ผู้จัดการสำนักงาน. ความรับผิดชอบต่อหน้าที่

2025 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2025-01-24 13:26:17

ในตำแหน่ง "Office Manager" นายจ้างส่วนใหญ่เห็นลูกจ้างที่ปฏิบัติหน้าที่ค่อนข้างหลากหลาย วัตถุประสงค์ของการแนะนำหน่วยนี้ในรายชื่อพนักงานคือเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานของสำนักงานเป็นไปอย่างราบรื่นหรือแม้แต่บริการหลายอย่างที่รับผิดชอบในเรื่องนี้ หากคุณไม่ต้องการเลขาธรรมดาที่รับสาย รับจดหมาย และแขกที่มาเยี่ยมเยียน แน่นอนว่าผู้จัดการสำนักงานคือผู้นำ เนื่องจากพนักงานคนนี้ต้องการอำนาจและอำนาจบางอย่าง หากไม่มีสิ่งนี้ เขาจะไม่สามารถทำหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในฐานะส่วนหนึ่งของงานหลัก รายการหน้าที่ที่ผู้จัดการสำนักงานต้องปฏิบัติควรครอบคลุมอย่างน้อยห้าด้าน ในขณะเดียวกัน ควรเข้าใจว่าสำนักงานไม่ใช่ห้องที่เจ้านายนั่ง แต่เป็นสถานที่ที่ยังคงทำหน้าที่ด้านการบริหารและการจัดการ ซึ่งหมายความว่าคุณภาพและกำหนดเวลาจะขึ้นอยู่กับวิธีสร้างงานของผู้จัดการสำนักงาน

ความรับผิดชอบในการบริหาร ซึ่งรวมถึงการวางแผนสำนักงาน โครงสร้างองค์กร การจัดการพนักงาน วัฒนธรรมองค์กร การพัฒนานโยบายสื่อสารกับคู่สัญญาและควบคุมการปฏิบัติตาม

ฟังก์ชั่นการบริหาร ครอบคลุมการจัดระเบียบงานสำนักงาน การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบริการ การกระจายพื้นที่สำนักงานในหมู่พนักงาน

หน้าที่การบ้าน. ผู้จัดการสำนักงานต้องจัดซื้อเครื่องใช้สำนักงาน เครื่องเขียน วัสดุสิ้นเปลือง และอุปกรณ์ในครัวเรือน นอกจากนี้ เขาต้องดูแลทำความสะอาดสำนักงาน บำรุงรักษาอุปกรณ์สำนักงาน ชำระค่าสาธารณูปโภค ค่าเช่า ฯลฯ

หน้าที่ควบคุม. กิจกรรมด้านนี้รวมถึงการตรวจสอบ การแก้ไข สินค้าคงคลังของวัสดุ เอกสาร

กำลังรายงาน รวมถึงการเตรียมเอกสารการรายงาน (ข้อมูล) สำหรับผู้จัดการ

ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร พนักงานคนนี้อาจเป็นผู้บริหารคนเดียวที่มีอำนาจในการจัดการ (สำหรับบริษัทขนาดเล็ก) หรืออาจเป็นหัวหน้าทั้งแผนก ในเวลาเดียวกันหัวหน้าองค์กรควรเข้าใจว่าความปรารถนาที่จะทำให้พนักงานเป็นสากลโดยใส่สิ่งที่อยู่ในความสามารถของบริการอื่น ๆ เข้าไปในหน้าที่ของพวกเขานั้นไม่สมเหตุสมผลเสมอไป ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรโหลดพนักงานที่มีบัญชี การจัดการบุคคล ฯลฯ การผสมดังกล่าวมักจะส่งผลเสียต่อคุณภาพของงาน เหตุผลก็คือความรับผิดชอบเหล่านี้กว้างกว่าความรับผิดชอบในการดูแลสำนักงานอย่างมาก ซึ่งกระจายไปทั่วทั้งองค์กรในภาพรวม ดังนั้น เวลาเขียนเรซูเม่ ผู้จัดการสำนักงานจึงต้องทำเน้นที่ประสบการณ์และทักษะการทำงานในกิจกรรมทั้ง 5 ด้านข้างต้น มากกว่าที่จะทาให้ครอบคลุมหน้าที่ต่างๆ มากเกินไป ซึ่งมักไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของสำนักงาน ในเวลาเดียวกัน นายจ้างที่กำลังมองหาลูกจ้างที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในด้านนี้ไม่ควรลืมว่าทำไมเขาถึงต้องการพนักงานคนนี้ และไม่หยิบยกข้อกำหนดซ้ำซ้อนที่ไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่หลัก