ระเบียบการโฟลว์เอกสารขององค์กร ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ในองค์กร

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

เอกสารคือข้อมูลที่นำเสนอในรูปแบบที่เหมาะสมกับเนื้อหาและวัตถุประสงค์ เอกสารถูกสร้างขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใครบางคน แต่ไม่ใช่แหล่งที่มาของเอกสารและ / หรือผู้รับจะเป็นบุคคลเสมอไป ระดับที่ทันสมัย - เมื่อเป็นไปได้และจำเป็นต้องรวมเครื่องจักรและกลไกในการควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพและใช้งานได้จริง

กระบวนการ คุณลักษณะ และความเร็วของการเคลื่อนไหวของเอกสารขึ้นอยู่กับรูปแบบ เนื้อหา และการทำงานของ "สภาพแวดล้อมของการเคลื่อนไหว" ความสำเร็จ ตัวชี้วัดทางเศรษฐกิจ และประสิทธิภาพทางสังคมขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการไหลของเอกสารในองค์กร และนี่คือคุณภาพและชีวิตของบริษัท

เกี่ยวกับเอกสารและเวิร์กโฟลว์

การบริหาร รูปแบบ และขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ในตัวอย่างขององค์กร ไม่ได้ถูกควบคุมโดยกฎหมาย มี GOST ข้อบังคับและคำแนะนำที่จำเป็น ในส่วนของเอกสารทางบัญชี เอกสารขอสินเชื่อ หรือรายงานทางการแพทย์เป็นบรรทัดฐานของกฎหมาย

เอกสารไม่ได้เป็นลายลักษณ์อักษรที่เข้มงวดเสมอไป อาจเป็น:

• แบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลในฟิลด์เฉพาะด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งโดยมีเนื้อหาเชิงความหมายและวากยสัมพันธ์ที่แน่นอน
• หน้าที่สร้างขึ้นตามแบบฟอร์มเฉพาะสำหรับแอปพลิเคชันเฉพาะ (จดหมาย, คำสั่ง, ข้อกำหนดในการอ้างอิง, พนักงาน, …);
• free-form (คำอธิบายของพนักงาน, ความกตัญญูสำหรับความสำเร็จของแรงงาน, ความละเอียดในการสมัคร, …).

เอกสารทั้งสามแบบสามารถนำเสนอบนกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ และด้วยเครื่องมือทางเทคนิคและกฎหมายที่มีอยู่ เอกสารเหล่านี้จึงเทียบเท่ากันโดยสิ้นเชิง แม้ว่าจะมีบางกรณีที่ทำได้เพียงแบบฟอร์มกระดาษก็ตาม

แม้จะไม่มีข้อบังคับทางกฎหมายเกี่ยวกับรูปแบบและเนื้อหาของเอกสารและเวิร์กโฟลว์ แต่ก็มีแนวทางปฏิบัติที่เข้มงวด เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป และไม่มีการพูดคุยถึงการสร้าง เคลื่อนย้าย จัดเก็บ หรือทำลายเอกสาร ซึ่งแต่ละองค์กรสามารถปรับเปลี่ยนได้อย่างอิสระ ให้กับตัวเองในทางใดทางหนึ่ง

ตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของการไหลของเอกสารในองค์กร

พื้นฐานเป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุอุดมคติ:

• ในชีวิตและกิจกรรมใด ๆ
• เมื่อไรก็ได้
• ทุกที่ในอวกาศ

เพราะแต่ละแนวทางใหม่ทำให้มองเห็นโลกใบใหม่ได้ มีความปรารถนาและความต้องการที่จะปฏิบัติตามพวกเขา เอกสารประกอบก็ไม่มีข้อยกเว้น ในทางตรงกันข้าม มันเป็นตัวอย่างที่แสดงให้เห็นและมีชีวิตชีวาของการตรึงแบบไดนามิกของกระบวนการเคลื่อนย้ายข้อมูล

ไม่ว่าข้อมูลจะถูกบันทึกอย่างไร: บนกระดาษหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบัน ทั้งสองรูปแบบมีค่าทางกฎหมายเท่ากัน แม้ว่าฉบับกระดาษจะมีข้อดีในบางกรณี

วัฏจักรของการเคลื่อนไหวจากช่วงเวลาที่ปรากฏตัว (การสร้าง) ไปจนถึงช่วงเวลาแห่งการฝากหรือการทำลาย

ไม่ใช่ทุกองค์กรเข้าใจว่าเอกสารจำนวนมากสามารถดำเนินการได้โดยตรงด้วยเครื่องจักรและกลไกโดยปราศจากการแทรกแซงของมนุษย์ เช่นเดียวกับแหล่งที่มาทั้งหมด (ผู้เขียน) ไม่ใช่ทุกคนเท่านั้น

ความเข้าใจตามปกติของระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในกรณีส่วนใหญ่อย่างท่วมท้นอยู่ที่ระดับของ "แนวคิดเกี่ยวกับสัญญาณ" ง่ายๆ เมื่อโปรแกรมได้รับมอบหมายให้รายงานเฉพาะเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

การหมุนเวียนของเอกสารภายในและภายนอก

ทั้งสองวงจรมีความสำคัญต่อองค์กรที่ประสบความสำเร็จ มูลค่าการซื้อขายภายนอกมีมูลค่าคงที่ ในขณะที่มูลค่าการซื้อขายภายในมีมูลค่าแบบไดนามิก

ยิ่งผู้บริหารของบริษัทเข้าใจสถานการณ์นี้ดีขึ้นเท่าใด ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีแนวโน้มจะดีขึ้นก็จะยิ่งเลือกใช้ ผู้ที่ต้องการสร้างตัวอย่างที่ดีในการเคลื่อนย้ายเอกสารทางธุรกิจในองค์กรให้เขียนระบบข้อมูลของตนเอง

เอกสารสามารถเป็นหลักและรอง ฝ่ายหลังมีประวัติการเคลื่อนไหวภายในองค์กรเสมอ

โดยการวิเคราะห์การประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับเอกสารและการใช้งาน เป็นไปได้ที่จะประเมินลักษณะการทำงานของบริษัท ตัวชี้วัดทางเศรษฐกิจและสังคมและพารามิเตอร์เวลา นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งพันธมิตรและผู้บริโภค

กระดาษแต่ใช้ได้ผลหรือแบบอิเล็กทรอนิกส์แต่ซื้อแล้ว

ความเป็นเอกลักษณ์ไม่ได้เกิดขึ้นเฉพาะกับบุคคลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงองค์กรด้วย ยิ่งไปกว่านั้น แต่ละคนชื่นชมในความเป็นตัวของตัวเองและพยายามในทุกวิถีทางที่จะเน้นที่เสื้อผ้า พฤติกรรม การศึกษา และอื่นๆ

บริษัทที่ซื้อระบบข้อมูลสำเร็จรูปเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของเวิร์กโฟลว์ขององค์กรที่กีดกันใบหน้าของตัวเองและบังคับให้พนักงานแต่งกายด้วย "เสื้อผ้าของคนอื่น"

มอบความไว้วางใจให้พนักงานของคุณทำงานกับสื่อกระดาษในแบบเก่า ดีกว่าบังคับให้บุคคลที่สาม แต่มีความคิดเห็นที่ทันสมัยเกี่ยวกับเอกสารและการใช้งาน พนักงานแต่ละคนเป็นองค์ประกอบสำคัญของการทำงานขององค์กร และไม่ใช่ผู้วิจัยเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแนวคิดและโครงสร้างของเวิร์กโฟลว์ของบุคคลที่สามของผู้อื่น

ลำดับความสำคัญ พลวัต และการทำงาน

ขอบด้านนอกของเวิร์กโฟลว์มักถูกจำกัด ไม่โอ้อวด และคงที่แบบสถิต โดยทั่วไปแล้ว ไม่ควรให้ความสำคัญมากเกินควร ตัวอย่างเช่น อะไรคือประเด็นของ "การลงทุนจิตวิญญาณของคุณ" เกี่ยวกับภาษี หน่วยงานกำกับดูแล หรือพันธมิตร คุณสามารถกระจายกระบวนการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับเอเจนซี่โฆษณา แต่ในที่สุด เรื่องนี้ก็อยู่ในรูปแบบที่นิ่งและธรรมดา

ระบบประมวลผลข้อมูลของเรามีความสำคัญสูงสุด ซึ่งส่วนสำคัญคือการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อยู่เสมอ ไม่ต้องสงสัยเลย แต่ทุกคนมักจะเสียใจกับเวลาและเงินในการสร้างระบบของตัวเอง

การรวมกันของตัวเลือก "one es" หรือ "galaxy" แบบคลาสสิกที่ไม่เคยทำโดยไม่มี xel และโปรแกรมเศรษฐกิจหรือบัญชีในท้องถิ่นของบุคคลที่สาม ควบคู่ไปกับเว็บไซต์ของตนเองเพื่อให้มีข้อเสนอแนะและเอกสาร (คำสั่ง ข้อร้องเรียน ข้อเสนอ …) จากลูกค้าและคู่ค้า - สถานการณ์ปกติ พนักงานยุ่งอยู่กับงานประจำ และไม่มีค่าใช้จ่าย

การเปลี่ยนแปลงของกระบวนการผลิตสามารถมั่นใจได้ด้วยการใช้งานฟังก์ชันของตัวเองอย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น เฉพาะในความสามารถนี้เท่านั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรเป็นตัวอย่างที่คู่ควรแก่การเลียนแบบ และในบริบทของการนำแนวคิดธุรกิจของตนเองไปใช้ การเปลี่ยนแปลงที่ยอดเยี่ยมของการผลิต ตัวชี้วัดทางเศรษฐกิจและสังคม

ระเบียบระบบสารสนเทศขององค์กร

องค์กรใด ๆ เป็นระบบข้อมูลที่เกิดขึ้นและมีอยู่ในสภาพแวดล้อมที่คล้ายคลึงกัน เอกสารที่เข้ามาในองค์กรจากภายนอก ภายในจำเป็นต้องสร้างเอกสารด้วย ซึ่งบางเอกสารมีการควบคุมและบังคับ

แผนผังเวิร์กโฟลว์องค์กรอย่างง่ายเป็นตัวอย่างของสิ่งที่ทุกคนมักทำ ระเบียบว่าด้วยกฎการทำงาน กิจวัตรประจำวัน หน้าที่ของพนักงาน - เป็นบรรทัดฐานปกติ แต่มีเพียงไม่กี่คนที่มีส่วนร่วมในการพัฒนา "ระเบียบระบบข้อมูลขององค์กร"

จากมุมมองของวัตถุประสงค์ ผู้นำขององค์กรสามารถถูกชี้นำโดยอะไรก็ได้ เขียนข้อบังคับและรายละเอียดงาน แต่ประสิทธิภาพและการปฏิบัติจริงของการกำหนดกฎนี้ขึ้นอยู่กับว่าคลังแสงของกฎข้อบังคับภายในตรงตามข้อกำหนดของความเป็นจริงมากน้อยเพียงใด

ระเบียบเกี่ยวกับเอกสารและการเคลื่อนไหว

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรเป็นส่วนสำคัญของขอบเขตข้อมูลของบริษัท ซึ่งเป็นผลมาจาก "ระเบียบว่าด้วยการจัดการเอกสาร" เป็นภาคผนวกของ "ข้อบังคับเกี่ยวกับระบบข้อมูลขององค์กร" แต่ค่อนข้างมาก สำคัญและเชื่อมโยงองค์ประกอบทั้งหมดเข้าด้วยกันเป็นสิ่งมีชีวิตข้อมูลเดียว

หากผู้บริหารมุ่งมั่นที่จะสร้างตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของเวิร์กโฟลว์ขององค์กร แสดงว่าพวกเขามีส่วนร่วมจริงๆ ในการพัฒนาธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ โดยมีเป้าหมายในการทำกำไรและปรับปรุงความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

คุณลักษณะของสถานะปัจจุบันของการพัฒนาซอฟต์แวร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในระดับแนวหน้าของการประมวลผลข้อมูลแบบกระจาย (ตัวอย่างการเขียนโปรแกรมทางอินเทอร์เน็ต) คือแทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะสร้างแอปพลิเคชันที่ปรับให้เข้ากับมือถือได้เอง

งานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรเป็นตัวอย่างที่เรียบง่ายแต่แสดงให้เห็น ไดนามิกนี้มีลักษณะเฉพาะ:

• เอกสารขาเข้าและขาออก;
• อัลกอริทึมสำหรับการประมวลผลเอกสารธุรกิจภายในและภายนอก

การเขียนโค้ดอาจแตกต่างกันไปตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและอัลกอริธึมนั้นยากมาก ค่าใช้จ่ายของเวลาและทรัพยากรไม่ได้มีให้สำหรับทุกองค์กร

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในไดนามิก

การจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ในองค์กรตามตัวอย่างงานของเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีความเกี่ยวข้อง ง่าย บ่งบอกถึงและปฏิบัติ ความซับซ้อนมาจากขั้นตอนการออกแบบโค้ดที่สามารถเปลี่ยนแปลงไดนามิก เวลาในการพัฒนาก็เป็นปัญหาเช่นกัน

ใช้ตรรกะการประมวลผลทั่วไป

จากนั้นเวิร์กโฟลว์ในองค์กร=ตัวอย่าง + คุณลักษณะของแนวคิดทางธุรกิจของคุณเอง ในการประมาณค่าครั้งแรก ผลลัพธ์จะไม่สามารถใช้งานได้จริง แต่ทันทีที่การใช้งานครั้งแรกถูกนำไปใช้งาน วัฏจักรของการแก้ปัญหาจะกลายเป็นสิ่งที่ไม่สามารถย้อนกลับได้ และด้วยความสนใจอย่างตั้งใจ ผลลัพธ์ก็จะสำเร็จ

การสร้างระบบข้อมูลที่สามารถประมวลผลข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงแบบไดนามิกได้ ประการแรกคือ พลวัตของกระบวนการสร้างเอง

จนกว่าจะมีการสร้างกลไกให้เปลี่ยนขาเข้า ขาออก และเอกสารภายในและรหัสจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างอิสระโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมของโปรแกรมเมอร์ จะไม่สามารถพูดคุยเกี่ยวกับความเป็นจริงของการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

อย่างไรก็ตาม การประดิษฐ์และนำระบบของคุณเองไปใช้เพื่อสนับสนุนกระบวนการข้อมูลขององค์กรอย่างเต็มที่ก็เหมือนกับการทำให้ประสบความสำเร็จอย่างยอดเยี่ยมและสมบูรณ์แบบ