การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์: ข้อดีและข้อเสีย แก่นแท้ของระบบ วิธีการใช้งาน

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

บริษัทต่างๆ เปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการใช้โปรแกรมต่างๆ เพื่อสร้างและจัดเก็บเอกสาร ในเวลาเดียวกัน องค์กรไม่มีเอกสารเก็บถาวรที่มีสำเนาเอกสาร มีข้อดีหลายประการของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เนื่องจากผู้ประกอบการยินดีที่จะปฏิเสธการใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ แต่หากต้องการเปลี่ยนไปใช้ คุณจะต้องติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษในคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานได้ รวมทั้งแต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบเพื่อจัดการกับเวิร์กโฟลว์นี้

แนวคิดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

มันแสดงโดยวิธีการที่ทันสมัยในการทำงานกับเอกสารต่างๆ ในกิจกรรมขององค์กรใด ๆ มีเอกสารจำนวนมากที่ต้องพิมพ์อย่างต่อเนื่องและเก็บไว้ในห้องแยกต่างหากเป็นเวลานาน

หากผู้ประกอบการหรือบริษัทดำเนินการอย่างถูกต้องลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเอกสารได้รับการรับรองในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วไม่ต้องพิมพ์เอกสารนี้ลงบนกระดาษ

ข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การเปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รับรองโดย EDS มีข้อดีหลายประการ เนื่องจากการมีอยู่ของพารามิเตอร์เชิงบวกมากมายที่ผู้ประกอบการจำนวนมากขึ้นเปลี่ยนไปใช้วิธีเอกสารนี้ แต่ก่อนอื่นคุณควรประเมินข้อดีและข้อเสียของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ที่สำคัญ ได้แก่:

• ค้นหาเอกสารที่จำเป็นทันทีเนื่องจากโครงสร้างที่มีความสามารถและความน่าเชื่อถือของการจัดเก็บ
• โครงสร้างเวิร์กโฟลว์ถูกรวมศูนย์
• เอกสารทั้งหมดสามารถจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์บนสื่อต่าง ๆ และแม้กระทั่งบนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล ดังนั้นแม้ว่าไฟไหม้ในสำนักงาน คุณไม่ต้องกังวลว่าเอกสารสำคัญจะถูกทำลาย
• เอกสารทั้งหมดลงทะเบียนและอนุมัติอย่างง่ายดาย
• เอกสารทั้งหมดได้รับการลงนามบนพื้นฐานของการส่งผ่านช่องทางการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายามอย่างมากสำหรับพนักงานขององค์กรใดๆ
• หากจำเป็น คุณสามารถทำสำเนาเอกสารที่ต้องการได้ภายในไม่กี่วินาที
• การตรวจสอบนั้นง่ายมาก เนื่องจากดำเนินการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และคุณยังสามารถเชิญผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการว่าจ้างสำหรับวัตถุประสงค์เหล่านี้ซึ่งรับเอกสารผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์

ผลประโยชน์ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีความสำคัญและปฏิเสธไม่ได้ แต่ก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้ คุณควรประเมินด้านลบของแต่ละระบบ

ข้อบกพร่องของระบบ

ประโยชน์ของการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่อาจปฏิเสธได้ แต่กระบวนการนี้มีข้อเสียอยู่บ้าง ซึ่งรวมถึง:

• จำเป็นต้องลงทะเบียนลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการสร้างที่จ่ายเงินจำนวนมาก
• ไม่สามารถใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้หากพันธมิตรไม่ได้เปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• เงินและเวลาจำนวนมากถูกใช้ไปในการติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมและจ้างพนักงานที่น่าเชื่อถือซึ่งดูแลบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด
• ยังไม่มีการแก้ไขรูปแบบเฉพาะของเวิร์กโฟลว์ดังกล่าว
• ผู้รับเหมาและผู้ซื้อจำนวนมากสงสัยว่ามีการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามกับ EDS

ดังนั้น ผู้ประกอบการทุกคนต้องศึกษาข้อดีและข้อเสียของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก่อน เพื่อประกอบการตัดสินใจที่ถูกต้องและเกี่ยวข้อง

เหตุผลในการพัฒนา

ประโยชน์ของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีมากมายและสำคัญ สิ่งนี้นำไปสู่ความจริงที่ว่ามีการพัฒนาและนำเข้าสู่การทำงานขององค์กรต่าง ๆ อย่างต่อเนื่องซึ่งไม่เพียงเท่านั้นเชิงพาณิชย์ แต่ยังเป็นสาธารณะ ข้อกำหนดเบื้องต้นหลักสำหรับการพัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่อง ได้แก่:

• มีความเป็นไปได้ของการบังคับใช้กฎหมายภาษีอากร การคืนภาษีบางประเภทสามารถส่งได้ทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น สิ่งนี้ใช้กับรายงานเกี่ยวกับเบี้ยประกันที่ระบุไว้ใน PF สำหรับพนักงาน เช่นเดียวกับการประกาศ 3-NDFL ที่ส่งไปยัง Federal Tax Service สำหรับพนักงานแต่ละคนขององค์กร แม้แต่รายงาน SZV-M สำหรับพนักงานทุกคนในบริษัทก็ยังส่งทางอิเล็กทรอนิกส์หากองค์กรมีพนักงานมากกว่า 25 คน ดังนั้น บางบริษัทจึงถูกบังคับให้เปลี่ยนไปใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพราะพวกเขายังต้องออก EDS
• ข้อดีหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงความเป็นไปได้ในการแก้ไขในบัญชี ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 402 เอกสารทางบัญชีหลักสามารถสร้างขึ้นได้ไม่เพียงแค่ในรูปแบบกระดาษ แต่ยังอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ด้วย หากเป็นไปได้ที่จะรับรองด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• ตั้งแต่ปี 2017 การพัฒนาขั้นตอนของเอกสารนี้ในกระบวนการทางกฎหมายอย่างมีประสิทธิภาพได้เริ่มต้นขึ้น ตอนนี้ทุกคำตัดสินของศาลจะต้องเผยแพร่ในโอเพ่นซอร์ส นอกจากนี้ บริษัทและบุคคลทุกคนมีโอกาสที่จะยื่นคำร้องหรือร้องเรียนทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งจำเป็นต้องมี EDS ดังนั้น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ออกโดยบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ยังออกโดยบุคคลทั่วไปด้วย
• การพัฒนาเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์กำลังเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ดังนั้นตอนนี้เกือบทุกคนสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ซึ่งทำให้กระบวนการสื่อสารกับผู้อื่นง่ายขึ้นอย่างมากประชาชนและข้าราชการ

ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่าการใช้เวิร์กโฟลว์ดังกล่าวเป็นที่ต้องการมากขึ้นเรื่อยๆ

ประโยชน์ที่สำคัญอีกประการ

นอกจากนี้ หลายบริษัทร่วมมือกับองค์กรที่ตั้งอยู่ในภูมิภาคหรือประเทศอื่น ๆ ดังนั้นจึงง่ายกว่ามากในการแลกเปลี่ยนเอกสารต่าง ๆ เมื่อดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วิธีนี้ช่วยให้คุณเพิ่มตลาดการขายได้อย่างมากและสร้างการติดต่อกับผู้ผลิตโดยตรง

นี่คือข้อได้เปรียบที่สำคัญเพิ่มเติมของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การปรับปรุงคุณภาพการจัดการได้รับการสังเกตตั้งแต่วันแรกของการแนะนำระบบที่เหมาะสม

เข้าอย่างไร

ในขั้นต้น หัวหน้าองค์กรประเมินข้อดีและข้อเสียของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หากมีการตัดสินใจที่จะแนะนำในบริษัท ขั้นตอนต่อไปนี้จะถูกนำไปใช้สำหรับสิ่งนี้:

• มีการประชุมผู้ถือหุ้นซึ่งจะมีการลงคะแนนเสียงเพื่อการนำระบบนี้ไปใช้
• หากการตัดสินใจเป็นไปในเชิงบวก กรรมการของบริษัทจะออกคำสั่งที่เกี่ยวข้อง
• ขอแนะนำให้พัฒนาระเบียบภายในที่ควบคุมกฎการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• เลือกลายเซ็นที่จะใช้ในการเซ็นเอกสารต่างๆ
• หากเลือกลายเซ็นอย่างง่าย ลายเซ็นนั้นจะติดอยู่ตามรหัสและรหัสผ่าน เช่นเดียวกับวิธีอื่นๆ และเข้าถึงได้มีจำนวนจำกัด ดังนั้นจึงมีการแต่งตั้งเฉพาะบุคคลที่จะจัดการกับการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• หน่วยงานรับรองถูกเลือก มันถูกแสดงโดยองค์กรเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกบริษัทที่จะให้ผลกำไรและสะดวกสบายในการร่วมมือ คุณควรประเมินล่วงหน้าเกี่ยวกับค่าบริการที่นำเสนอ ตลอดจนฟังก์ชันต่างๆ ที่สามารถใช้ได้ระหว่างความร่วมมือ กำหนดความรับผิดชอบของศูนย์ที่เลือกสำหรับข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการบำรุงรักษาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• กำลังจัดเตรียมเอกสารตามข้อตกลงที่ทำกับศูนย์ที่เลือก
• กำลังอธิบายสัญญากับองค์กรที่เลือก หลังจากนั้น ศูนย์จะสร้างและออกใบรับรองคีย์ EDS ให้กับลูกค้า
• มีการแนะนำการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยตรงในการทำงานขององค์กร ในการดำเนินการนี้ เอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมดจะถูกแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และกำลังกำหนดขั้นตอนการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ใบแจ้งหนี้สามารถวาดขึ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ก่อนอื่นคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าการใช้เอกสารดังกล่าวจะสะดวกสำหรับคู่สัญญา เนื่องจากบริษัทต้องมีวิธีการทางเทคนิคในการดำเนินการเอกสารเหล่านี้

เลือก EDS

รวมอยู่ในประโยชน์ของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือลดต้นทุนการเตรียมการเอกสารกระดาษจำนวนมาก แต่อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องเสียค่าใช้จ่ายบางประการ เกี่ยวข้องกับการดำเนินการของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในกระบวนการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ETS สามารถแสดงในรูปแบบที่ไม่ผ่านเกณฑ์หรือผ่านการรับรอง

ไม่ผ่านการคัดเลือก

ออกโดยใช้การแปลงข้อมูลเข้ารหัสซึ่งมีการใช้คีย์พิเศษซึ่งมีให้สำหรับเจ้าของ EDS สิ่งสำคัญคือต้องตัดสินใจล่วงหน้าว่าใครในบริษัทจะลงนามในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ด้วยความช่วยเหลือของลายเซ็นดังกล่าว คุณสามารถตรวจจับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับเอกสารหลังจากที่ลงนามแล้ว

เข้ารอบ

ในการดำเนินการนี้ บริษัทจะได้รับใบรับรองพิเศษที่มีคีย์การตรวจสอบ EDS ในการสร้างลายเซ็นดังกล่าว จะต้องคำนึงถึงข้อกำหนดที่ระบุไว้ในกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 63 ไว้ด้วย

โดยปกติ EDS ดังกล่าวจะใช้ในบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องการเก็บความลับทางการค้า ดังนั้น เนื่องจาก EDS ที่ผ่านการรับรองที่ได้รับการปรับปรุง จึงมั่นใจได้ในความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

หลังจากเลือกลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทใดประเภทหนึ่งแล้ว จะทำการสรุปข้อตกลงกับศูนย์รับรองที่เลือก

กฎการแนะนำระบบในการทำงานของบริษัท

ข้อดีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เมื่อเทียบกับกระดาษถือว่าปฏิเสธไม่ได้ แต่บ่อยครั้งในกระบวนการนำไปใช้งานในองค์กร จะเกิดปัญหาบางอย่างขึ้น ดังนั้น กฎของกระบวนการนี้รวมถึง:

• เริ่มแรกผู้เชี่ยวชาญได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้าซึ่งจะทำหน้าที่แปลเอกสารที่เป็นกระดาษในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• ติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องที่ใช้งานได้ ซึ่งอนุญาตให้คุณลงนามในเอกสารด้วย EDS ที่ออกก่อนหน้านี้
• เมื่อรวบรวม ประมวลผล และตกลงเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ กฎพื้นฐานของงานสำนักงานจะถูกนำมาพิจารณา ซึ่งใช้กับเอกสารที่เป็นกระดาษด้วย
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด ตราประทับและ EDS;
• ข้อมูลอาจถูกป้อนลงในข้อบังคับของบริษัทเกี่ยวกับวิธีการยืนยันการดำเนินการกับเอกสารเหล่านี้

กระบวนการถือว่าไม่ยากเกินไปหากเข้าใจดี

กฎความร่วมมือกับบริษัทอื่น

แต่ละบริษัทที่นำระบบดังกล่าวไปใช้ในงานของตนต้องการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ร่วมกับคู่สัญญาหลัก เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ในการร่างข้อตกลงกับบริษัทอื่น ควรมีข้อความในเอกสารที่ระบุว่าเอกสารทั้งหมดจะถูกส่งผ่านช่องทางการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ หลังจากนั้น เอกสารที่จำเป็นจะถูกรวบรวมและลงนามโดย EDS ที่ออกก่อนหน้านี้ เครื่องมือ EDS ทั้งหมดต้องได้รับการรับรอง มิฉะนั้น จะไม่สามารถใช้ในระหว่างการดำเนินงานของบริษัทได้

การจัดตั้งเวิร์กโฟลว์ดังกล่าวกับหน่วยงานรัฐบาลต่างๆ ทำได้ง่ายกว่ามาก เช่น กับ Federal Tax Service หรือกองทุนบำเหน็จบำนาญ เนื่องจากองค์กรดังกล่าวมีซอฟต์แวร์ที่จำเป็นสำหรับทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เอกสารถูกจัดเก็บอย่างไร

ข้อดีหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คือ องค์กรไม่จำเป็นต้องจัดสรรห้องแยกต่างหากสำหรับสร้างไฟล์เก็บถาวร เนื่องจากเอกสารทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ อย่างไรก็ตาม ทุกบริษัทต้องจ่ายการจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสม เพื่อไม่ให้บุคคลหรือองค์กรที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงได้

ระหว่างการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กฎต่อไปนี้จะถูกนำมาพิจารณา:

• จำเป็นต้องรวบรวมศัพท์เฉพาะสำหรับทั้งบริษัท และลักษณะและเนื้อหาขึ้นอยู่กับสาขาของกิจกรรมที่บริษัทดำเนินการ
• กำลังตรวจสอบมูลค่าเอกสาร
• เอกสารแต่ละฉบับจะถูกทำเครื่องหมายด้วยการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• ต้องเก็บเอกสารทั้งหมด

เมื่อคำนึงถึงกฎเหล่านี้ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้ถูกต้องไม่ใช่เรื่องยาก

สรุป

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์มากมาย การปรับปรุงคุณภาพงานของบริษัทเป็นผลมาจากการนำไปปฏิบัติ ในการทำเช่นนี้ เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องตัดสินใจอย่างเหมาะสมสำหรับการจัดการขององค์กร เลือกศูนย์รับรอง และออก EDS มีการติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษในคอมพิวเตอร์ และมีการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในการดำเนินการด้านกฎระเบียบของบริษัท

ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มันง่ายอย่างมากการดำเนินงานของบริษัทตลอดจนความสะดวกในการร่วมมือกับบริษัทและหน่วยงานภาครัฐอื่นๆ