2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
ตำแหน่งพนักงานเก็บเอกสารเรียกว่าผู้จัดเก็บเอกสาร งานหลักของผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้คือการสร้างงานของที่เก็บถาวรและการหมุนเวียนของเอกสารในนั้น จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวในทุกที่ที่มีการหมุนเวียนของเอกสารราชการจำนวนมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการประกันภัย การเงิน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งในรัฐวิสาหกิจ เอกสารหลักที่พนักงานใหม่ต้องอ้างถึงคือรายละเอียดงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญ
บทบัญญัติทั่วไป
เฉพาะหัวหน้าองค์กรเท่านั้นที่ยอมรับหรือยกเลิกผู้เก็บเอกสารได้ ก่อนอื่นเขาต้องอ้างถึงกฎหมายปัจจุบันของประเทศ คำแนะนำจะต้องระบุบุคคลที่เป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงของผู้เชี่ยวชาญที่ดำรงตำแหน่งนี้
ในการทำงานเป็นผู้เก็บเอกสารสำคัญ คนๆ นั้นต้องได้รับการศึกษาเบื้องต้นทางวิชาชีพ จากนั้นจึงจะรับตำแหน่งได้โดยไม่ต้องมีประสบการณ์ในด้านนี้ มีตัวเลือกที่บุคคลที่มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาหรือทั่วไปจะได้งาน แต่แล้วเขาจะต้องได้รับการฝึกอบรมพิเศษในทิศทางนี้ ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์สำหรับตำแหน่งนี้
สิ่งที่คุณต้องรู้
รายละเอียดงานของผู้จัดเก็บเอกสารขององค์กรแนะนำว่าพนักงานต้องมีความรู้บางอย่าง: เขาจำเป็นต้องศึกษาระเบียบข้อบังคับ คำแนะนำ และรายการเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารสำคัญในองค์กรนี้ นอกจากนี้ เขาต้องรู้วิธีการจัดเก็บ ใช้เอกสาร ตลอดจนมาตรฐานที่พวกเขายอมรับและส่งมอบ ความรู้ของเขาควรรวมถึงระบบการทำงานในสำนักงานแบบครบวงจร นอกจากนี้ เขาต้องเข้าใจวิธีการรวบรวมคำอธิบายของเอกสารที่เก็บรักษาไว้ ซึ่งในนั้นจำเป็นต้องเก็บไว้อย่างถาวร และเพียงชั่วคราวเท่านั้น และยังร่างพระราชบัญญัติเกี่ยวกับการทำลายล้างด้วย
รายละเอียดงานของผู้ช่วยผู้จัดเก็บเอกสารหมายความว่าเขาต้องรู้ว่าไฟล์ถูกจัดเก็บอย่างไร ตามกฎเกณฑ์ที่พวกเขาเตรียมไว้สำหรับการใช้และการเก็บรักษาในภายหลัง วิธีการจัดเก็บบันทึกและรายงานที่จัดทำขึ้นในองค์กร บุคคลนี้ต้องเข้าใจโครงสร้างของ บริษัท ที่เขาทำงานตลอดจนกฎการใช้อุปกรณ์และวิธีการทางเทคนิคทั้งหมดที่จำเป็นในการทำงานในที่เก็บถาวร นอกจากนี้ เขาต้องรู้กฎภายในและกฎหมายทั้งหมดขององค์กร รวมถึงการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัยจากอัคคีภัย กิจวัตรประจำวัน และอื่นๆ
ความรับผิดชอบ
รายละเอียดงานของผู้เก็บเอกสารของสถาบันงบประมาณถือว่าเขาต้องทำหน้าที่บางอย่าง: การดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจจดหมายเหตุ, การเก็บรักษาเอกสารที่เข้าสู่ที่เก็บถาวร, การลงทะเบียนเอกสารขาเข้า, การพัฒนาระบบการตั้งชื่อและการตรวจสอบความถูกต้องของการยื่นคำร้องก่อนส่ง ไปที่ไฟล์เก็บถาวร หากมีความจำเป็น เขาจะเข้ารหัสหน่วยเก็บข้อมูล จัดวางเคสและป้อนลงในทะเบียน
รายละเอียดงานของผู้จัดเก็บเอกสารของสถาบันการแพทย์แนะนำว่า เขาต้องเตรียมคำอธิบายสรุปของเอกสารที่เก็บไว้ แจกจ่ายเป็นหน่วยชั่วคราวและถาวร จะต้องเก็บบันทึกและทำลายเอกสารที่หมดอายุแล้วโดยทันที และพัฒนาระบบให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
ฟังก์ชั่นอื่นๆ
นอกจากนี้ หน้าที่ราชการของเขายังต้องอยู่ในระหว่างการสอบเพื่อหาค่าเอกสารทางวิทยาศาตร์และไม่เพียงเท่านั้น เขาต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารยังคงไม่บุบสลาย หากจำเป็น ให้ดำเนินการฟื้นฟูกับเอกสารเหล่านั้น ผู้เชี่ยวชาญนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าที่เก็บถาวรมีเงื่อนไขที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการจัดเก็บเอกสารตามปกติ
ผู้จัดเก็บเอกสารต้องตรวจสอบการใช้กฎการป้องกันอัคคีภัย ตลอดจนใช้วิธีทางเทคนิคที่ทันสมัยในการทำงานกับเอกสาร เขามีหน้าที่ตามคำร้องขอของพนักงานและผู้เยี่ยมชมองค์กรออกสำเนาหรือต้นฉบับเอกสารเก็บถาวร จัดทำใบรับรองโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่ในที่เก็บถาวร และจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานของพวกเขา
สิทธิ
ลักษณะงานของผู้เก็บเอกสารทางการแพทย์แสดงให้เห็นว่าเขามีสิทธิบางอย่าง เขาสามารถขอและรับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการทำงานของเขา หากจำเป็น เขาสามารถร่วมมือกับผู้เชี่ยวชาญจากแผนกอื่นๆ ขององค์กรหรือจากองค์กรอื่นๆ ได้ หากสิ่งนี้จะช่วยเขาในการแก้ปัญหาที่มีความสามารถ หากมีความจำเป็น เขาสามารถเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของบริษัทของเขาในองค์กรอื่น ๆ ในประเด็นใด ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานของเอกสารสำคัญ
ความรับผิดชอบ
รายละเอียดงานของผู้จัดเก็บเอกสารถือว่าเขารับผิดชอบต่อความล้มเหลวในการปฏิบัติตามหน้าที่และงานที่มีคุณภาพต่ำ ในการให้ข้อมูลที่เป็นเท็จหรือบิดเบือนเกี่ยวกับงานที่ทำ ปฏิเสธที่จะปฏิบัติตามคำสั่งจากหัวหน้าของเขา
นอกจากนี้ เขามีหน้าที่รับผิดชอบในสถานการณ์ที่มีการระบุการกระทำความผิด การละเมิดความปลอดภัย หรือการกระทำอื่น ๆ ที่คุกคามการทำงานปกติขององค์กร และพนักงานไม่ได้รายงานพวกเขาและไม่ได้ใช้มาตรการใด ๆ เพื่อขจัดปัญหา ผู้จัดเก็บเอกสารมีหน้าที่ละเมิดบรรทัดฐานของวินัยแรงงาน
สภาพการทำงาน
รายละเอียดงานของผู้เก็บเอกสารแนะนำว่าฝ่ายบริหารขององค์กรควรกำหนดเวลาทำงานของเขาให้สอดคล้องกับแรงงานกฎหมาย. หากจำเป็น บริษัทจะต้องจัดหาสถานที่ทำงานที่คำนึงถึงบรรทัดฐานและมาตรฐานทั้งหมด ตลอดจนทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ รวมถึงสถานที่ทำงานในท้องถิ่นด้วย เขายังมีสิทธิลงนามในเอกสารตามความสามารถของเขา
สรุป
เอกสารหลักที่ผู้เชี่ยวชาญยอมรับสำหรับตำแหน่งนี้ควรใช้คือรายละเอียดงานของผู้เก็บเอกสารสำคัญ ไม่ว่าเขาจะทำงานในองค์กรใด สิทธิ ความรับผิดชอบ หน้าที่ และความรู้นั้นแทบจะเหมือนกันและอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรและงานที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดการมอบหมายให้กับพนักงานของพวกเขา
งานดังกล่าวต้องใช้ความเอาใจใส่ ความอุตสาหะ ความรู้เกี่ยวกับกฎความปลอดภัยของเอกสารสำคัญ ความรู้ในการประเมินคุณค่าของเอกสารบางประเภท ตลอดจนความสามารถในการจัดระบบ ค้นหาและเข้ารหัสเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ปัจจัยสำคัญคือการทำงานร่วมกับผู้คนเพราะอาชีพของผู้จัดเก็บเอกสารเกี่ยวข้องกับการออกและรับเอกสารต่าง ๆ การตรวจสอบความถูกต้องของการรวบรวมและความถูกต้อง เฉพาะผู้ใส่ใจที่พร้อมทำงานกับข้อมูลจำนวนมากและเป็นตัวแทนผลประโยชน์ของบริษัทในองค์กรอื่น ๆ เท่านั้นจึงจะสามารถปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงานในตำแหน่งนี้ได้อย่างถูกต้องและเชื่อถือได้
