิตวิทยาและสังคมวิทยา ซึ่งควรจะแก้ไขข้อขัดแย้งที่เกิดขึ้นในทางปฏิบัติ คำนี้ถูกนำมาใช้โดย Robert Blake ในปี 1946-1949 ที่เอสโซ่ คอร์ปอเรชั่น (ปัจจุบันคือเอ็กซอน).

ความแตกต่างหลักระหว่างกระบวนการนี้กับงานประเภทอื่นๆ กับพนักงานคือ องค์กรถือเป็นภาพรวม โดยมีองค์ประกอบที่มีปฏิสัมพันธ์ทั้งหมด แนวทางที่เป็นระบบประกอบด้วยลำดับการพิจารณาความสัมพันธ์เชิงหน้าที่ โครงสร้าง ด้านเทคนิคและส่วนบุคคลภายในองค์กร นอกจากนี้ โปรแกรมของงานประเภทนี้ยังประกอบด้วยการวิเคราะห์การทำงานและปัญหาที่เกี่ยวข้อง

วัตถุประสงค์ของการแก้ปัญหาดังกล่าวคือการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต แนวคิดของการพัฒนาองค์กรถูกสร้างขึ้นเพื่อให้องค์กรสามารถพัฒนาอย่างแข็งขันและสม่ำเสมอ ดังนั้นในชื่อจึงมีคำว่า "การพัฒนา" และการเติบโตจะไม่เกิดขึ้นจาก "แรงกระแทก" หรือ "แรงกระตุ้น" แต่เกิดจากทรัพยากรภายใน อะไรคือสิ่งแรกที่มืออาชีพด้านการพัฒนาองค์กรพยายามทำให้สำเร็จ

ก่อนอื่น ความสมดุลระหว่างทรัพยากรที่ใช้ไปกับสินค้าที่ขาย รวมถึงการคืนทุนของสินค้าเหล่านี้ เช่นเดียวกับการพัฒนาองค์กร การเติบโตและความสามัคคีของทีมงานภายในองค์กร ผลงานของผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มีดังนี้:

• ความพร้อมของทีมหรือทีมงานสำหรับการเปลี่ยนแปลงในระดับท้องถิ่นหรือระดับโลก
• ทัศนคติเชิงบวกของพนักงานที่มีต่อกัน ตลอดจนการพัฒนาความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
• การเพิ่มประสิทธิภาพโครงสร้างองค์กรและการทำงานขององค์กร
• บรรลุความพึงพอใจในงานโดยรวมทั่วทั้งองค์กร

งานของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวซับซ้อนมากและตามที่กล่าวไว้ข้างต้นนั้นขึ้นอยู่กับจิตวิทยาและสังคมวิทยา นอกจากนี้ หลังเลิกงานของคนเหล่านี้ ผู้จัดการเห็นว่าคุณภาพผลิตภัณฑ์ดีขึ้น ผลผลิตสูงขึ้น เสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งขององค์กรในตลาด ลดการสูญเสียพนักงาน เพิ่มรายได้ ฯลฯ

ขั้นตอนหลักที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการเติบโตขององค์กรต้องผ่าน

การเติบโตขององค์กรเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่แบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน

• ในระยะแรก ผู้เชี่ยวชาญและผู้บริหารตระหนักดีว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนองค์กรในโครงสร้างต่างๆ สำนึกนี้สามารถมาในสิ่งเหล่านั้นช่วงเวลาที่พนักงานสังเกตเห็นความยุ่งยากในการทำงานขององค์กร เป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนต้องการเปลี่ยนบริษัท
• ในขั้นตอนที่สอง หลังจากที่ตระหนักและความปรารถนาที่จะแก้ปัญหาและเปลี่ยนแปลงองค์กรให้ดีขึ้น ผู้เชี่ยวชาญก็เริ่มทำงาน ปัญหาบางอย่างกำลังได้รับการแก้ไข กล่าวคือ กำลังสร้างระบบความสัมพันธ์ในการทำงานเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงองค์กร
• ในขั้นตอนที่สาม หลังจากที่ผู้เชี่ยวชาญสามารถแทรกซึมเข้าไปในองค์กรได้ เขาก็เริ่มรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตัวเขา นี่เป็นกิจกรรมที่สำคัญมากและดำเนินการอย่างเคร่งครัดตามเทคนิคพิเศษของผู้เชี่ยวชาญ แม้ว่าบริษัทจะมีข้อมูลมากมาย แต่ก็อาจไม่สามารถระบุปัญหาขององค์กรที่ชัดเจนได้เสมอไป
• ในขั้นที่ 4 เก็บข้อมูลครบแล้วก็ต้องวิเคราะห์และศึกษากันต่อไป ขั้นตอนนี้เรียกอีกอย่างว่าการวินิจฉัย ผู้เชี่ยวชาญต้องทำ "การวินิจฉัย" และเริ่ม "การรักษา" รวมทั้งดำเนินการเปลี่ยนแปลงองค์กร
• ในขั้นตอนที่ 5 ผู้เชี่ยวชาญจะเข้าใจปัญหาทั้งหมด เขาต้องพัฒนาแผนกำจัดและหลีกเลี่ยงต่อไป ในเรื่องนี้เขาใช้เทคนิคพิเศษของเขา เมื่อแผนถูกร่างขึ้นแล้วก็ต้องดำเนินการ ผู้เชี่ยวชาญควรดูแลการดำเนินการตามแผน
• ขั้นที่หกก็ขั้นสุดท้ายแล้ว หลังจากที่องค์กรเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้นแล้ว ความต้องการผู้เชี่ยวชาญก็หมดไป บางครั้งมีบางกรณีที่บริษัทต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญมากเกินไป ก็ไม่สามารถทำงานได้โดยปราศจากเขา ปัญหาเหล่านี้ก็เช่นกันแก้ไขโดยผู้เชี่ยวชาญ

ความสำคัญของการเติบโตขององค์กร

ในบริษัทที่กำลังพัฒนาหรือบริษัทที่ใกล้จะล้มละลาย คุณต้องทำความคุ้นเคยกับแนวคิดนี้ และควรจ้างผู้เชี่ยวชาญ งานของเขาจะต้องใช้เงิน แต่การเปลี่ยนแปลงที่เขาจะทำกับองค์กรนั้นจะประเมินค่าไม่ได้