รายงานบัตรบริษัท: ตัวอย่าง การบัญชีสำหรับบัตรธนาคารขององค์กร

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2024-01-17 19:10

เมื่อเร็วๆ นี้ การชำระเงินด้วยบัตรองค์กรกลายเป็นเรื่องธรรมดาสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ เครื่องมือการชำระเงินเหล่านี้ใช้งานง่าย

การบัญชีสำหรับบัตรองค์กรค่อนข้างง่าย ตามกฎแล้วนักบัญชีที่มีประสบการณ์จะไม่มีปัญหาในการบันทึกธุรกรรม ปัญหาอาจเกิดขึ้นเมื่อรวบรวมรายงานเกี่ยวกับบัตรองค์กรโดยพนักงานที่ออกให้ ต่อไป ให้พิจารณาคุณสมบัติของการสะท้อนการทำธุรกรรม

ข้อมูลทั่วไป

บัตรองค์กรเรียกว่าบัตรธนาคาร เงินที่เป็นขององค์กร ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยพนักงานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมระดับมืออาชีพของพวกเขา

สามารถชำระด้วยบัตรองค์กรสำหรับการเดินทาง ธุรกิจ ค่ารักษาพยาบาล เครื่องมือการชำระเงินนี้ไม่ได้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวของพนักงาน ให้เครดิตรายได้ของเธอ เช่นเดียวกับผลประโยชน์ทางสังคม

ดู

มีบัตรเครดิตและบัตรเดบิต โดยใช้การชำระเงินครั้งสุดท้ายเป็นค่าใช้จ่ายของเงินทุนที่ถืออยู่ในบัญชีขององค์กรหรือเงินเบิกเกินบัญชี

สำหรับบัตรเครดิต ตามลำดับ การชำระหนี้จะดำเนินการโดยใช้เงินที่ยืมมาจากโครงสร้างการธนาคาร

คุณลักษณะของการดำเนินการ

เติมเงินโดยการโอนเงินผ่านธนาคาร ในการดำเนินการนี้ คำสั่งการชำระเงินจะถูกส่งไปยังองค์กรการธนาคาร

ใช้เงินไปกับบัตรเท่านั้น เป็นได้ทั้งธุรกรรมที่ไม่ใช่เงินสดและถอนเงินสดทั่วไป

บัตรองค์กรไม่มีข้อจำกัดในการชำระที่ธนาคารกลางกำหนดสำหรับการชำระเงินด้วยเงินสด ในขณะเดียวกัน องค์กรด้านการธนาคารตามคำแนะนำของธนาคารกลางก็สามารถกำหนดวงเงินในการออกบัตรได้ ตัวอย่างเช่น ในบัตรองค์กร Sberbank จำนวนสูงสุดคือ 100,000 rubles ต่อวัน

ข้อดีของเครื่องมือการชำระเงิน

ข้อดีของการใช้บัตรองค์กรมีดังนี้

• ควบคุมการใช้จ่ายของพนักงาน ขั้นแรก ธุรกรรมทั้งหมดจะแสดงในบัญชีของบริษัท ประการที่สอง มีการสร้างรายงานบัตรองค์กรซึ่งสะท้อนถึงค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง
• สามารถใช้เงินได้ตลอดเวลา เข้าถึงเงินในบัญชีได้ตลอดเวลา
• การบล็อกการ์ดทันทีในกรณีที่เกิดปัญหา
• ความสามารถในการใช้เงินทุนในการเดินทางไปทำธุรกิจในต่างประเทศ ไม่จำเป็นต้องซื้อเงินตราต่างประเทศเมื่อออกจากสหพันธรัฐรัสเซีย ในเวลาเดียวกันจากรัสเซียก็เป็นไปได้เติมเงินในบัญชีของพนักงานที่อยู่ต่างประเทศทันที
• ประหยัดเวลาได้อย่างมากเมื่อจองและชำระค่าตั๋วห้องพักในโรงแรม

ประกาศของกรมสรรพากรและกองทุน

ข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีที่เปิดต้องถูกส่งไปยัง FIU, VSS และบริการภาษี ขณะนี้ องค์กรธนาคารได้ส่งการแจ้งเตือนมาเพื่อให้บริการบัญชี

แจ้งภายใน 7 วัน (ใช้งานได้).

ความแตกต่างที่สำคัญ

บัตรองค์กรสำหรับนิติบุคคลออกให้สำหรับพนักงานเฉพาะในองค์กร นั่นคือ ลงทะเบียนแล้ว

การสะท้อนการดำเนินการในการบัญชีบนบัตรองค์กรนั้นดำเนินการตามกฎในบัญชีแยกต่างหาก

บัญชีธนาคารเปิดได้ทั้งในรูเบิลและสกุลเงินต่างประเทศ ในกรณีนี้ ในกรณีแรก ไม่จำเป็นต้องเปิดบัญชีสกุลเงินต่างประเทศเพิ่มเติม ตามระเบียบของธนาคารกลางหมายเลข 266-P การชำระเงินด้วยบัตรองค์กรสามารถทำได้ในสกุลเงินที่แตกต่างจากสกุลเงินของบัญชี เมื่อได้รับเงิน เช่น ดอลลาร์ ระบบของธนาคารจะแปลงจำนวนเงินที่ต้องการ (แปลงรูเบิลเป็นดอลลาร์โดยอัตโนมัติ)

วัตถุประสงค์ในการใช้จ่าย

กฎหมายกำหนดรายการธุรกรรมที่สามารถดำเนินการในสกุลเงินต่างประเทศโดยใช้บัตรองค์กร:

• ใบเสร็จรับเงินสกุลเงินต่างประเทศของสหพันธรัฐรัสเซียเพื่อชำระค่าบริการ ค่าเดินทาง
• การชำระค่าใช้จ่าย (ตัวแทน/การเดินทาง) ในองค์กรการค้า/บริการในสกุลเงินต่างประเทศนอกรัสเซีย

การดำเนินการอื่นๆ ถือว่าผิดกฎหมาย การตรวจสอบการปฏิบัติตามรายการดำเนินการโดยโครงสร้างการธนาคาร

เอกสารองค์กรท้องถิ่น

องค์กรควรพัฒนาการกระทำที่กำหนดกฎพื้นฐานสำหรับการใช้บัตรองค์กร ต้องติดตั้งเอกสารนี้:

• รายการธุรกรรมและค่าใช้จ่ายที่พนักงานสามารถทำได้
• จำกัดการชำระ
• ขั้นตอนการยื่นรายงานบัตรบริษัท
• ข้อมูลเกี่ยวกับการไม่สามารถเปิดเผยรหัส PIN ให้กับบุคคลที่สามได้
• กำหนดเวลาให้พนักงานยื่นรายงานล่วงหน้าเกี่ยวกับบัตรองค์กร ในย่อหน้าเดียวกัน แนะนำให้ทำรายการเอกสารที่จะยืนยันข้อมูลครับ

นอกจากนี้:

• วงกลมของพนักงานที่มีสิทธิได้รับบัตรองค์กรจะถูกกำหนดโดยคำสั่งของหัวหน้า
• สรุปข้อตกลงความรับผิดกับพนักงานที่เกี่ยวข้อง
• พนักงาน-ผู้ถือบัตรควรทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนการใช้บัตรลายเซ็น

การคืนและการออกตราสารการชำระเงินถูกเก็บไว้ในบัญชีแยกประเภทพิเศษ

ลักษณะสะท้อน

การบัญชีสำหรับบัญชีปัจจุบันได้รับการดูแลที่องค์กรในบัญชี 55. เปิดบัญชีย่อยให้เขาแล้ว 55.4.

หากบัญชีมียอดคงเหลือขั้นต่ำ ขอแนะนำให้สร้างบัญชีย่อยของคำสั่งที่สอง: "ยอดขั้นต่ำ" และ "ขีดจำกัดการชำระเงิน"

หากองค์กรเปิดหลายบัญชี (สำหรับแต่ละการ์ด) บัญชีย่อย 55.4 จะถูกสร้างขึ้นโดยให้กับแต่ละคน หากมีการออกบัตรหลายใบของพนักงานหลายคนที่ชำระเงินภายในวงเงินทั่วไปในบัญชีเดียว องค์กรจะกำหนดความจำเป็นในการรักษาบันทึกการวิเคราะห์ในบริบทของผู้ถือโดยอิสระ

ในกรณีที่บัตรองค์กรเชื่อมโยงกับบัญชีกระแสรายวันบัญชีเดียว ขอแนะนำให้สร้างบัญชีย่อยในบัญชี 51 หรือ 52.

บัญชี

กฎสำหรับการบันทึกธุรกรรมจะแสดงในตารางเพื่อความสะดวก:

db	cd	ปลายทาง	การยืนยัน
55.4	51	การโอนวงเงินการชำระเงินและยอดขั้นต่ำ (เป็นรูเบิล) จากบัญชีขององค์กรไปยังบัญชีบัตร (รูเบิล)	คำสั่งจ่ายเงิน ใบแจ้งยอดธนาคาร
55.4	52	โอนวงเงินการชำระเงินและยอดขั้นต่ำในสกุลเงินต่างประเทศจากบัญชีสกุลเงินต่างประเทศไปยังบัญชีองค์กร	เอกสารการชำระเงิน ใบแจ้งยอดธนาคาร
55.4	67, 66	การรับเงินเครดิตเข้าบัญชีบัตรในวันที่มีการให้เครดิตครั้งเดียว หากมีการทำข้อตกลงที่เหมาะสมกับโครงสร้างการธนาคาร	คำสั่งซื้อธนาคาร ใบแจ้งยอดธนาคาร
55.4	66	รับเงินเข้าบัตรบัญชีในวันที่ชำระเงินด้วยกองทุนเครดิตขององค์กรธนาคารในกรณีที่ไม่มีเงินของบริษัทเอง หากมีการลงนามในสัญญาเงินเบิกเกินบัญชีกับธนาคาร	ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบสำคัญแสดงสิทธิ
91.2	51, 52	การชำระค่าธรรมเนียมธนาคารสำหรับการออก, การออก, การให้บริการบัตร	ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบแจ้งยอดบัญชี
91.2	66	การคำนวณดอกเบี้ยเงินกู้จากบัตรองค์กร	ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบแจ้งยอดบัญชี
66	51, 52	การโอนเงินเพื่อชำระคืนเงินกู้หรือดอกเบี้ยเงินกู้ที่ได้รับจากการใช้บัตร	คำสั่งจ่ายเงิน (เอกสาร), ใบแจ้งยอดธนาคาร

เพื่อแสดงถึงการเติมบัตรองค์กรใน "1C" จะใช้เอกสาร "การตัดบัญชีจากบัญชี" ตั้งอยู่ในส่วน "ธนาคารและโต๊ะเงินสด"

บัญชีเพื่อการชำระหนี้

มีสองตัวเลือกสำหรับการบันทึกธุรกรรม: แบบง่าย และแบบวิชาการ คุณสมบัติของพวกมันแสดงอยู่ในตาราง

วิธีง่าย

db	cd	ปลายทาง	การยืนยัน
71	55.4	สะท้อนจำนวนงานที่จ่ายด้วยบัตรบริการ สินค้า ตลอดจนเงินสดที่ถอนออกจากบัตรในบริบทของผู้ถือ (รายงานพนักงาน) ตามวันที่ระบุในใบแจ้งยอดธนาคาร	ใบแจ้งยอดธนาคารพร้อมแอปพลิเคชั่นถอดรหัสบัตรองค์กร
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 เป็นต้น	71	ภาพสะท้อนของวัสดุ ผลงาน การบริการ ตามรายงานล่วงหน้าที่พนักงานส่งมาพร้อมเอกสารประกอบ ณ วันที่รายงาน	ใบแจ้งหนี้ ตั๋ว ใบเสร็จ เช็ค สลิปตัวจริง เช็คเอทีเอ็ม ฯลฯ

ฉบับวิชาการ

db	cd	ปลายทาง	การยืนยัน
10, 20, 26, 44 เป็นต้น	71	ภาพสะท้อนของวัสดุ งาน บริการที่ชำระด้วยบัตรองค์กร ตามรายงานพร้อมเอกสารประกอบ ณ วันที่ส่ง	ตั๋ว ใบเสร็จ สลิปต้นฉบับ ใบเสร็จปลายทาง ฯลฯ
71	57	ภาพสะท้อนของการทำธุรกรรมบนบัตรแต่ไม่ได้เข้าบัญชีในบัญชีธนาคาร	บัญชีอ้างอิง
57	55.4	ภาพสะท้อนของจำนวนเงินที่จ่ายสินค้า งาน บริการ เงินสดที่ถอนออกจากบัตรในบริบทของผู้รับผิดชอบในวันที่ปรากฏในใบแจ้งยอดธนาคาร	สารสกัดธนาคารที่มีการถอดรหัสด้วยบัตร

หากวันที่ในรายงานบนบัตรองค์กรตรงกับวันที่ธุรกรรมปรากฏในใบแจ้งยอดธนาคาร การทำธุรกรรมจะทำตามตัวเลือกแรก

นอกจากนี้ สำหรับทั้งสองตัวเลือก ควรคำนึงถึงจำนวนความเสียหาย:

db	cd	ปลายทาง	การยืนยัน
73.2	55.4	ภาพสะท้อนของจำนวนความเสียหายทางวัตถุที่เกิดจากการที่พนักงานไม่จัดเตรียมเอกสารประกอบหรือเกี่ยวข้องกับการใช้เงินในบัตรเพื่อความต้องการส่วนตัว	ใบแจ้งยอดธนาคาร ใบแจ้งยอดบัญชี
50, 70	73.2	การชดเชยความเสียหายโดยพนักงานผ่านโต๊ะเงินสดขององค์กรหรือโดยการหักจากรายได้	ใบแจ้งยอดบัญชี, ใบสั่งซื้อใบเสร็จรับเงิน

รายงานบัตรบริษัท: ตัวอย่าง

พนักงานที่ได้รับเงินสำหรับรายงานต้องจัดเตรียมเอกสารที่อธิบายค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น มีการแนบเอกสารสนับสนุนมาด้วย คำแนะนำที่เกี่ยวข้องกำหนดขึ้นตามลำดับที่ได้รับอนุมัติจากธนาคารกลาง

คำสั่งคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐปี 2544 อนุมัติแบบฟอร์มมาตรฐานของรายงาน AO-1

ในแบบฟอร์ม อย่างไรก็ตาม ไม่มีบรรทัดใดที่คุณสามารถแสดงธุรกรรมบนบัตรองค์กรได้ มีสองวิธีในการแก้ไขสถานการณ์:

• เสริมแบบฟอร์มมาตรฐาน ตามที่กำหนดไว้ในคำสั่ง องค์กรมีสิทธิ์เพิ่มบรรทัดเพิ่มเติมในแบบฟอร์มรวม
• พัฒนาแบบฟอร์มด้วยตัวเอง แบบฟอร์มรวมตั้งแต่วันที่ 2556-01-01 ไม่ถือเป็นข้อบังคับสำหรับองค์กร บทบัญญัติที่เกี่ยวข้องเป็นไปตามกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 402

มาดูตัวอย่างกัน พนักงานได้รับบัตรองค์กรของ Sberbank ซึ่งมี 50,000 rubles เขาได้รับคำสั่งให้ซื้ออุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นซึ่งมีราคา 110,000 รูเบิล ตามคำสั่งชำระเงิน 65,000 rubles ถูกโอนไปยังการ์ด หลังจากซื้ออุปกรณ์ ยอดเงินกลายเป็น 5,000 รูเบิล

นักบัญชีขององค์กรเสริมแบบฟอร์มมาตรฐานของรายงานด้วยหลายบรรทัด ประการแรก คอลัมน์มีไว้เพื่อแสดงจำนวนเงิน ณ วันที่ใช้บัตร:

• "ยอดคงเหลือในบัตร". บรรทัดนี้จะถูกกรอกหากพนักงานไม่ได้ส่งมอบเครื่องมือการชำระเงิน
• "ออกบัตร …". บรรทัดนี้มีข้อมูลว่ามีการออกเครื่องมือการชำระเงินก่อนดำเนินงาน

ยอดคงเหลือในบัตรจะถูกรับรู้เท่ากับ 0 ตามเงื่อนไขในตัวอย่าง เนื่องจากมีการออกบัตรให้พนักงานก่อนที่มอบหมายงานจะเสร็จสิ้น บรรทัด "ออกบัตร" ระบุหมายเลขและจำนวนเงินที่มีอยู่

เพื่อแสดงถึงการเติมเงิน คอลัมน์ "คำสั่งการชำระเงิน" ได้ถูกเพิ่มลงในรายงานแล้ว วันที่, หมายเลขเอกสารระบุไว้ที่นี่

บรรทัด "ยอดรวม" ควรมีจำนวนเงินคงเหลือในบัตรที่ออกและจำนวนเงินที่โอนเพิ่มเติม ตามเงื่อนไขของตัวอย่าง รวมเป็น115พันรูเบิล

ที่ด้านหลังของรายงาน ควรมีการระบุเอกสารที่พนักงานยืนยันค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น พนักงานต้องระบุวันที่ของค่าใช้จ่ายและจำนวนเงิน

ถอนเงินสด

เมื่อจัดทำแบบฟอร์มรายงาน จำเป็นต้องจัดเตรียมสถานการณ์ที่พนักงานไม่สามารถชำระค่าบริการหรือสินค้าด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารได้ ดังนั้นพนักงานจะต้องจ่ายเงินตามจำนวนที่กำหนด

เพื่อสะท้อนถึงธุรกรรมดังกล่าว บรรทัดต่อไปนี้จะถูกเพิ่ม:

• "ถอนออกจากบัตร".
• "เงินสดที่ใช้ไป".
• "เพิ่มในบัตรผ่านเทอร์มินัลแล้ว"
• "ยอดเงินสด".

ธุรกรรมทั้งหมดที่มีเงินจะแสดงที่ด้านหน้าของรายงาน

ใบเสร็จการรับเอกสาร

พนักงานบัญชีต้องส่งรายงานไปยังนักบัญชีหรือหัวหน้าองค์กร หลังจากนั้นตรวจสอบเอกสารแล้วอนุมัติจากผู้อำนวยการองค์กร

สินค้า บริการที่ซื้อโดยพนักงานจะได้รับเครดิต พนักงานได้รับใบเสร็จรับเงินสำหรับการยอมรับรายงาน - ด้านล่างของแบบฟอร์ม หากไม่ได้ระบุไว้ในแบบฟอร์มที่พัฒนาโดยองค์กร ใบเสร็จจะถูกร่างขึ้นในรูปแบบที่กำหนดเอง

อนุมัติแบบฟอร์ม

ตามกฎทั่วไป หัวหน้าต้องอนุมัติแบบฟอร์มที่พัฒนาโดยองค์กรอิสระ ข้อกำหนดดังกล่าวกำหนดขึ้นในกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 402 ข้อกำหนดเดียวกันนี้มีผลบังคับใช้หากองค์กรใช้แบบฟอร์มรวม

ปกติตัวอย่างรูปแบบของเอกสารหลักอยู่ในภาคผนวกของคำสั่งอนุมัตินโยบายการบัญชี

เปิดบัญชี

ในการสร้างบัญชีด้วยบัตรองค์กร อันดับแรกบริษัทจะต้องมีเอกสารที่จำเป็นในการเปิดบัญชีปกติ นอกจากนี้คุณต้องเขียนใบสมัครซึ่งเป็นแบบฟอร์มที่ธนาคารจัดเตรียมไว้ มันเขียนขึ้นสำหรับผู้ถือบัตรพนักงานแต่ละคน แนบเอกสารระบุพนักงานที่เกี่ยวข้องด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเรื่องนี้เกี่ยวกับหนังสือเดินทางรวมถึงเอกสารยืนยันความสัมพันธ์ด้านแรงงานกับองค์กร (สำเนาสัญญา) ธนาคารอาจขอเอกสารอื่นได้หากจำเป็น