ลักษณะงาน : ผู้ช่วยหัวหน้าองค์กร

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

องค์กรใหญ่-งานใหญ่ หัวหน้า บริษัท จะไม่มีเวลาทุกที่แม้จะได้รับความช่วยเหลือจากเจ้าหน้าที่ ในการวางแผนงานในแต่ละวันอย่างเหมาะสม เพื่อไม่ให้ลืมสิ่งใดๆ เพื่อแจกจ่ายและควบคุมงาน ผู้จัดการจำเป็นต้องมีผู้ช่วย พนักงานในตำแหน่งนี้ทำอะไร เขาควรจะรู้อะไรได้บ้าง

ผู้ช่วยผู้บริหาร: บทบาทของเขาในองค์กร

ตามตรรกะของตัวแยกประเภทอาชีพที่ได้รับอนุมัติในระดับรัฐ ผู้ช่วยผู้จัดการอยู่ในหมวดหมู่ของผู้จัดการ เพราะเขาดูแลปัญหาเกือบทั้งหมดที่อยู่ในความสามารถของคนแรก

ในเวลาเดียวกัน บางองค์กรตีความตำแหน่งของผู้ช่วยผู้จัดการในฐานะผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการ หรือเลขานุการ: สองตำแหน่งแรกบ่งบอกถึงหน้าที่ขององค์กรและการบริหาร ส่วนที่สาม - การนำเสนอและการสนับสนุน ลักษณนามของอาชีพจำแนกประเภทของงานเหล่านี้ออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆ- ผู้เชี่ยวชาญ พนักงานเทคนิค แต่ผู้ช่วยเท่านั้นที่จัดเป็นผู้จัดการ

กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบในการทำงานอย่างไร

เมื่อจ้างผู้ช่วยผู้จัดการหรือเลขานุการ องค์กรควรตัดสินใจเกี่ยวกับสถานะ สิทธิ์ และความรับผิดชอบของพนักงานคนนี้ เพราะข้อกำหนดสำหรับระดับการศึกษา คุณวุฒิ ประสบการณ์การทำงานของผู้สมัครขึ้นอยู่กับสิ่งนี้

• พนักงานต้อนรับมีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาที่สมบูรณ์เพียงพอแล้ว มารยาทและเทคนิคการทำงานกับอุปกรณ์สำนักงานของผู้สมัครได้รับการสอนโดยตรงในที่ทำงาน
• ผู้ดูแลระบบต้องมีอย่างน้อยระดับปริญญาตรี มีทักษะในการจัดองค์กรและมีความกระตือรือร้น และมีประสบการณ์การทำงานบางอย่างขึ้นอยู่กับข้อกำหนดขององค์กร
• ผู้จัดการในฐานะตัวแทนของมืออาชีพจำเป็นต้องมีการศึกษาระดับอุดมศึกษาอย่างน้อยที่สุด ประสบการณ์การทำงานเป็นทางเลือก แต่บริษัทกำหนดมาตรฐานนี้ตามที่เห็นสมควร
• ผู้ช่วยหัวหน้า. ตำแหน่งนี้แสดงถึงข้อกำหนดคุณสมบัติเดียวกันกับผู้จัดการ: สำเร็จการศึกษาระดับอุดมศึกษา, ประสบการณ์การทำงานในสาขาพิเศษอย่างน้อย 2 ปี มีแนวโน้มว่าผู้สมัครจะต้องมีคุณสมบัติเฉพาะตัวเป็นพิเศษและอาจต้องมีการฝึกอบรมขั้นสูง

ทำไมฉันต้องมีรายละเอียดงาน

ผู้ช่วยผู้จัดการซึ่งเป็นข้าราชการมีหน้าที่ต้องดำเนินการตามกรอบหน้าที่ของตนและปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดไว้อย่างเต็มที่ อย่างไรก็ตามไม่แม้แต่ในฐานะผู้จัดการ ลูกจ้างมีหน้าที่ทำงานของตนอย่างมีมโนธรรมและตรงเวลา

คำสั่งจ้างงานไม่มีคำชี้แจงโดยละเอียดเกี่ยวกับความสามารถเหล่านี้ และแม้แต่ในกรณีของสัญญา รายการของฟังก์ชันก็ไม่ได้ละเอียดถี่ถ้วนเสมอไป เพื่อหลีกเลี่ยงความคลาดเคลื่อนในการกำหนดเงื่อนไขการอ้างอิงของพนักงาน คำอธิบายงานของผู้ช่วยหัวหน้าองค์กรควรประกอบด้วยหน้าที่โดยละเอียด สิทธิที่เขามีตลอดจนการวัดความรับผิดชอบสำหรับการละเมิดสัญญาจ้างงานภายใน ข้อบังคับด้านแรงงาน ก่อให้เกิดความเสียหายต่อนายจ้าง เป็นต้น

ผู้ช่วยส่วนตัวผู้บริหาร

รายละเอียดงานของผู้ช่วยมีต้นแบบมาจากคำแนะนำที่คล้ายกันสำหรับผู้จัดการหรือรอง ยกเว้นหน้าที่ที่มีความสำคัญในการวางแผนเชิงกลยุทธ์และการจัดการ อาจเป็นไปได้ว่าผู้ช่วยจะไม่ได้รับมอบหมายให้จ้างและเลิกจ้างพนักงาน, สิทธิ์ในการจัดการทรัพยากรทางการเงินขององค์กร, การออกหนังสือมอบอำนาจและความสามารถอื่น ๆ ที่เป็นของหัวหน้าโดยตรง

อย่างไรก็ตาม กฎหมายอนุญาตให้มอบหมายหน้าที่ใดๆ ให้กับพนักงานที่ได้รับความไว้วางใจ โดยต้องมีคุณสมบัติ ความรู้ ประสบการณ์ และอำนาจเพียงพอในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว การออกอำนาจของพนักงานอย่างถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเท่านั้น - โดยคำสั่งหรือหนังสือมอบอำนาจ

ในเวลาเดียวกัน ลักษณะงานของผู้ช่วยหัวหน้าองค์กรควรสะท้อนถึงงานที่เขาทำจริง

ส่วนทั่วไป

โครงสร้างของรายละเอียดงานได้รับการแก้ไขในไดเรกทอรีคุณสมบัติของรัฐและมีข้อกำหนดพื้นฐานทั้งหมดสำหรับพนักงานและความแตกต่างของตำแหน่งตลอดจนตำแหน่งในโครงสร้างองค์กรขององค์กร

รายละเอียดงาน "Assistant Manager" ควรรวมส่วนต่อไปนี้:

1. เงื่อนไขทั่วไป. บ่งบอกถึงขั้นตอนการจ้างและเลิกจ้าง การอยู่ใต้บังคับบัญชา ขั้นตอนการเปลี่ยนพนักงาน
2. หน้าที่แรงงาน. หนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดที่ต้องสะท้อนในรายละเอียด
3. สิทธิ์ที่มอบให้กับพนักงาน
4. จำกัดความรับผิดสำหรับการละเมิด
5. คุณสมบัติ ประสบการณ์วิชาชีพ ระดับการศึกษา
6. สิ่งที่พนักงานในตำแหน่งนี้ควรรู้
7. ความสัมพันธ์ระหว่างเขากับส่วนอื่นๆ ขององค์กร

ส่วนที่ระบุไม่สามารถตัดทอนได้ แต่อนุญาตให้ขยายและเพิ่มรายการที่จำเป็นได้

คำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหาร

อนุมัติ:

ผู้อำนวยการ (ชื่อองค์กร)

ลายเซ็น

(ชื่อเต็ม)

วันที่อนุมัติ

รายละเอียดงาน "ผู้ช่วยผู้จัดการ"

1. เงื่อนไขพื้นฐาน

1.1. หมวดหมู่มืออาชีพ "ผู้นำ"

1.2. รับและให้ออกจากงานตามคำสั่งกรรมการ

1.3. การรายงาน: แจ้งผู้กำกับโดยตรง

2. คุณสมบัติ

ผู้ช่วยผู้บริหาร:

2.1. ประสานงานการทำงานของแผนก ส่วนงาน และหน่วยงานอื่น ๆ ขององค์กรตามคำสั่ง มติ และคำสั่งของผู้อำนวยการ

2.2. เก็บบันทึกกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งควบคุมของผู้อำนวยการโดยแผนกโครงสร้าง

2.3. จัดทำแผนงานสำหรับผู้อำนวยการในวันทำการถัดไปและส่งให้ผู้จัดการในเวลาที่เหมาะสม

2.4. จัดระเบียบและควบคุมงานสำนักงานในองค์กร ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย

2.5. รับรองการทำบัญชีและการลงทะเบียนหนังสือมอบอำนาจทั้งหมดที่ออกโดยผู้อำนวยการ

2.6. จัดการเสมียนและควบคุมผลลัพธ์ของกิจกรรมของพวกเขา

อาหารเสริมขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรและตำแหน่งงานเฉพาะ

3. พาวเวอร์

ผู้ช่วยผู้บริหารมีสิทธิ์:

3.1. ทำความคุ้นเคยกับการตัดสินใจขององค์กร

3.2. เข้าร่วมการประชุมผู้บริหาร

อาหารเสริมขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์กรและตำแหน่งงานเฉพาะ

4. ความรับผิดชอบ

ผู้ช่วยหัวหน้างาน รับผิดชอบ:

4.1. สำหรับการไม่ปฏิบัติตามหรือการปฏิบัติหน้าที่อย่างไม่เหมาะสมภายใต้คำสั่ง คำสั่งและคำสั่งของผู้อำนวยการ กฎหมายปัจจุบันที่ควบคุมกิจกรรมขององค์กร

4.2. สำหรับการควบคุมกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาไม่เพียงพอ

4.3. สำหรับการเปิดเผยข้อมูลที่มีการจำกัดการเข้าถึง

เสริมตามตามความต้องการขององค์กรและโปรไฟล์ตำแหน่ง

5. คุณสมบัติ

ผู้ช่วยผู้จัดการต้องมีวุฒิการศึกษาระดับอุดมศึกษาและมีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 2 ปี

6. ต้องรู้

กฎหมายปัจจุบัน, กฎบัตร, ข้อตกลงร่วม (ระบุการกระทำและบรรทัดฐานที่พนักงานควรรู้)

7. ปฏิสัมพันธ์

ระบุว่าผู้ช่วยผู้จัดการให้ความร่วมมือในประเด็นใดและในเรื่องใดบ้าง

ตกลง:

หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ลายเซ็น

(ชื่อเต็ม)

ที่ปรึกษากฎหมาย

ลายเซ็น

(ชื่อเต็ม)

คุ้นเคย:

ลายเซ็น

(ชื่อเต็ม)

ความสามารถเฉพาะของผู้ช่วยผู้จัดการโครงการ

สันนิษฐานว่าการจัดการโครงการเป็นตำแหน่งชั่วคราวตามลำดับ และผู้ช่วยจะรับภาระหน้าที่บางอย่างจนกว่าโครงการจะแล้วเสร็จ หน้าที่ความรับผิดชอบของเขาจะขึ้นอยู่กับลักษณะเฉพาะและธีมของโครงการ เช่นเดียวกับความต้องการขององค์กรนั้นๆ

รายละเอียดงานของผู้ช่วยผู้จัดการโครงการสำหรับฟังก์ชันจะมีความเชี่ยวชาญมากขึ้น แต่มีการกำหนดสีสำหรับการบริหารและองค์กร ความรับผิดชอบทั่วไปสำหรับตำแหน่งนี้สามารถพบได้ในคู่มือคุณสมบัติ แล้วแก้ไขให้เหมาะสมกับสถานการณ์

หน้าที่ของผู้ช่วยผู้จัดการทั่วไปแตกต่างกันหรือไม่

หน้าที่ผู้ช่วยCEO และผู้ช่วยผู้อำนวยการฝ่ายกิจการทั่วไปจะแตกต่างกัน แน่นอน ในกรณีที่สอง อำนาจจะถูกเน้นอย่างแคบกว่า เนื่องจากหัวหน้าฝ่ายกิจการทั่วไปไม่รับผิดชอบสำหรับกิจกรรมทั้งหมดขององค์กร แต่สำหรับภาคที่แยกต่างหากเท่านั้น

ลักษณะงานของผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายธุรการทั่วไปถูกร่างขึ้นตามหน้าที่ของหัวหน้าที่ "ได้รับความช่วยเหลือ" ดังนั้นขอบเขตความรับผิดชอบและหน้าที่จะเป็นพื้นฐาน

ลักษณะงาน "ผู้ช่วยผู้จัดการ" ในกรณีนี้เหมาะเป็นพื้นฐาน คุณสามารถสร้างมันขึ้นมาได้เมื่อพัฒนาเอกสารใหม่สำหรับตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง