โครงสร้างโครงการเป็นอย่างไร? โครงสร้างองค์กรของโครงการ โครงสร้างองค์กรของการจัดการโครงการ

2024 ผู้เขียน: Howard Calhoun | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 10:42

โครงสร้างโครงการใช้เพื่อกำหนดผลลัพธ์สุดท้ายที่จะบรรลุและเชื่อมโยงกับทรัพยากร กิจกรรม แรงงานและอุปกรณ์ที่จำเป็น โครงสร้างยังช่วยให้คุณเชื่อมต่อองค์ประกอบต่างๆ ไม่เพียงแต่กับผลิตภัณฑ์หรือผลิตภัณฑ์ที่จะเกิดขึ้นในตอนท้ายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงกันและกันด้วย การก่อตัวของโครงการควรเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เกิดขึ้นในที่สุด ถัดมาคือการแบ่งส่วนหลักออกเป็นบล็อค ซึ่งยังคงถูกบดขยี้และเพิ่มจำนวนจนกว่าจะมีการพิจารณารายละเอียดที่เล็กที่สุดที่จำเป็นในการผลิต กระบวนการนี้ยังรวมถึงการสร้างไม่เพียงแต่ในแนวตั้ง แต่ยังรวมถึงการเชื่อมโยงแนวนอนระหว่างองค์ประกอบ หากจำเป็นต้องดำเนินการดังกล่าว

โครงสร้างโครงการเป็นอย่างไร

กิจกรรมของบริษัทใดๆ ในโลกเริ่มต้นด้วยการพัฒนาแผนปฏิบัติการร่วมกัน ตัวอย่างเช่น บริษัทมีคำสั่งซื้อพาสต้า ตอนนี้ฝ่ายบริหาร แผนกเฉพาะทาง นักวิเคราะห์ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ได้จัดทำแผน ซึ่งเป็นโครงสร้างการพัฒนาโครงการ ในกรณีนี้ คุณต้องกำหนดว่าจะรับวัตถุดิบจากที่ใดและจะแปรรูปจากที่ใดไปยังที่ต้องการรัฐ นั่นคือสองช่วงตึก แต่ละคนสามารถพัฒนาต่อไปได้ คำถามด้านวัตถุดิบสามารถแบ่งออกได้เป็นการค้นหาซัพพลายเออร์ การขนส่งเพื่อการขนส่ง และการควบคุมคุณภาพ ในทางกลับกันการแปรรูปวัตถุดิบก็ถูกแบ่งออกเช่นกัน จำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะใช้ห้องใด จะหาอุปกรณ์ได้จากที่ใด ผู้เชี่ยวชาญ ผู้ติดตั้ง และวิธีเริ่มวงจรการผลิต นี่เป็นเพียงตัวอย่างที่ง่ายที่สุด เนื่องจากบล็อกต่างๆ จะถูกแบ่งออกไปเรื่อยๆ จนกว่าจะไม่มีคำถามเหลือ นี่คือวิธีที่โครงสร้างหลักของโครงการช่วยให้บรรลุผลตามที่ต้องการในกรอบเวลาที่กำหนด เมื่อนักแสดงแต่ละคนเข้าใจหน้าที่และการกระทำของตนอย่างถูกต้อง เข้าใจว่าเหตุใดองค์ประกอบเฉพาะแต่ละอย่างจึงถูกดำเนินการและสิ่งที่ควรเป็นผลลัพธ์สุดท้าย จากนั้นจึงจะบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดขององค์กรเท่านั้น

โครงสร้างที่เน้น

โครงสร้างองค์กรที่ง่ายที่สุดของโครงการได้อธิบายไว้ข้างต้น แต่นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น มีบางอย่างเช่นโครงสร้างเฉพาะ ซึ่งหมายถึงทั้งกระบวนการจัดระเบียบบริษัทโดยรวม และโดยตรงไปยังโครงการเฉพาะ มีบริษัทบางแห่งที่มีการแบ่งแยกการทำงาน คุณลักษณะ รอบการผลิต และการค้นหาพนักงานอย่างชัดเจน แต่เพื่อให้กลไกทั้งหมดทำงานได้ ฝ่ายบริหารต้องหาโครงการที่เหมาะสมที่จะสร้างผลกำไรให้ได้ก่อน ซึ่งดำเนินการโดยบริษัทที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงซึ่งมีโครงสร้างเป็นของตัวเอง นี่คือประเภทขององค์กรที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีส่วนร่วมในการผลิตผลิตภัณฑ์โลหะ ระบบได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว แต่ยังไม่ชัดเจนว่าจะเกิดอะไรขึ้นมีกำไรในการขายและผลิตภัณฑ์ใดที่จะนำไปสู่การขาดทุน ในการทำเช่นนี้ บริษัทวิเคราะห์อื่นได้รับการว่าจ้างซึ่งศึกษาตลาดและออกคำแนะนำ ตามกลไกการทำงานทั้งหมดของบริษัทแรกเริ่มมีผลบังคับใช้

แบบคู่

นี่คือประเภทที่สองที่กรอบงานการจัดการโครงการยอมรับได้ หมายถึงการมีอยู่ของสองบริษัท ซึ่งแต่ละบริษัททำงานเป็นส่วนหนึ่งของงาน ต่อจากนั้นองค์ประกอบเหล่านี้จะถูกรวมเข้าด้วยกันและได้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย เช่นเดียวกับโครงการภายในบริษัทเดียวกันโดยตรง ยกตัวอย่างเช่น บริษัทที่พัฒนาเกมคอมพิวเตอร์ แผนกหนึ่งมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างกราฟิก และแผนกที่สองสำหรับโครงเรื่อง เมื่อส่วนประกอบทั้งสองพร้อมและเชื่อมต่อเข้าด้วยกันเท่านั้น ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปจะปรากฏขึ้น โดยปกติแล้ว แผนกอื่น (หรือบริษัท) จะทำสิ่งนี้ ซึ่งให้การโต้ตอบระหว่างโครงสร้างที่แตกต่างกันและควบคุมกิจกรรมของพวกเขา

การออกแบบที่ซับซ้อน

โครงสร้างโครงการนี้โดดเด่นด้วยการมีอยู่ของหลายแผนก (หรือองค์กร) ในคราวเดียว ซึ่งแต่ละแห่งมีพื้นที่รับผิดชอบของตนเอง ในตัวอย่างของเกมคอมพิวเตอร์เดียวกัน ทั้งระบบอาจมีลักษณะดังนี้: มีผู้บริหารที่ตัดสินใจอย่างแน่วแน่ที่จะเริ่มสร้างผลิตภัณฑ์ แล้วมีหลายแผนกซึ่งแต่ละแผนกต้องจัดเตรียมส่วนหนึ่งของผลิตภัณฑ์ทั้งหมด พวกเขาอาจไม่มีผู้เชี่ยวชาญของตัวเอง จึงต้องจ้างคนจากภายนอก ในทางกลับกันสามารถทำงานด้วยตนเองหรือมอบหมายให้คนอื่น นั่นคือพื้นฐานของ บริษัท แท้จริงแล้วไม่กี่ช่วงตึกหรือแผนก ส่วนที่เหลือทำโดยบุคคลที่สาม แต่ผลสุดท้ายถูกเก็บโดยพนักงานของบริษัทหลัก

โครงสร้างการทำงาน

ด้านบน เราได้พูดคุยกันมากขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการจัดระเบียบงานขององค์กร แม้ว่าจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการจัดการโครงการก็ตาม แต่โครงสร้างการทำงานซึ่งเป็นที่นิยมและแพร่หลายมากที่สุด กลับเป็นการอ้างอิงโดยตรงไปยังโครงการต่างๆ หลักการทั่วไปของมันถูกกำหนดโดย Max Weber ในศตวรรษที่ 20 ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงมากนักตั้งแต่นั้นมา โครงสร้างองค์กรของการจัดการโครงการดังกล่าวมีความโดดเด่นด้วยการมีลำดับชั้นที่เข้มงวดของการอยู่ใต้บังคับบัญชา การแบ่งอำนาจ แรงงานและหน้าที่ มาตรฐานของการดำเนินการทั้งหมดที่ดำเนินการและการประสานงานที่ชัดเจนของกระบวนการทั้งหมดถูกนำมาใช้อย่างแข็งขัน ไม่มีข้อผูกมัดเกี่ยวกับบุคลิกภาพของพนักงานคนนี้หรือพนักงานคนนั้นกับหน้าที่ของเขา ซึ่งทำให้ง่ายต่อการแทนที่ซึ่งกันและกัน คุณสมบัติเชิงบวกที่สำคัญของโครงสร้างนี้คือความสามารถในการกระตุ้นความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ลดจำนวนการดำเนินการทั้งหมด และประหยัดทรัพยากรได้อย่างมาก ในขณะเดียวกันก็มีข้อบกพร่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงมีการแยกแผนกต่างๆ จำนวนความขัดแย้งในทีมเพิ่มขึ้น ประสิทธิภาพโดยรวมของวงจรการผลิตทั้งหมดลดลง และการเชื่อมต่อระหว่างแผนกแนวนอนจะค่อยๆ ซับซ้อนขึ้น ซึ่งต้องหลีกเลี่ยง โดยพื้นฐานแล้วทั้งหมดนี้เกิดจากความสามารถของทีมผู้บริหาร โครงสร้างนี้ต้องการขั้นต่ำจากคนงานธรรมดา แต่จากหัวหน้า - สูงสุด พวกเขาจะต้องตอบสนองต่อองค์ประกอบที่เล็กที่สุดในเวลาที่เหมาะสมและให้แน่ใจว่ามีปฏิสัมพันธ์ที่ชัดเจนมากระหว่างกลุ่มที่อยู่ในแนวนอน

หน้าที่ของคนกลาง

เนื่องจาก Max Weber เป็นชาวเยอรมัน จึงไม่น่าแปลกใจที่ระบบดังกล่าวสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสำหรับพวกเขา ในสภาวะความเป็นผู้นำในองค์กรในประเทศที่ไม่รุนแรงหรือรุนแรง จำเป็นต้องมีการเชื่อมโยงเชื่อมโยง อันที่จริง พวกเขาทำซ้ำหน้าที่ของผู้บังคับบัญชา ไม่มีสิทธิ์ในการจัดการ แต่มีความสามารถในการควบคุมที่กว้างขวาง เป็นผลให้โครงสร้างงานโครงการได้รับแนวคิดเช่นตัวกลาง คนเหล่านี้เป็นคนพิเศษ (หรือทั้งแผนก) ที่ควบคุมปฏิสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มแนวนอน ในท้ายที่สุด ผู้ประสานงานดังกล่าวให้ผลลัพธ์สุดท้ายแก่ผู้บริหารระดับสูงในเวลาเดียวกันกับผู้จัดการโดยตรง ซึ่งหน้าที่ของเขาจะลดลงเหลือเพียงการถ่ายทอดคำสั่งและความเป็นผู้นำทั่วไป หากพวกเขาพยายามเจาะลึกเข้าไปในโปรเจ็กต์โดยตรงและให้แน่ใจว่ามีการโต้ตอบของแต่ละทีม สถานการณ์มักจะแย่ลงเท่านั้น

โครงสร้างเมทริกซ์

นี่คือรูปแบบต่อไปที่จะเกิดขึ้นตามจำนวนคนกลางที่เพิ่มขึ้น โครงสร้างโครงการธุรกิจนี้เรียกว่าเมทริกซ์ ปัญหาหลักอยู่ที่ข้อเท็จจริงที่ว่าผู้ประสานงานเดียวกันได้รับโอกาสการจัดการที่มากกว่า และในแง่ของหน้าที่การงาน มีความใกล้ชิดกับหัวหน้าแผนกมากขึ้น มันยากมากที่จะแยกแยะว่าอะไรเป็นอะไรอาจบ่งบอกถึงผู้นำคนหนึ่งและอะไร - อีกคนหนึ่ง เพื่อความเรียบง่ายพวกเขาจะแบ่งออกเป็นหัวหน้าโครงการและหัวหน้างาน อดีตจัดให้มีระบบการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ พวกเขาจำเป็นต้องถ่ายทอดความคิดทั้งหมดไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างชัดเจนและชัดเจนรวมทั้งต้องเข้าใจลักษณะเฉพาะของการทำงานของหน่วยงาน พวกเขาต้องสร้างการสื่อสารระหว่างพนักงานที่แตกต่างกันและคำนึงถึงความปรารถนาและคำขอของพวกเขา นอกจากนี้ ผู้บังคับบัญชาเหล่านี้ต้องรับผิดชอบต่อสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันที่อาจเกิดขึ้นและไม่มีความขัดแย้ง ในทางกลับกัน ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติงานจะตรวจสอบความพร้อมของทรัพยากรที่จำเป็น กำหนดเวลาและสถานที่ทำงาน รับผิดชอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตขึ้น ตลอดจนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ เป็นคนเหล่านี้ที่ต้องปรับตัวอย่างรวดเร็วกับเงื่อนไขที่แตกต่างกันรวมถึงสิ่งที่ไม่พึงปรารถนาที่สุดสำหรับการทำงาน พวกเขาต้องหาทางออกจากสถานการณ์ที่ยากลำบากและรับประกันการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพตามที่ประกาศไว้อย่างทันท่วงที

ประเภทการออกแบบ

โครงสร้างโครงการนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับองค์กรประเภทที่มีกิจกรรมทั้งหมดเชื่อมโยงกับโครงการอย่างน้อยหนึ่งโครงการ ในกรณีนี้ แต่ละคนมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่ ตัวอย่างเช่น อาจมีแผนกบัญชี แผนกการเงิน สำนักงานออกแบบ และอื่นๆ แยกกันสำหรับแต่ละโครงการ ดิวิชั่นที่เหลือซึ่งไม่รวมอยู่ในกลุ่มใด ๆ มีหน้าที่เสริมโดยเฉพาะแม้ว่าจะมีความสำคัญมากก็ตาม ฝ่ายบุคคลสามารถเป็นหนึ่งเดียวและตอบสนองต่อใบสมัครจากทุกคนดิวิชั่น ตัวอย่างเช่น อาจเป็นโครงสร้างของโครงการลงทุน เป็นความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนสำหรับผลลัพธ์สุดท้าย การจัดการที่ยืดหยุ่นและคลุมเครือมาก และไม่มีการดำเนินการควบคุมที่ชัดเจนสำหรับพนักงานแต่ละคน โครงสร้างดังกล่าวสามารถเปลี่ยนโปรไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่ได้มาตรฐาน และดำเนินการตามคำสั่งซื้อในเวลาที่สั้นที่สุด

การแยกและคุณสมบัติ

โครงสร้างองค์กรทั้งหมดของการจัดการโครงการสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่มใหญ่ตามเงื่อนไข - กลไกและอินทรีย์ อันแรกคือระบบการทำงาน และอันที่สองคือระบบเมทริกซ์ การออกแบบรวมอยู่ในทั้งสองประเภทพร้อมกัน เนื่องจากมีความยืดหยุ่นสูง โครงสร้างประเภทกลไกมีความโดดเด่นด้วยแนวดิ่งที่ชัดเจนของอำนาจ หน้าที่และการกระทำที่ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวดของพนักงาน และอื่นๆ ในทางกลับกัน ออร์แกนิกนั้นเรียบง่ายมาก ยืดหยุ่นได้ และไม่มีความสามารถในการระบุให้พนักงานแต่ละคนทราบอย่างชัดเจนว่าต้องทำอย่างไรและต้องทำอย่างไร ทั้งสองตัวเลือกถูกต้อง อย่างแรกเหมาะที่สุดสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์เฉพาะ ตัวอย่างเช่นรถยนต์ เมื่อผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนทำหน้าที่ของตนเองเท่านั้น จะไม่มีอะไรทำให้เขาเสียสมาธิ แต่สำหรับโครงการที่สร้างสรรค์มากขึ้น การใช้โครงสร้างเมทริกซ์มีกำไรมากกว่า เนื่องจากบางครั้งการโต้ตอบที่ "ผิดปกติ" ระหว่างพนักงานที่ให้ผลลัพธ์สูงสุดด้วยต้นทุนต่ำสุด

การสร้างสรรค์

โครงสร้างของแผนโครงการนั้นยากต่อการร่าง เนื่องจากกระบวนการผลิตที่ตามมาทั้งหมดขึ้นอยู่กับมัน ในทางปฏิบัติเป็นไปไม่ได้ในระยะเริ่มต้นที่จะกำหนดงานที่แม่นยำและระบุการกระทำที่เฉพาะเจาะจง ก่อนอื่นคุณต้องเลือกรูปร่างของโครงสร้างเอง ควรสอดคล้องกับลักษณะเฉพาะของการปฏิสัมพันธ์ระหว่างทุกฝ่ายของโครงการ ให้เหมาะสมกับเนื้อหาและทำงานได้สำเร็จภายในสภาพแวดล้อมภายนอกที่มีอยู่ โครงสร้างการจัดการโครงการมักจะถูกสร้างขึ้นเพียงครั้งเดียวในระยะเวลานาน ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะใช้เวลากับมันมากขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด มากกว่าที่จะทำซ้ำอย่างต่อเนื่องในอนาคตอันใกล้ ขั้นต่อไปคือการวางแผนโดยละเอียดสำหรับสถานการณ์ปัจจุบัน ในตอนท้ายสุด ระเบียบวิธี องค์กร เอกสารอ้างอิง และเอกสารที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ จะถูกรวบรวมสำหรับแต่ละขั้นตอน แผนก หรือกลุ่มของพนักงาน ซึ่งรวมถึงการจัดบุคลากร รายละเอียดงาน ข้อกำหนดสำหรับความพร้อมของผู้เชี่ยวชาญ ตลอดจนการประยุกต์ใช้ทั้งหมดนี้ภายในงบประมาณโครงการโดยรวม

กระจายตามพื้นที่รับผิดชอบ

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น โครงสร้างองค์กรของโครงการขึ้นอยู่กับความรับผิดชอบของพนักงานทุกประเภท มีเหตุผลว่ายิ่งความสนใจส่วนตัวของพนักงานแต่ละคนสูงขึ้นเท่าใด กระบวนการโดยรวมก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น จำเป็นต้องถ่ายทอดให้คนทุกกลุ่มที่เข้าร่วมในโครงการทราบถึงความสำคัญของการกระทำที่พวกเขาทำและผลกระทบต่อผลลัพธ์สุดท้าย แน่นอนว่าเราไม่ควรลืมเกี่ยวกับความรับผิดชอบ จำเป็นต้องอธิบายว่าผลที่ตามมาจะเป็นหายนะอย่างไรหากพนักงานไม่ปฏิบัติหน้าที่ของตน คุณยังสามารถกำหนดรางวัลสำหรับงานที่ถูกต้องและค่าปรับสำหรับข้อผิดพลาด ทุกคนควรรู้ทั้งหมดนี้และข้อมูลของตัวเองต้องเรียบง่ายและเข้าถึงได้มากที่สุด ตัวอย่างเช่นที่ไหนสักแห่งในรายละเอียดงานจะมีการเขียนคลุมเครือว่าถ้าช่างทำกุญแจ Sidorov ไม่ทำงานอย่างที่ควรจะเป็นเขาจะถูกลงโทษ มันไม่มีประสิทธิภาพ ต้องพูดโดยตรงว่ารายละเอียดที่เขาทำนั้นจำเป็นเพื่อให้รถไป หากปราศจากสิ่งนี้ โครงการจะตกรางและบริษัทจะขาดทุน 1 ล้าน และมีเพียงเขาเท่านั้นที่จะต้องถูกตำหนิ แต่ถ้าช่างทำกุญแจคนนี้ทำอีกส่วนหนึ่งในเวลาเดียวกัน เขาจะได้รับโบนัสเป็นจำนวนเงินครึ่งหนึ่งของเงินเดือน ทุกอย่างชัดเจน เข้าใจได้ และเข้าถึงได้ มีการลงโทษและมีรางวัล

คุณสมบัติรายละเอียด

ในกรณีส่วนใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้โครงสร้างงานโครงการแบบกลไก ต้องการรายละเอียดสูงสุดของปัญหาใดๆ คุณต้องแบ่งบล็อกและองค์ประกอบต่างๆ ต่อไปจนกว่าจะไม่มีส่วนที่เปิดออก ในบางกรณี กระบวนการนี้สามารถเกิดขึ้นได้อยู่แล้วเมื่อโครงการเริ่มทำงาน สิ่งสำคัญคือไม่ส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวมของงาน แต่ยังมีองค์กรดังกล่าวที่คำอธิบายที่ถูกต้องของการกระทำและรายละเอียดสูงสุดสามารถแทรกแซงได้เท่านั้น ซึ่งมักจะใช้กับทีมสร้างสรรค์ ตัวอย่างเช่น สถานการณ์ที่มีการสร้างเกมคอมพิวเตอร์ได้อธิบายไว้ข้างต้น หากคุณให้คำสั่งที่ชัดเจนแก่พนักงานทุกคน ผลิตภัณฑ์จะถูกสร้างขึ้นอย่างรวดเร็วและมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด อย่างไรก็ตาม แนวคิดดีๆ หรือความคิดเห็นดีๆ จากผู้เข้าร่วมโครงการทั้งหมดจะถูกละเลย ซึ่งอาจจะทำให้เกมธรรมดาๆ กลายเป็นผลงานชิ้นเอกที่คู่ควรกับรางวัลมากมาย

ผลลัพธ์

โดยทั่วไป โครงสร้างโครงการต้องพิจารณาอย่างละเอียดและแม่นยำมากที่สุดเท่าที่กระบวนการผลิตในปัจจุบันต้องการ เป็นไปไม่ได้ที่จะใช้บรรทัดฐานและตัวอย่างที่เหมือนกันกับทุกองค์กรโดยไม่มีข้อยกเว้น คุณต้องคำนึงถึงคุณลักษณะและพารามิเตอร์มากมายที่อาจไม่ชัดเจนสำหรับพนักงานส่วนใหญ่ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ แต่อาจกลายเป็นปัญหาสำคัญเมื่อใกล้ถึงจุดสิ้นสุด และสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้คือโครงสร้างโครงการไม่ใช่โครงร่างที่ตายตัว มันสามารถและควรได้รับการขัดเกลา ขัดเกลา และลึกซึ้งอย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีนี้เท่านั้นจึงจะสามารถบรรลุประสิทธิภาพสูงสุดในระยะเวลาขั้นต่ำและใช้ทรัพยากรเพียงเล็กน้อย