2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42
ไม่ใช่ว่าพนักงานทุกคนจะต้องเผชิญกับแนวคิดเช่น "หมายเลขพนักงาน" บ่อยครั้งสิ่งนี้เป็นที่รู้จักสำหรับผู้ที่ดำเนินกิจกรรมด้านแรงงานในองค์กรขนาดใหญ่หรือขนาดกลาง แผนกบัญชีของ LLC ขนาดเล็กมักจะไม่แจ้งให้พนักงานทราบ โรงงานขนาดใหญ่จะบอกหมายเลขพนักงานให้พนักงานทราบเสมอ ไม่ว่าพนักงานจะรู้เรื่องนี้หรือไม่ก็ตาม ฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายบัญชีจะเป็นผู้มอบหมายหมายเลขประจำเครื่อง สิ่งนี้ถูกควบคุมโดยกฎหมายที่บังคับใช้ และการไม่มีย่อหน้านี้ถือเป็นการละเมิด
หมายเลขบุคลากร - คืออะไร
โดยหลักการแล้ว จากชื่อตัวมันเอง มันชัดเจนว่าหมายเลขบุคลากรคืออะไร นี่คือค่าตัวเลขชนิดหนึ่งที่กำหนดให้กับพนักงานคนหนึ่ง นี่คือรหัสที่แสดงถึงพนักงาน
ลักษณะเฉพาะของจำนวนบุคลากรรวมถึงข้อเท็จจริงที่ว่าพวกเขาเป็นรายบุคคล นั่นคือไม่มีพนักงานคนใดที่รหัสจะตรงกันอย่างสมบูรณ์ ในเวลาเดียวกัน หมายเลขบุคลากรจะถูกเก็บไว้สำหรับพนักงานที่ถูกไล่ออก หากเขายังคงทำงานกับนายจ้างรายนี้ต่อไปในอนาคตเขาได้รับหมายเลขเก่าของเขา
นอกจากนี้ยังควรสังเกตด้วยว่าจำนวนพนักงานของพนักงานที่ได้รับมอบหมายเมื่อจ้างงานจะไม่เปลี่ยนแปลงในอนาคต นั่นคือการสมัครงานแก้ไขรหัสบางอย่างซึ่งในอนาคตจะยังคงเหมือนเดิมไม่ว่าจะเปลี่ยนตำแหน่งหรือเงินเดือนเพิ่มขึ้น
ต้องการหมายเลขบุคลากร มีไว้ทำอะไร
ยังดีกว่าที่จะหาว่าทำไมนายจ้างถึงต้องการหมายเลขบุคลากร พนักงานไม่ได้รับอะไรจากสิ่งนี้ ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น พนักงานอาจไม่ทราบว่ามีรหัสดังกล่าวอยู่ อย่างไรก็ตาม เหตุใดจึงมีการแนะนำหมายเลขบุคลากรของพนักงานในตอนแรก รหัสนี้ถูกกำหนดอย่างไรและหมายความว่าอย่างไร
หมายเลขบุคลากรช่วยแผนกบัญชีของ LLC หรือองค์กร ต้องขอบคุณพวกเขาที่ทำให้การดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายขึ้น แม้ว่าจะเป็นที่น่าสังเกตว่ามีการใช้จำนวนบุคลากรในโรงงานขนาดใหญ่มาเป็นเวลานาน แม้กระทั่งก่อนการเกิดขึ้นของโครงการ 1C
อะไรคือประเด็นหลักที่ทำให้คุณสามารถใช้รหัสนี้ได้? ก่อนอื่น:
- อำนวยความสะดวกในการทำงานของบุคลากรผู้เชี่ยวชาญแผนกบุคคล เนื่องจากการติดตามจำนวนบุคลากรช่วยให้ไม่ "สูญเสีย" พนักงานเมื่อเปลี่ยนตำแหน่ง
- ช่วยเหลือฝ่ายบัญชีในการทำงานกับการคำนวณและการออกค่าจ้าง ที่นี่หมายเลขบุคลากรใน 1C เกี่ยวข้องโดยตรง เป็นโปรแกรมนี้ที่ช่วยเลือกพนักงานไม่ใช่จากชื่อหรือตำแหน่ง แต่ด้วยหมายเลขบุคลากร
- ติดตามตำแหน่งพนักงานบนที่ทำงาน. เกี่ยวข้องกับองค์กรที่ติดตั้งระบบบัตรอิเล็กทรอนิกส์
ตัวอย่างเฉพาะ ทำไมต้องมีหมายเลขบุคลากร
เพื่อให้เข้าใจโดยใครและวิธีการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงาน จำเป็นต้องเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าเหตุใดจึงต้องใช้พารามิเตอร์นี้
อย่างแรกเลย ช่วยหลีกเลี่ยงการนินทาที่ไม่จำเป็น ดังนั้นหากคำนวณค่าจ้าง นักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านการปันส่วนและค่าตอบแทนเห็นแต่ตัวเลขบุคลากรเท่านั้น เขาไม่เข้าใจแน่ชัดว่า Ivanov ได้รับจำนวนเท่าใดและ Petrov จำนวนเท่าใด นั่นคือ ช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงความลับเพิ่มเติมได้
นอกจากนี้ยังมีหมายเลขบุคลากรช่วยไม่ให้ผิดพลาด นี่เป็นอีกพารามิเตอร์หนึ่งที่ช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีชื่อซ้ำหรือชื่อเต็ม แน่นอน คุณยังสามารถตรวจสอบพารามิเตอร์ตามตำแหน่งหรือวันที่จ้างได้ อย่างไรก็ตาม ไม่ควรลดจำนวนบุคลากร
ใครเหมาะสมบ้าง
หมายเลขบุคลากรถูกกำหนดให้กับพนักงานโดยผู้เชี่ยวชาญในแผนกบุคคล อย่างไรก็ตาม ควรสังเกตว่ากฎหมายไม่ได้ควบคุมตำแหน่งของพนักงานที่มีส่วนร่วมในการมอบหมายรหัสลับ อย่างไรก็ตามเมื่อสมัครงานเป็นวิศวกร HR ที่เป็นตัวแทนโดยตรง
สิ่งนี้สามารถทำได้โดยหัวหน้าแผนกโครงสร้างหรือแม้แต่หัวหน้าองค์กร ในกรณีที่ไม่มีบุคลากรบุคลากร ตำแหน่งในเรื่องนี้อาจถูกยึดโดยนักบัญชี
ใครสามารถกำหนดหมายเลขบุคลากรได้
สามารถกำหนดรหัสพนักงานทุกคนได้หรือไม่? การบัญชีสำหรับหมายเลขบุคลากรมักจะเก็บไว้สำหรับพนักงานทุกคนในองค์กร กล่าวคือ:
- สำหรับพนักงานประจำ
- พนักงานชั่วคราวหรือตามฤดูกาล
- สำหรับคนทำงานนอกเวลา
- สำหรับคนทำงานพาร์ทไทม์
อันที่จริง พนักงานแต่ละคนมีหมายเลขบุคลากรของตัวเอง ไม่ว่าเขาจะจ้างมานานแค่ไหน เป็นที่น่าสังเกตว่าแม้แต่นักเรียนที่สมัครฝึกงานในแผนกใด ๆ ก็ยังได้รับรหัสของพวกเขา
เป็นที่น่าสังเกตว่าหากพนักงานมีงานหรืออาชีพรวมกันในองค์กรเดียวกัน เขายังคงได้รับหมายเลขบุคลากรหนึ่งหมายเลข พนักงานที่ทำงานนอกเวลาในสองบริษัทมีรหัสของตนเองในแต่ละบริษัท
วิธีการกำหนดหมายเลขบุคลากรของพนักงาน กฎหมายพูดว่าอย่างไร
ควรสังเกตทันทีว่ากฎหมายค่อนข้างคลุมเครือเกี่ยวกับการมอบหมายหมายเลขบุคลากรในองค์กร อันที่จริงไม่มีบทความเฉพาะในประมวลกฎหมายแรงงานหรือกฎหมายของรัฐบาลกลางที่ควบคุมวิธีกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงาน นายจ้างแต่ละรายพัฒนาระบบที่ช่วยให้เขาสามารถบันทึกรหัสลับเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบาย ที่นี่เอกสารภายในขององค์กรมีบทบาทสำคัญ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดตำแหน่งของพนักงานที่เกี่ยวข้องในการกำหนดหมายเลข
บันทึกอย่างไร ? เคล็ดลับการปฏิบัติ
เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่ามีการกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงานแต่ละคน และคุณควรเริ่มต้นด้วยตัวเลขแรก ในความเป็นจริง มันเหมือนกับแนวคิดของ "หมายเลขซีเรียล"
บันทึกดังกล่าวสามารถเก็บไว้ได้สองวิธี:
- ใช้โปรแกรมพิเศษ
- ใช้มือโดยพนักงาน
วิธีสุดท้ายใช้น้อยลงเรื่อยๆ เนื่องจากโปรแกรม 1C ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดทำให้คุณสามารถกำหนดหมายเลขให้กับพนักงานใหม่แต่ละคนในองค์กรได้โดยอัตโนมัติ
คำแนะนำการปฏิบัติ
การกำหนดหมายเลขบุคลากรอาจดูเหมือนเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อ อย่างไรก็ตามมันไม่ใช่ การปฏิบัติตามกฎง่ายๆ สองสามข้อนั้นคุ้มค่า และการดำเนินการนี้จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ
ก่อนอื่น ภาระผูกพันนี้จะต้องถูกกำหนดให้กับพนักงานคนใดคนหนึ่งโดยเอกสารภายในขององค์กร ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงความขัดแย้งในอนาคต นอกจากนี้ยังจะขจัดสถานการณ์เมื่อไม่มีใครรับผิดชอบในการดำเนินการนี้
ประการที่สอง การกำหนดหมายเลขให้กับพนักงานโดยตรงควรดำเนินการในวันทำการแรกของพนักงาน และตามหลักการแล้ว - ในเวลาที่สัญญาจ้างสิ้นสุดลง ในกรณีนี้การนับจะถูกต้องและไม่มีช่องว่าง
ต้องส่งรหัสตัวเลขเฉพาะให้กับพนักงาน เนื่องจากสิ่งนี้ไม่เพียงเพิ่มความสำคัญในสายตาของพนักงานเท่านั้น แต่ยังช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการจ่ายเงินเดือนอีกด้วยค่าธรรมเนียม เนื่องจากเมื่อเขียนใบสมัครขอความช่วยเหลือทางการเงินหรือลาพักร้อน พนักงานจะระบุหมายเลขบุคลากรของเขา
นอกจากนี้ พารามิเตอร์นี้ต้องถูกระบุโดยไม่ล้มเหลวในลำดับการจ้างงาน สามารถพิมพ์ลงในซอฟต์แวร์หรือเขียนด้วยลายมือโดยตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคล
สมุดบัญชี. แก้ไขหมายเลขบุคลากร
ธุรกิจที่ถูกบังคับให้ใช้หมายเลขบุคลากรสำหรับพนักงานมักใช้เอกสารเช่นการลงทะเบียนหมายเลขบุคลากร
พารามิเตอร์ต่อไปนี้สามารถระบุได้ในเอกสารภายในขององค์กรนี้:
- ข้อมูลหนังสือเดินทางของพนักงาน รวมทั้งนามสกุล ชื่อและนามสกุล ตลอดจนหมายเลขและลำดับของเอกสาร
- วันที่รับพนักงานเข้าทำงานหลัก
- จำนวนสัญญาจ้างและวันที่เตรียมการ
- ตำแหน่งผู้เชี่ยวชาญ
- หน่วยที่พนักงานจะทำงาน
- หมายเลขเจ้าหน้าที่โดยตรง
หมายเลขบุคลากรจำเป็นสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม บริษัทขนาดเล็กยังใช้วิธีนี้เพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับพนักงานฝ่ายบุคคลหรือฝ่ายบัญชี โดยทั่วไปแล้ว นี่คือการนับจำนวนพนักงาน เนื่องจากแต่ละหมายเลขมีความไม่ซ้ำกัน จึงช่วยให้มั่นใจได้ว่าเงินจะถูกโอนไปยังบุคคลที่เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้ชื่อหรือคนชื่อเดียวกัน การเก็บบันทึกหมายเลขบุคลากรไม่ซับซ้อนหรือใช้เวลานานขั้นตอน. โดยพื้นฐานแล้วจะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้เชี่ยวชาญในฝ่ายบุคคล อย่างไรก็ตาม กฎหมายอนุญาตให้คุณมอบหมายภารกิจนี้ให้กับพนักงานคนอื่นได้ ข้อเท็จจริงนี้เขียนในเอกสารโดยตรงถึงองค์กร
