ควบคุมการดำเนินงานเงินสดของธนาคาร ภาพรวมของระบบควบคุมธุรกรรมเงินสด

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

แคชเชียร์เป็นภาคส่วนภาษีและการบัญชีขนาดใหญ่ อยู่ภายใต้กฎระเบียบและกฎเกณฑ์มากมาย ทุกองค์กรและผู้ประกอบการแต่ละรายที่ทำข้อตกลงกับคู่สัญญาโดยใช้เงินสดจะต้องปฏิบัติตาม เนื่องจากการฉ้อโกงประเภทต่างๆ มักพบในด้านการบัญชีนี้ ทุกๆ ปีการควบคุมธุรกรรมเงินสดจึงมีความซับซ้อนมากขึ้น รัดกุม และทันสมัยขึ้นทุกปี บทความนี้กล่าวถึงบทบาทของโต๊ะเงินสดในองค์กร กฎการปฏิบัติ ตลอดจนวิธีการและระบบควบคุมการดำเนินงาน

บทบาทของโต๊ะเงินสดในองค์กรและธนาคาร

แคชเชียร์ขององค์กรมีความจำเป็นสำหรับองค์กรที่รับและออกเงินสดเป็นเงินสด วัตถุประสงค์ของการดำเนินการเหล่านี้สามารถเป็นอะไรก็ได้: การออกเงินเดือนให้กับพนักงาน, ค่าเดินทาง, ค่าใช้จ่ายสำนักงาน, การรับเงินจากลูกค้า, การชำระหนี้กับซัพพลายเออร์ การดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้จะต้องดำเนินการผ่านแคชเชียร์ การควบคุมการทำธุรกรรมเงินสดได้รับมอบหมายให้ใช้บริการภาษี

เมื่ออยู่ในกิจวัตรปกติในบทสนทนาใช้คำว่า "โต๊ะเงินสด" เครื่องบันทึกเงินสดจะปรากฏขึ้นต่อหน้าต่อตาคุณ ในความเป็นจริง ในองค์กร ไม่ใช่แค่อุปกรณ์ควบคุมและคำนวณเท่านั้น โต๊ะเงินสดของบุคคลหรือนิติบุคคลคือทั้งระบบที่รวมถึงสถานที่ทำงานของแคชเชียร์ที่มีอุปกรณ์ครบครัน ซอฟต์แวร์ อุปกรณ์เอง ความพร้อมใช้งานของการรายงาน การปฏิบัติตามข้อจำกัดและกฎการเรียกเก็บเงิน ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในพื้นที่นี้ต้องได้รับการออกอย่างถูกต้องด้วย

กฎการใช้อุปกรณ์ในห้อง

การควบคุมการทำธุรกรรมเงินสดเริ่มต้นด้วยข้อกำหนดสำหรับสถานที่ซึ่งเป็นที่ตั้งของโต๊ะเงินสด หากไม่มีอุปกรณ์และอุปกรณ์ที่เหมาะสมตามกฎและข้อบังคับของธนาคารกลาง เคาน์เตอร์เงินสดก็ไม่ควรทำงาน แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกองค์กรที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ วิธีการดังกล่าวประการแรกสามารถนำไปสู่การปรับและประการที่สองเป็นอันตรายต่อเงินและพนักงานที่รับผิดชอบทางการเงินสำหรับพวกเขา องค์กรการธนาคารต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดโดยไม่ล้มเหลว มิฉะนั้น อาจถูกลิดรอนสิทธิ์การใช้งาน ด้านล่างนี้เป็นข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการจัดเตรียมเครื่องบันทึกเงินสด:

• ประตูบานเดียวที่ปิดจากด้านใน ตัวล็อคประตูต้องแน่นหนา ในบางกรณีใช้สลักเหล็กและน๊อต รวมทั้งแม่กุญแจเพื่อไม่ให้ประตูพังจากภายนอก
• ในห้องมีหน้าต่างสำหรับติดต่อกับลูกค้า รับและออกเงิน หน้าต่างควรปิดให้สนิทและติดตั้งบานพับกุญแจ. โดยวิธีการที่ขนาดของประตูและหน้าต่างมีการควบคุมอย่างชัดเจน อนุญาตให้เบี่ยงเบนจากมิติที่กำหนดไว้หากองค์กรมีหน่วยความปลอดภัย
• ห้องควรติดตั้งตู้เหล็ก ต้องยึดติดกับโครงสร้างรองรับของอาคารเพื่อไม่ให้นำออกพร้อมกับรายละเอียดภายในที่ขันเกลียว เมื่อสิ้นสุดวันทำการ ตู้จะถูกล็อคและปิดผนึก
• ควรปิดช่องระบายอากาศและหน้าต่างให้แน่นและติดเหล็กเส้น
• ในห้องต้องมีถังดับเพลิงสองถัง
• เครื่องบันทึกเงินสดต้องมีสัญญาณเตือนที่ส่งสัญญาณจากวงจรรักษาความปลอดภัยต่างๆ ไปยังสถานีตำรวจในท้องที่หรือองค์กรรักษาความปลอดภัย

ขั้นตอนการทำงานกับแคชเชียร์

การควบคุมธุรกรรมเงินสดบ่งบอกถึงลำดับการทำงานบางอย่าง เมื่อมาถึงที่ทำงาน หน้าที่หลักของแคชเชียร์คือการตรวจสอบความสมบูรณ์ของซีลบนกล่องและตู้นิรภัย ตลอดจนตรวจสอบว่ามีร่องรอยการบุกรุกและเข้าไปในสถานที่โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ หากไม่พบสัญญาณเตือน คุณสามารถไปทำงานได้ หากมีสัญญาณแสดงว่ามีคนอื่นอยู่ จำเป็นต้องโทรเรียกหน่วยงานบังคับใช้กฎหมายทันที และก่อนการมาถึงของพนักงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสาร อุปกรณ์ และเฟอร์นิเจอร์ที่อยู่ในเครื่องคิดเงินไม่สามารถขัดขืนได้ สามารถตรวจสอบสิ่งที่ขาดหายไปจากที่เกิดเหตุได้เฉพาะต่อหน้าเจ้าหน้าที่ตำรวจเท่านั้น เนื้อหาของตู้เซฟจะถูกคำนวณใหม่ หลังการตรวจสถานที่ พระราชบัญญัติถูกร่างขึ้นในสี่ฉบับ: ฉบับหนึ่งมีไว้สำหรับเจ้าหน้าที่ตำรวจ ชุดที่สองสำหรับบริษัทประกันภัย และชุดที่สามสำหรับบริษัทเอง จำเป็นต้องมีสำเนาที่สี่หากมีองค์กรหลัก

การเข้าถึงห้องที่โต๊ะเงินสดตั้งอยู่ควรจะใช้ได้เฉพาะกับแคชเชียร์เท่านั้น ซึ่งออกให้ตามข้อกำหนดทั้งหมดของธนาคารกลางและ TKRF และต่อหน่วยงาน ชุดกุญแจที่มีไว้สำหรับผู้บังคับบัญชาจะต้องปิดผนึกและเก็บไว้ในที่ปลอดภัย ไม่ควรมีของใช้ส่วนตัวของแคชเชียร์ในห้องแคชเชียร์ เฉพาะสิ่งที่เป็นขององค์กรทางเศรษฐกิจเท่านั้นที่อยู่ที่นั่น

นอกจากนี้ยังมีข้อกำหนดสำหรับจำนวนเงินสดที่สามารถเก็บไว้ที่โต๊ะเงินสดขององค์กร มีความจำเป็นต้องคำนวณล่วงหน้าและจัดทำเอกสารในการดำเนินการที่เกี่ยวข้อง ขีด จำกัด ของเงินทุนซึ่งไม่ควรมีเงินสดที่โต๊ะเงินสดเมื่อสิ้นสุดวันทำการ เพื่อรักษาขีด จำกัด การดำเนินการพิเศษจะดำเนินการ - การรวบรวมซึ่งหมายความว่าการขนส่งเฉพาะที่มีการป้องกันที่เชื่อถือได้จะโอนเงินไปยังธนาคาร สาขาเล็ก ๆ ของธนาคารรวบรวมเงินของพวกเขาไปที่ห้องนิรภัยหลักและองค์กร - ไปยังธนาคารที่มีข้อตกลงการบริการและการสนับสนุน สามารถละเมิดวงเงินเงินสดได้ภายในสามวันเท่านั้นเมื่อมีการออกเงินเดือนให้กับพนักงานขององค์กร

ขั้นตอนการออกเงินสดจากโต๊ะเงินสด

การควบคุมการทำธุรกรรมเงินสดของธนาคารและองค์กรเป็นไปตามกฎระเบียบที่ชัดเจนในการแก้ไขการดำเนินการทั้งหมดด้วยเป็นเงินสด ธุรกรรมทั้งหมดได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องและสะท้อนให้เห็นในการบัญชีธุรกิจประเภทต่างๆ

ระบบสำหรับควบคุมธุรกรรมเงินสดเกี่ยวข้องกับการสะท้อนของการจัดการทั้งหมดด้วยเงินสดโดยใช้การรับเงินสดและรายจ่าย รายงานล่วงหน้า การตรวจสอบและการดำเนินการกับเงินที่ใช้แล้วที่ออกภายใต้รายงาน ธุรกรรมทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีเงินสด เมื่อสิ้นสุดวันทำการ จะมีการรวบรวมรายงานพร้อมกับใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้ายที่แนบมาซึ่งพิมพ์จากเครื่องบันทึกเงินสด

การดำเนินการทั้งหมดสำหรับการออกเงินจะต้องได้รับการยืนยันโดยคำสั่งจ่ายเงินสดพร้อมลายเซ็นของบุคคลที่ได้รับเงิน ในโปรแกรมบัญชี วัตถุประสงค์ของการออกอยู่ในความคิดเห็น การชำระเงินล่วงหน้าและการชำระเงินภายใต้รายงานจะต้องได้รับการยืนยันด้วยเช็ค การทำงานที่ดำเนินการ หรือบริการที่ได้รับ การออกค่าจ้างยังได้รับการยืนยันโดยใบสำคัญแสดงสิทธิเงินสดค่าใช้จ่าย เช่นเดียวกับใบเงินเดือน

การควบคุมเงินสดและการชำระธุรกรรมห้ามไม่ให้ออกเงินทุนสำหรับบุคคลหนึ่งโดยขัดกับลายเซ็นของอีกคนหนึ่งอย่างเด็ดขาด

กฎของแคชเชียร์

บัญชีและการควบคุมการทำธุรกรรมเงินสดถูกกำหนดให้กับผู้เชี่ยวชาญที่เรียกว่า "แคชเชียร์" เป็นหลัก ในองค์กรที่มีพนักงานจำนวนน้อย เจ้าหน้าที่ต่อไปนี้อาจทำหน้าที่ของเขาให้สำเร็จ:

• หัวหน้าฝ่ายบัญชี
• บัญชีของส่วนใดส่วนหนึ่ง
• พนักงานที่มีความรู้พิเศษและทักษะ

เงื่อนไขบังคับสำหรับเจ้าหน้าที่ทุกคนที่ทำหน้าที่แคชเชียร์ (แม้นอกเวลา) คือข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดทั้งหมด หากมีการตัดสินใจที่จะกำหนดให้ผู้จัดการหรือนักบัญชีเป็นแคชเชียร์ จะต้องเป็นคนเดียวกันเสมอ ถ้าเขาลาป่วยหรือลาพักร้อนเขาจะถูกแทนที่โดยพนักงานคนอื่นที่ระบุไว้ในคำสั่งของหัวหน้าและได้ลงนามในข้อตกลงความรับผิดฉบับใหม่ นอกจากนี้ จำเป็นต้องร่างพระราชบัญญัติการยอมรับและโอนสินทรัพย์ที่มีสาระสำคัญ ในกระบวนการเตรียมการจะนับเงินสดมีการตรวจสอบสภาพของอุปกรณ์ความพร้อมของเอกสารทั้งหมดต่อหน้าคณะกรรมการ คณะกรรมการคือกลุ่มคนอย่างน้อยสามคน ส่วนใหญ่มักจะรวมถึงหัวหน้าฝ่ายบัญชีและการจัดการ การกระทำถูกวาดขึ้นเป็นสามเท่า

เมื่อลงทะเบียนแคชเชียร์ ตัวอย่างลายเซ็นจะถูกส่งไปยังธนาคารที่ให้บริการขององค์กรหรือสำนักงานใหญ่ของธนาคาร เธอคือคนที่ควรจะอยู่ในเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของโต๊ะเงินสด

ผู้สมัครที่สมัครตำแหน่งแคชเชียร์ต้องได้รับการตรวจสอบอย่างรอบคอบสำหรับแบบอย่างที่ไม่พึงประสงค์ในการทำงานก่อนที่จะได้รับการว่าจ้าง เอกสารและรูปถ่ายของเขาถูกโอนไปยังบริการรักษาความปลอดภัยหรือขอข้อมูลจากหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย ตอนนี้อินเทอร์เน็ตเป็นผู้ช่วยที่ดีสำหรับนายจ้างในเรื่องนี้ มีฐานข้อมูลมากมายที่องค์กรแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ถูกไล่ออกและกระทำความผิดในที่ทำงาน

ไม่แนะนำให้ทำงานกับเครื่องคิดเงินอนุญาตให้ผู้ที่ติดสุราและติดยา เคยมีความผิด ก่อกวนความสงบเรียบร้อยของประชาชน รวมทั้งมีอาการป่วยทางจิตต่างๆ

ควบคุมการลงทะเบียนธุรกรรมเงินสด

การดำเนินการที่ถูกต้องและความพร้อมใช้งานของเอกสารทั้งหมดเป็นข้อกำหนดที่ขาดไม่ได้ของธนาคารกลาง ธนาคารที่ให้บริการ บริการด้านภาษี และหน่วยงานควบคุมอื่นๆ การควบคุมทางการเงินของการทำธุรกรรมเงินสดสามารถทำได้โดยไม่ได้กำหนดไว้พร้อมคำเตือนด้วยการยึดเอกสารและอุปกรณ์เงินสด หลายองค์กร โดยเฉพาะโครงสร้างทางการเงิน ฝึกฝนการวางแผนตรวจสอบภายในของโต๊ะเงินสด ในกรณีนี้จะมีการรวบรวมค่าคอมมิชชั่นซึ่งประกอบด้วยพนักงานที่มีความสามารถของตนเองในเรื่องนี้ หรือการว่าจ้างบริษัทตรวจสอบพิเศษ ซึ่งดำเนินการตรวจสอบทั้งหมดอย่างมืออาชีพและออกรายงานเกี่ยวกับการทำงานผิดปกติ ความแตกต่างในการทำธุรกรรมเงินสดและเอกสาร

การตรวจสอบภาคสนามและประเภทอื่นๆ อาจส่งผลต่อสัญญาจ้าง ความรับผิด ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน สถานะของเอกสารเงินสด ความถูกต้องและความสม่ำเสมอของการบำรุงรักษา หน่วยความจำทางการเงินของเครื่องบันทึกเงินสด อุปกรณ์และอุปกรณ์ของ โต๊ะเงินสด การสะท้อนธุรกรรม ความถูกต้องในการบัญชี การบัญชีเศรษฐกิจและภาษี

เครื่องบันทึกเงินสด

รายการอุปกรณ์สำหรับควบคุมการทำธุรกรรมเงินสดรวมถึงเครื่องบันทึกเงินสดแบบพิเศษ คุณไม่สามารถซื้อได้ที่ร้านฮาร์ดแวร์ทั่วไป ไม่เหมือนจากเครื่องพิมพ์ แฟกซ์ เครื่องคำนวณ และอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ KKM สามารถขายได้โดยองค์กรที่ได้รับใบอนุญาตพิเศษสำหรับสิ่งนี้เท่านั้น ตามกฎแล้วองค์กรเดียวกันจะให้บริการอุปกรณ์ควบคุมและประมวลผล เครื่องบันทึกเงินสดแต่ละเครื่องจะต้องลงทะเบียนกับสำนักงานสรรพากร อุปกรณ์หน่วยความจำพิเศษจะบันทึกการทำงานทั้งหมดที่แคชเชียร์ทำกับเครื่องอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ ข้อบ่งชี้เหล่านี้จะถูกโอนไปยังบริการภาษีเพื่อการกระทบยอดกับรายงานที่ส่งมาขององค์กร การเสีย การซ่อมแซม การตัดจำหน่ายเครื่องบันทึกเงินสดทั้งหมดจะต้องแจ้งให้สำนักงานสรรพากรทราบด้วย

นิติบุคคลทั้งหมด (องค์กร) ที่รับเงินสดจากลูกค้าจะต้องทำงานกับเครื่องบันทึกเงินสด เฉพาะผู้ประกอบการรายบุคคลเท่านั้นที่สามารถได้รับการยกเว้นจากการใช้เครื่องบันทึกเงินสด พวกเขามีสิทธิ์ออกเช็คด้วยตนเอง โดยรับรองความถูกต้องด้วยตราประทับของตนเอง แต่การบรรเทาทุกข์นี้ใช้ไม่ได้กับผู้ประกอบการทุกคน บางกิจกรรมต้องใช้เครื่องบันทึกเงินสดเท่านั้น

ควบคุมธุรกรรมเงินสด

นอกจากการตรวจสอบโดยบริการภายนอกแล้ว ยังต้องมีการตรวจสอบภายในอีกด้วย กฎสำหรับการบำรุงรักษาโต๊ะเงินสดกำหนดตารางการตรวจสอบตามกำหนดเวลาดังต่อไปนี้: ก่อนส่งรายงานประจำปี ก่อนส่งรายงานรายไตรมาส ในกรณีที่ผู้รับผิดชอบทางการเงินที่ทำงานกับโต๊ะเงินสดมีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ยังมีการควบคุมโต๊ะเงินสดและธุรกรรมเงินสด หากพนักงานถูกสงสัยว่าไม่ซื่อสัตย์ ข้อเท็จจริงของการโจรกรรมหรือฉ้อโกงถูกเปิดเผย จำนวนเงินสดไม่ตรงกับที่แสดงในเอกสาร

ผู้บริหารของบางองค์กรมีนโยบายให้ตรวจสอบโดยไม่ได้กำหนดเวลาไว้บ่อยครั้ง เพื่อไม่ให้พนักงานถูกล่อลวงให้ฉวยโอกาสจากตำแหน่งหน้าที่การงานและการสัมผัสเงินสดอย่างใกล้ชิด สำหรับเช็คแต่ละครั้งจะมีการแต่งตั้งคณะกรรมการพิเศษในแต่ละครั้งประกอบด้วยบุคคลต่าง ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการก่อตัวของเนื้อหาของเครื่องบันทึกเงินสด องค์ประกอบของค่าคอมมิชชั่นจะถูกบันทึกไว้ในการตรวจสอบ บ่อยครั้งที่กระบวนการนั้นมาพร้อมกับการบันทึกวิดีโอ

ลักษณะเฉพาะของการทำธุรกรรมเงินสดธนาคาร

ระบบควบคุมธุรกรรมเงินสดของธนาคารแสดงถึงการกำหนดค่าที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ในสาขาของสถาบันการเงิน มีการตรวจสอบหลายระดับดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญที่แตกต่างกัน เนื่องจากเงินผ่านธนาคารมากกว่าในองค์กรทั่วไป ความซับซ้อนและข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นสำหรับระบบควบคุมจึงสมเหตุสมผลอย่างสมบูรณ์ แม้ว่าทุก ๆ ปีพวกเขาจะพยายามทำให้การดำเนินงานทั้งหมดในธนาคารเป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่จำเป็นต้องมีพนักงานอย่างน้อยสองคนซึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินงานที่ถูกต้อง: แคชเชียร์ - ผู้ประกอบการและผู้จัดการแคชเชียร์ รายการแรกทำธุรกรรมระหว่างวันทำการ ครั้งที่สองออกยอดเงินล่วงหน้า รวบรวมและนับยอดคงเหลือ กรอกเอกสารเงินสด เก็บเงินเกินวงเงินเงินสด และควบคุมรายวันในระดับหลัก

ระบบควบคุมเงินสดและระบบควบคุมการชำระเงินอื่นๆ

การควบคุมการทำธุรกรรมเงินสดจะดำเนินการโดยใช้เทคโนโลยีล่าสุดมากขึ้น จุดประสงค์คือบันทึกการกระทำแคชเชียร์ ลูกค้า ตลอดจนข้อมูลจากหน่วยความจำทางการเงินของเครื่องบันทึกเงินสด ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณพิสูจน์การประพฤติมิชอบ การฉ้อโกง การโจรกรรม และการฉ้อโกงอื่นๆ ในศาล การบันทึกวิดีโอนี้จะเป็นหลักฐานที่เถียงไม่ได้ เนื่องจากไม่สามารถเปลี่ยนแปลงคำให้การของทั้งสองแหล่งรวมกันได้อีกต่อไป

Cash Control คือระบบควบคุมเครื่องคิดเงินซึ่งประกอบด้วยเครื่องบันทึกเงินสด, กล้องวิดีโอสีความละเอียดสูง, เซิร์ฟเวอร์วิดีโอ, โปรแกรมที่ซิงโครไนซ์วัสดุที่กล้องถ่ายไว้กับการอ่านข้อความของเครื่องบันทึกเงินสด รวมถึงสถานที่ทำงานระยะไกลสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย มีระบบดังกล่าวมากมายในตลาดปัจจุบัน ทั้งหมดนี้มีพื้นฐานมาจากวิธีการทำงานเดียวกัน โดยมีความแตกต่างในด้านการทำงาน ต้นทุน การออกแบบ และวิธีการเชื่อมต่อและการวิเคราะห์ หนึ่งในนั้นคือระบบควบคุมต่อไปนี้:

• DIT-POS - ค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ เชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดได้สูงสุด 16 เครื่อง จัดเก็บข้อมูลวิดีโอและข้อความในรูปแบบที่ซับซ้อน
• POS-inspector - การพัฒนาของรัสเซีย ราคาประมาณ 6,000 rubles มีหน้าที่ในการค้นหาการดำเนินการตามพารามิเตอร์การรับ
• POS-intellect - การพัฒนาของรัสเซีย โดดเด่นด้วยความสามารถในการผสานรวมกับระบบการซื้อขายต่างๆ ข้อความในวิดีโอไม่ได้เป็นเพียงการซ้อนทับ แต่รวมเข้ากับโปรแกรม การค้นหาส่วนย่อยของวิดีโอจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ
• CHEKTV เป็นอีกหนึ่งการพัฒนาของรัสเซียที่มีความสามารถในการผสานรวมกับเครื่องบันทึกเงินสดและระบบการซื้อขาย กับระบบบันทึกวิดีโอสากล การรวมซอฟต์แวร์ของข้อความและวิดีโอ กับความเป็นไปได้ของฮาร์ดแวร์การวิเคราะห์ข้อมูลและการค้นหาชิ้นส่วนอัตโนมัติ